เวิร์กโฟลว์ & การจัดการคอนเทนต์ตามมาตรฐานข้อปฏิบัติ
ISO: 9001, 14001, 22000, 50001, 18001 และอื่น ๆ
สิ่งสำคัญของการปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO คือ การปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างถูกต้องและไม่มีส่วนใดของกระบวนการถูกบิดเบือนตามที่ได้รับการบันทึกและตรวจสอบคุณภาพ โซลูชั่น Alfresco เป็นหนึ่งในซอฟแวร์ที่มีประสิทธิภาพในการจัดการข้อปฏิบัติตามมาตรฐาน ISO เพื่อการดำเนินงานควบคุมเอกสารและการผลิตภายใต้กฏระเบียบข้อบังคับทั้งหมดของมาตรฐาน ISO ที่ล้ำสมัย ช่วยยกระดับความก้าวหน้าทางด้านการตลาดสู่ระดับสากล เพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า ดึงดูดนักลงทุน และลดความเสี่ยงทุกข้อบกพร่องสูงสุดด้วยระบบจัดการสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลและการดำเนินงานขั้นสูง
ควบคุมเอกสารด้วยระบบการจัดการมาตรฐาน ISO
ระบบ ISO นั้นมีความเป็นไปได้สูงที่ธุรกิจส่วนใหญ่จำเป็นต้องมีการสร้างเอกสารบันทึกขั้นตอนและกระบวนการเพื่อการเก็บรักษาความมั่นคงไว้ ในขณะที่ระบบ ISO บางระบบไม่ได้กำหนดให้ต้องมีการจัดทำเอกสารบันทึกกระบวนการ แต่ก็มีเอกสารบางประเภทที่ยังต้องได้รับการควบคุมอยู่ แพลตฟอร์ม Alfresco จึงช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการเหล่านั้นสามารถควบคุมกระบวนการได้ทั้งหมด 100 เปอร์เซ็น
- การจัดทำเอกสาร; บันทึกและจัดระเบียบทุกรายละเอียดข้อมูลของกระบวนการในรูปแบบเอกสาร ISO ที่ถูกต้อง
- อัปเดตข้อมูล; การบำรุงรักษา Record รวมถึงการจัดเก็บรายงานเวอร์ชันเก่า การแจ้งเตือนสำหรับการอัปเดต
- จัดทำเอกสารตรวจสอบง่าย; ผู้ตรวจสอบสามารถเข้าถึงรายงานและการเรียกดูเอกสารคุณภาพสูง
- ถูกต้องตามข้อบังคับ; บันทึกและจัดระเบียบทุกรายละเอียดข้อมูลของกระบวนการในรูปแบบเอกสาร ISO ที่ถูกต้อง
ระบบ ISO อาศัย 8 องค์กรประกอบหลักในการควบคุมเอกสารที่ถูกต้อง
Skytizens ให้บริการแพลตฟอร์ม Alfresco DMS เพื่อยกระดับกระบวนการจัดเก็บเอกสาร การจัดการไฟล์ รูปภาพดิจิทัล นำเข้าข้อมูล และส่งต่อเอกสารทั้ง 2 รูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นสำเนาตัวจริงหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ครบครันภายในโซลูชั่นเดียว พร้อมระบบจัดการสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
แสดงสถานะเอกสาร ISO เป็น ORIGINAL APPROVED ก่อนเริ่มต้นการจำแนก พร้อมข้อมูลคุณสมบัติ เช่น หมายเลขเอกสาร วันที่จำหน่าย วันที่มีผล ผู้ตรวจสอบ การอนุมัติ และอื่น ๆ
เอกสาร ISO แต่ละประเภทจะมีดัชนีข้อมูลบ่งบอกประเภทเอกสาร เช่น ต้นฉบับ ส่งออก หรือล้าสมัย
โซลูชั่น Alfresco มาพร้อมกับฟังก์ชันแดชเล็ต ISO เพื่อการกำหนดและเข้าถึงข้อมูลของเอกสารต่าง ๆ ได้ตามต้องการ
ระบบการจัดการกระบวนการ ISO DAR
