ระบบจัดการบันทึก คืออะไร?

การบริหารจัดการวงจรเอกสาร (Record Management) เป็นกระบวนการการจัดการบันทึกอย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ตามมาตรฐาน MoReq2010, DoD5015.02, ISO15489 และ ISO16175 ซึ่งเป็นมาตรฐานความปลอดภัยระดับสากล  ระบบบริหารจัดการวงจรชีวิตของเอกสาร สามารถควบคุมการสร้าง การรับ การเก็บรักษา และการนำไปใช้ รวมถึงกำหนดอายุหรือวงจรของเอกสารและรองรับไฟล์เอกสารได้หลากหลายประเภทอีกด้วย

เอกสาร (Document) หมายถึง เอกสารที่อยู่ในสถานะกำลังดำเนินการ และสามารถแก้ไข ปรับเปลี่ยน หรือลบได้

บันทึก (Record) หมายถึง เอกสารที่ไม่สามารถแก้ไขหรือลบได้ เว้นแต่ในกรณีที่มีระเบียบ ข้อบังคับ หรือกฎหมายที่กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บและอนุญาติให้ลบได้หลังจากครบกำหนดเวลา ซึ่งบันทึก (Record) สามารถอยู่ได้ในหลายรูปแบบตั้งแต่อีเมล จดหมาย เอกสารที่ลงนามแล้ว สลิปเงินเดือน หรือสัญญาจ้างงาน สัญญากู้ยืมเงินที่ได้ลงนามครบถ้วนแล้ว

เนื่องจากการจัดการวงจรเอกสาร (Record Management) มาจากนโยบาย หรือ กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับความโปร่งใส (Governance) หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด กฎหมาย (Compliance) ซึ่งได้บังคับไว้ว่า องค์กรหรือหน่วนงาน จำเป็นต้องเก็บเอกสารบางประเภทที่มีลักษณะเป็นบันทึก เช่น เอกสารทางบัญชี ไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง เพื่อเป็นหลักฐานและตรวจสอบ ระบบบริหารจัดการและจัดเก็บบันทึกจึงสามารถลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และจัดการรูปแบบวงจรชีวิตของเอกสารได้อย่างง่ายดายเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของบันทึก

ระบบการจัดการวงจรเอกสาร (Record Management) ทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกที่สำคัญ เช่น ข้อมูลทางการเงิน งบการเงิน เอกสารสำคัญ เช่น สัญญาทางกฎหมาย จะได้รับการเก็บรักษาไว้เป็นอย่างดีและคงอยู่ต่อความจำเป็นใช้งานในอนาคต และในส่วนของบันทึกที่ไม่จำเป็นจะถูกทำลายในเวลาที่เหมาะสมตามแนวทางได้กำหนดไว้