Blog

แหล่งจัดเก็บข้อมูลระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์คืออะไร ในองค์กรขนาดกลางและขนาดใหญ่ แม้ว่าการจัดเก็บไฟล์และเนื้อหาต่าง ๆ ไว้ภายในระบบของแผนกตนจะเป็นสิ่งที่กระทำได้ง่าย แต่กลับสามารถก่อผลกระทบที่ขัดขวางการเจริญเติบโตขององค์กรได้หลากหลายรูปแบบ ตั้งแต่การค้นหาไฟล์ที่ต้องการไม่เจอ ความยุ่งยากในการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก ไปจนถึงความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของเนื้อหา ซึ่งปัญหาทั้งหมดที่ได้กล่าวมานี้ ล้วนสามารถแก้ไขได้ด้วยการรวมข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บในระบบจัดการเอกสารไว้ภายในแพลตฟอร์มเดียว ลองนึกถึง กระบวนการจัดการบันทึก (Record Management) ของบริษัทการเงิน ที่มีการจัดเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดไว้ภายในคลังเอกสารเฉพาะ มีการบรรจุเอกสารลงในกล่องแต่ละใบที่ได้รับการแยกหมวดหมู่ไว้เป็นอย่างดี พร้อมติดบาร์โค้ดสำหรับลงทะเบียนการจัดเก็บ เพื่อความสะดวกในการระบุสถานที่จัดเก็บและเรียกใช้งานเอกสารสำคัญเมื่อจำเป็น การใช้งานแหล่งจัดเก็บข้อมูลระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ก็ได้ถูกใช้งานด้วยรูปแบบและจุดประสงค์ในการใช้งานที่คล้ายคลึงกัน โดยอาศัย API ในการเชื่อมต่อระบบจากแผนกต่าง ๆ เข้ากับระบบจัดการเอกสารองค์กร และเชื่อมต่อระบบเอกสารเข้ากับระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เมื่อมีเนื้อหาเข้ามาภายในระบบของแผนก เนื้อหาดังกล่าวจะถูกส่งมาจัดหมวดหมู่และคัดแยกบนระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ แต่แทนที่ระบบจัดการเอกสารจะจัดเก็บเนื้อหาเหล่านั้นบนพื้นที่จัดเก็บของตัวซอฟต์แวร์เอง ระบบจัดการเอกสารจะส่งเนื้อหาไปจัดเก็บยังระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์แทน เพื่อความสามารถในการจัดเก็บเนื้อหาที่สูงขึ้น ด้วยต้นทุนในการจัดเก็บที่ต่ำกว่า ประโยชน์ของการใช้แหล่งจัดเก็บข้อมูลระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ โซลูชันการรวมศูนย์แหล่งจัดเก็บข้อมูลระบบจัดการเอกสาร มอบประโยชน์ในการจัดการเนื้อหาต่าง ๆ ให้แก่ผู้ใช้และองค์กร ดังนี้ ขยายขีดจำกัดในการดำเนินงาน ระบบจัดเก็บด้วยคลาวด์นั้นมอบประสิทธิภาพในการจัดเก็บไฟล์ที่แทบจะเรียกได้ว่าไร้ขีดจำกัดให้แก่โซลูชัน ด้วยการจัดเก็บเนื้อหาทุกอย่างไว้บนแพลตฟอร์มคลาวด์ขนาดใหญ่แพลตฟอร์มเดียว ในขณะเดียวกัน ระบบจัดการเอกสารจะช่วยในการบริหารจัดการสิทธิ์และระดับความสามารถในการเข้าถึงเนื้อหาของผู้ใช้รายต่าง ๆ เช่น การแบ่งบทบาทผู้ใช้เป็นบทบาท Administrator บทบาท Manager