ระบบการจัดการกระบวนการ ISO DAR ประสิทธิภาพสูงด้วยแพลตฟอร์ม Alfresco มาพร้อมกับระบบการจัดการมาตรฐาน ISO คุณภาพสูงที่สามารถดำเนินกระบวนการ Document Action Requests: DAR ที่ล้ำสมัย ด้วยแอปพลิเคชั่นพี่ออกมาแบบมาเพื่อกระบวนการ DAR โดยเฉพาะ เพื่อการควบคุมเอกสารและกฏระเบียบข้อบังคับอัตโนมัติด้วยแอปพลิชั่นประสิทธิภาพขั้นสูง โปร่งใส มั่นใจทุกข้อกำหนด
- การปฏิบัติตามข้อกำหนดอัตโนมัติ; หมดกังวลด้วยระบบการตรวจสอบข้อมูลเอกสาร ISO อัตโนมัติทันที
- โปร่งใส่; การตรวจสอบเวิร์กโฟลว์พร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์
- ยืดหยุ่น; รองรับตัวแปรมาตรฐาน ISO เช่น ISO 9001, 14001, และอื่นๆ
- ติดตามทุกรายงานผล; ตรวจสอบข้อมูลสุดง่ายและโปร่งใสด้วยฟังก์ชันการรายงานผลข้อมูลธุรกิจแบบเรียลไทม์
- ทรงพลัง; ฟีเจอร์นี้สามารถดำเนินกระบวนการที่ซับซ้อน เป็นระเบียบ และทรงประสิทธิภาพ
จัดทำ Headline และประทับตรารับรองมาตรฐานในทุกหน้าของเอกสาร
ความสำคัญของระบบการจัดการกระบวนการ DAR
การควบคุมกระบวนการเอกสารเป็นการจัดการรูปแบบพิเศษที่มุ่งเน้นไปที่ความแม่นยำในการดึงข้อมูลสำหรับบุคลากรที่ต้องการการดำเนินงานที่ถูกต้อง ซึ่งสามารถจัดทำเป็น Record ได้หากเอกสารนั้นมีข้อมูลที่สำคัญในการควบคุมเอกสาร โดย Skytizens มอบประสิทธิภาพอันเหนือชั้นให้กับฟังก์ชันระบบ ISO Document Control
- ระบบดิจิทัลเต็มรูปแบบ; ไม่จำเป็นต้องจัดเรียงเอกสารด้วยวิธีการอ้างอิงอีกต่อไป ด้วยระบบจัดทำ Record ในทุกขั้นตอนของกระบวนการ ISO ที่พร้อมใช้งาน
- อนุมัติเอกสารถูกต้อง เหมาะสม การดำเนินงานจะไม่ต่อเนื่องหากขาดการอนุมัติเอกสารอย่างเป็นทางการพร้อมติดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตามตำแหน่งของบุคลากรที่มีอานาจในการอนุมัติใน Organizational Chart
- การควบคุมที่เข้มงวด; ติดตามและตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร ISO ง่ายๆ บนออนไลน์
- ย่นระยะเวลา; ดำเนินงานด้วยระบบดิจิทัลที่ราบรื่น ไร้รอยต่อ ย่นระยะเวลา และลดปริมาณการใช้งานทรัพยากรกระดาษ
- ทรงประสิทธิภาพ; ดูแลทุกกระบวนการ DAR รวดเร็ว ง่ายดาย ไม่สับสน
ฟีเจอร์ Advanced Custom Search ช่วยเพิ่มอิสระภาพในการสืบค้นเอกสารให้กว้างขวางมากยิ่งขึ้น (GOOGLE LIKE SEARCH)
ความแม่นยำเหนือระดับ ระบบปรับแต่งการสืบค้นเอกสาร ISO ที่ครบเครื่องด้วยช่องสืบค้นแบบกำหนดเอง สร้างและบันทึกผลลัพธ์การสืบค้นเพื่อค้นหาภายหลัง
ฟีเจอร์พิเศษระดับพรีเมี่ยมเพื่อคุณ
ไม่ต้องประทับตราสำเนาเอกสาร ISO เพื่อการติดตามข้อมูลภายหลังอีกต่อไป สามารถจัดเก็บและส่งต่อไฟล์เอกสาร DAR จากศูนย์กลางจัดเก็บข้อมูลด้วยระบบดิจิทัลที่การควบคุมอยู่ในมือคุณ
- ลิสต์รายงานเอกสาร DAR ฉบับสมบูรณ์; จัดทำรายการเอกสาร DAR ทั้งหมดภายในระบบ
- รายงานบันทึกสถานะเอกสาร DAR ; บันทึกข้อมูลการใช้งานของผู้ใช้ทั้งหมดเพื่อการจำหน่ายองค์ประกอบกระบวนการ DAR
