Online Approval หรือระบบอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์ โชลูชันที่ช่วยให้การทำงานของคุณโฟลว์ได้อีกด้วยการอนุมัติเอกสารออนไลน์ (Online Approval) ที่รองรับงานและธุรกิจทุกประเภท ตอบโจทย์ทุกการดำเนินงานด้วยการออกแบบฟังก์ชันการทำงานและเงื่อนไขการอนุมัติให้เข้ากับงานได้อย่างยืดหยุ่น ให้คุณสามารถยื่นคำร้องและอนุมัติผ่านระบบออนไลน์ได้ทุกที่ ทุกเวลา บนทุกอุปกรณ์บนระบบ Online Approval
Online Approval คืออะไร
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ หรือ Online Approval เป็นระบบจัดการ e-Workflow (เวิร์คโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์) และจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษ (Paperless) แบบ Web-based application ที่ใช้งานง่ายและรองรับบนทุกอุปกรณ์ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน ทำให้สามารถอนุมัติเอกสารได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านระบบอนุมัติเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
Skytizens ได้พัฒนาระบบอนุมัติออนไลน์ให้ทำงานร่วมกับ Alfresco ซึ่งทำให้ระบบอนุมัติออนไลน์สามารถรองรับการจัดการในรูปแบบเวิร์คโฟลว์อิเล็กทรอนิกส์ได้ และระบบอนุมัติออนไลน์ (Online Approval) ยังรองรับการออกแบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ (e-Form) สำหรับการขออนุมัติต่าง ๆ ได้อย่างอิสระ ครอบคลุมการใช้งานในทุกกิจกรรมขององค์กร ระบบอนุมัติออนไลน์ยังสามารถกำหนดเงื่อนไขการอนุมัติได้อย่างหลากหลายตามความต้องการและนโยบายของแต่ละองค์กร เช่น กลุ่มผู้ใช้ จำนวนเงิน หรือส่วนงาน เป็นต้น นอกจากนี้ระบบอนุมัติออนไลน์ยังรองรับการแนบไฟล์และสามารถจัดเก็บประวัติการพิจารณารวมถึงเอกสารการอนุมัติที่ได้ผ่านการพิจารณาตามลำดับไว้ในระบบที่สามารถเรียกดูหรือดาวน์โหลดไฟล์ที่ได้ระบบสร้างอัตโนมัติในรูปแบบ PDF ได้ทันที พร้อมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์หรือลายเซ็นดิจิทัล
Online Approval ทำงานอย่างไร
สร้าง และส่งแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ ไปยังผู้เกี่ยวข้องที่มีอำนาจอนุมัติผ่านระบบอนุมัติออนไลน์
- กรอกรายละเอียดการขออนุมัติออนไลน์ลงในแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
- กำหนดสิทธิและเงื่อนไขการอนุมัติออนไลน์ ซึ่งสามารถกำหนดสิทธิการอนุมัติผ่านระบบอนุมัติออนไลน์ล่วงหน้าเป็นค่า Default หรือกำหนดเป็นรายเวิร์กโฟลว์ได้
- ข้อมูลพร้อมใช้ สามารถเลือกข้อมูลพร้อมใช้จาก Master Data ในระบบได้ทันที
ตรวจสอบและอนุมัติเอกสาร
- พิจารณาอนุมัติผ่านระบบอนุมัติออนไลน์บน Web-application ได้บนทุกอุปกรณ์ ทุกที่ ทุกเวลา
- ผู้มีสิทธิ์ตรวจสอบและอนุมัติเอกสารสามารถตรวจสอบและพิจารณาเอกสารได้
- สามารถดูไฟล์แนบที่แนบมาพร้อมกับเวิร์กโฟลว์อนุมัติออนไลน์
- ตรวจสอบประวัติกิจกรรมก่อนหน้าว่าเอกสารฉบับนี้ได้ผ่านตรวจสอบหรืออนุมัติจากผู้เกี่ยวข้องหรือจากส่วนงานไหนมาแล้วบ้าง
จัดเก็บ
เมื่อเวิร์กโฟล์วอนุมัติออนไลน์ได้ดำเนินการเสร็จสิ้นแล้ว ระบบจะสร้างไฟล์เอกสารอัตโนมัติในรูปแบบ PDF พร้อมลายเซ็นดิจิทัลหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จากนั้นระบบจะจัดเก็บไฟล์เอกสารอนุมัติออนไลน์ไว้อย่างปลอดภัยในระบบ Alfresco ที่สามารถเรียกดูหรือดาวน์โหลดได้ตลอดเวลา และยังคงสามารถเรียกดูประวัติกิจกรรมของเวิร์กโฟลว์นั้น ๆ ได้เช่นกัน
เหตุผลที่ควรใช้ Online Approval
- อนุมัติเอกสารผ่านระบบอนุมัติออนไลน์ได้ทุกที่ทุกเวลาบนทุกอุปกรณ์
- เรียกดูรายละเอียดเวิร์กโฟลว์และรายละเอียดการอนุมัติออนไลน์ได้ทุกที่ ทุกเวลาจากทุกอุปกรณ์
- ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน
- ประหยัดค่าใช้จ่าย
- ลดปริมาณการใช้กระดาษ