- รายงานเอกสารการแจกจ่ายเอกสาร DAR แบบวงกว้าง; บันทึกเอกสารที่ไม่มีการควบคุม BDR ทั้งหมด
- รายงานการควบคุมการปริ้นท์เอกสาร DAR; บันทึกคำขอพิมพ์เอกสารทั้งหมด
- รายงานข้อมูล ISO – จัดทำรายงาน ISO โดยใช้โมดูล Alfresco Business Report ที่ดึงข้อมูลจากไซต์ของระบบ ISO โดยเฉพาะ
- การควบคุมเวอร์ชัน; ระบบการควบคุมเวอร์ชันอัตโนมัติของเอกสารได้รับการอัปเดต
- ระบบสแตมป์เอกสาร; สร้างตราประทับเอกสารขั้นสูง
- ระบบจัดทำ Organization Charts ; ฟังก์ชันในการสร้างบทบาทของหน่วยงานและมอบหมายหน้าที่ให้กับแต่ละ User ตามบทบาทที่กำหนด
- การจัดการเวิร์กโฟลว์ ISO แบบเรียลไทม์; การเข้าถึงกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่ล้ำสมัย โปร่งใส เพื่อการตรวจสอบและผลักดันงานโดยหัวหน้างาน
- ตั้งค่าหมายเลขเอกสารแบบกำหนดเอง; สามารตั้งค่าได้อย่างยืดหยุ่น ปรับแต่งได้อย่างอิสระ
- การกำหนดค่ามาตรฐาน ISO; ฟังกันการกำหนดค่า ISO สามารถตั้งค่าขนาดขององค์กร ประเภทเอกสารที่จำเป็น และเงื่อนไขการอนุมัติแบบไดนามิก
- ระบบสร้างหน้าอัตโนมัติ; จัดทำหน้าปก ประวัติการแก้ไข รายการเอกสารที่ถูกจำหน่าย และเพิ่มหัวข้อไปยังแบบฟอร์มหรือไฟล์แนบโดยอัตโนมัติ (รองรับไฟล์ Word, Excel, PowerPoint และ PDF)
- ลายน้ำแบบไดนามิก; ปรับใช้ลายน้ำในกรณีที่มีเอกสารสำคัญหรือเป็นความลับ
- ลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์; ลายเซ็นอิเล็กทรอนอกส์สามารถปรับให้กับผู้ใช้อัตโนมัติทันที
- แจ้งสถานะไม่อยู่ที่ออฟฟิศ; สิทธิ์นี้จะถูกกำหนดก็ต่อเมื่อผู้ใช้อยู่ในสถานะไม่พร้อมใช้งาน
- สิทธิ์ในการอ่านข้อมูล; กำหนดบทบาทของผู้ใช้ให้เป็นโหมด “read-only” ภายในเอกสารที่ถูกควบคุมโดยรายการแจกจ่ายทั้งหมด
- การค้นหาเอกสาร ISO; การค้นหาขั้นสูงพร้อมประสิทธิภาพในการสร้างและบันทึกการค้นหาแบบกำหนดเอง
- การแจ้งเตือนทางอีเมลและ SMS; การแจ้งเตือนกระบวนการของเอกสารทางอีเมลและ SMS ของแต่ละผู้ใช้
- นำเข้าเอกสารเวอร์ชันเก่า; ความสามารถในการนำเข้าเอกสารเก่า
การจัดการเวอร์ชัน – จัดทำอัปเดตเอกสารทุกเวอร์ชันอัตโนมัติ
จัดทำ Cover Page พร้อมประทับตราแลัลายเซ็นอีเล็กทรอนิกส์อัตโนมัติ
บทสรุปภาพรวม
ระบบการบริหารจัดการมาตฐาน ISO DAR ของแพลตฟอร์ม Alfresco เป็นโซลูชั่นทางธุรกิจเพื่อการจัดการระเบียบข้อบังคับให้ตรงตามมาตรฐาน ISO DAR อย่างเต็มรูปแบบ ดำเนินกระบวนการ DAR: Document Action Requests ด้วยระบบดิจิทัลที่ล้ำสมัย กำจัดความยุ่งยากของกระบวนการดั้งเดิมและยกระดับด้วยกระบวนการดิจิทัล
โดยระบบรองรับการดำเนินงาน Workflow ทุกประเภท เริ่มต้นกระบวนการง่าย ๆ ด้วยการสร้างคำขอเอกสารใหม่ (NDR) โดยไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารใด ๆ และหากคุณต้องการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเอกสารก็สามารถแก้ไขคำขอเอกสาร (EDR) ได้อย่างง่ายดายทันที หากกระบวนการ EDR มีเวอร์ชันที่ล้าสมัย ระบบจะดำเนินการขอเอกสารคืน (RDR) โดยอัตโนมัติ เพื่อหลีกเลี่ยงปัจจัยเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ล้าสมัยเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงมาตรฐานใหม่หรือหน่วยงานถูกปิดตัวลงโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสารเหล่านั้น การเริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ยกเลิกคำขอเอกสาร (CDR) จะช่วยให้คุณสามารถบันทึกเอกสารเหล่านั้นลงภายในระบบด้วยตนเองทันที อีกทั้งยังสามารถเริ่มต้นกระบวนการ Change Distribution List (CDL) ในกรณีที่คุณไม่ได้จำแนกเอกสารไปยังกลุ่มเฉพาะ
บุคลากรในพื้นที่สามารถอนุมัติเอกสารผ่านโฟลว์ Print Document Request (PDR) ซึ่งฟีเจอร์นี้จะติดตามผู้ที่ออกเอกสารและกำหนดการส่งคืนเอกสารเพื่อความปลอดภัยทางธุรกิจ กระบวนการขั้นสุดท้าย คือ Broad Distribution Document Request (BDR) มีหน้าที่ในการอนุมัติเอกสารเพื่อการการจำแนกแบบไม่มีการควบคุมให้กับบุคลากรโดยไม่ต้องส่งคืนเอกสาร ซึ่งระบบ Alfresco จะสร้างสำเนาเอกสารเป็นไฟล์ PDF และส่งไปยังผู้ใช้พร้อมประทับตราสัญลักษณ์“UNCONTROLLED” ซึ่งบุคลากรสามารถนำเอกสารไปใช้งานนอกสถานที่หรือเรียกดูได้ตามความเหมาะสม ไม่ว่าจะเริ่มต้นกระบวนการใด ระบบมีเครื่องมือตรวจสอบเพื่อให้ประสิทธิภาพการทำงานธุรกิจต่อเนื่องและรวดเร็ว
ฟีเจอร์จะสร้างหน้าเอกสารอย่างเป็นเอกลักษณ์ตามข้อกำหนด รวมถึงการสร้าง Cover Page พร้อมประทับตรา ISO ที่บูรณาการร่วมกับฟังก์ชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังมีการเพิ่มรายการการแจกจ่ายและประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดลงในเอกสารแต่ละฉบับ กำหนดประเภทของเอกสาร แสดงรายละเอียดกระบวนกาจากส่วนท้ายและตัวบ่งชี้พิเศษ จัดเรียงเอกสาร ISO ภายในคลังจัดเก็บข้อมูลในระบบตามการตั้งค่าที่กำหนดไว้ ซึ่งรวมถึงการกำหนดชื่อเอกสาร การจัดเก็บไปยังโฟลเดอร์ปลายทาง และระบุหมายเลขเอกสารอัตโนมัติเพื่อความสม่ำเสมอของเวิร์กโฟลว์ จัดทำเวอร์ชันเอกสารอย่างชัดเจน เอกสารต้นฉบับจะได้รับการประทับตรา “Original APPROVED” ส่วนเอกสารที่ส่งออกจะได้รับการระบุเป็น “COPY”, “ISSUED”, “UNCONTROLLED“ หรือ “CONTROLLED” ตามรูปแบบการคัดแยก ควบคุมการเข้าถึงเอกสาร ISO อย่างเข้มงวดตามขั้นตอนที่เป็นมาตรฐานที่แยกย่อยตามบทบาทของกลุ่มผู้ใช้ ประเภทเอกสาร สิทธิ์ของผู้ใช้ และคำอธิบายเอกสาร
การแจ้งเตือนทุกสถานะการอนุมัติเอกสารไปยังอีเมลทันที
ระบบ ISO จำเป็นต้องมีการจัดการและการควบคุมมาตรฐานเอกสาร แบบฟอร์ม เอกสารแนบ และ Record ของแต่ละแผนกที่กว้างขวาง ซึ่งทั้งหมดสามารถทำได้ง่าย ๆ เพียงแค่คลิกและตรวจสอบ
หากคุณสนใจหรือต้องการสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม?
ลูกค้าที่เชื่อมั่นในโซลูชั่นอันโดดเด่นของเรา
องค์กรและอุตสาหกรรมทุกขนาดได้รับสิทธิประโยชน์จาก Skytizens และโซลูชั่น Alfresco
ธนาคารพัฒนาวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมแห่งประเทศไทย (SME Bank)
Skytizens ให้บริการโซลูชั่นการจัดการคอนเทนต์ดิจิทัลระดับองค์กร (ECM) เพื่อการจัดการข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เข้มงวด การควบคุมอุตสาหกรรม กรมธรรม์ หน่วยงานภาครัฐ และสถาบันการเงินมาอย่างยาวนาน เพื่อการจัดการข้อกำหนดด้านการควบคุมกฎระเบียบของเอกสารและปัจจัยด้านกระบวนการให้กับธนาคารพัฒนาวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมแห่งประเทศไทย ซึ่งเป็นธนาคารที่ได้รับการยกย่องให้เป็นสถาบันทางการเงินที่มีเสถียรภาพมากที่สุดจากการจัดอันดับโดย Fitch Ratings โดย Skytizens ได้รับหน้าที่ในการพัฒนาและวางระบบ Alfresco ระดับ Enterprise เพื่อนำมาปรับใช้ให้เหมาะสมกับนโยบายการพัฒนาของภาครัฐ
กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี
Skytizens ให้ความช่วยเหลือด้านการจัดเก็บข้อมูลให้กับกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี เพื่อพัฒนาความเป็นก้าวหน้าในด้านการวิจัยและพัฒนา (R&D: Research and Development) และการพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้ก้าวล้ำตามนโยบาย Thailand 4.0 โดยกระทรวงได้ร่วมมือกับหน่วยงานอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและพัฒนานวัตกรรมเพื่อการใช้งานระบบการจัดการคอนเทนต์ดิจิทัล การจัดการกระบวนการธุรกิจ การบูรณาการ รวมถึงฟังก์ชั่นการจัดการบันทึกและระบบการจัดเก็บที่ทันสมัย ซึ่งยังคงใช้งานอยู่ ณ ปัจจุบัน หากกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม ต้องการเพิ่มศักยภาพการดำเนินงานและเทคโนโลยี Skytizens พร้อมที่จะอยู่เคียงข้างการพัฒนาเทคโนโลยีประสิทธิภาพสูงแก่ท่านทันที
บริษัท ไทยโตชิบาอุตสาหกรรม จำกัด
Skytizens ช่วยนำพาความสะดวก รวดเร็ว แก่บริษัท Thai Toshiba Electric Industries (TTEI) ด้วยโซลูชั่นการจัดการคอนเทนต์ดิจิทัลระดับองค์กรที่ทรงประสิทธิภาพอย่าง Alfresco Enterprise Content Management โดยองค์กรได้รับฟังก์ชันที่สามารถจัดการ จัดเก็บ และสืบค้นคอนเทนต์เพื่อการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างง่ายดาย อัพเดทเวอร์ชั่นของเอกสารอยู่เสมอ ระบบแจ้งเตือนเมื่อต้องการคำอนุมัติในการจัดการเอกสาร ฟังก์ชันการดำเนินงานร่วมกัน และการรับรองคุณภาพสินค้าที่ดีที่สุดเพื่อตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า Skytizens ยอมรับในความมุมานะของบริษัทโตชิบาอย่างเสมอมา เราขอขอบคุณที่สนับสนุบและไว้วางใจให้ Skytizens ร่วมเส้นทางแห่งความสำเร็จไปกับท่านอย่างต่อเนื่อง และเราหวังว่าจะได้ร่วมงานกับท่านอีกครั้งในอนาคตอันใกล้
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการควบคุมเอกสารและการจัดการกระบวนการ
คุณมีคำถาม เรามีคำตอบ
เป็นเอกสารที่ถูกลบออกหรือไม่มีความเกี่ยวข้องกับการควบคุมคุณภาพมาตรฐาน ซึ่งถือว่าเป็นเอกสารที่ไม่มีการควบคุม และห้ามนำมาใช้ในทางการบริการหรือนำข้อมูลที่จำเป็นมาใช้เพื่อการบริการ
มาตรฐาน ISO 9001 ถูกกำหนดไว้เพื่อเป็นหลักเกณฑ์ในการควบคุมคุณภาพ ซึ่งธุรกิจทุกภาคส่วนสามารถนำมาปรับใช้ในทุกกระบวนการได้อย่างอิสระ
DAR ย่อมากจาก Document Action Request เพื่อสร้างคำขอแบบฟอร์มเอกสารจำนวนมาก เช่น สร้างใหม่ แก้ไข และยกเลิกคำร้องขอเอกสาร และอื่น ๆ
การควบคุมเอกสารเป็นสิ่งสำคัญมากที่สุดในการป้องกันข้อมูล กำหนดการสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสาร ที่สำคัญที่สุด มาตรฐาน ISO จะเป็นตัวกำหนดนโยบายและขั้นตอนในการวางแผนและดำเนินการอนุมัติ ตรวจสอบ และแจกจ่ายเอกสาร
