โทรหาเราวันนี้! +66 (0)2331 8807 |info@skytizens.com

Enterprise Records Management

โซลูชันระบบการจัดการวงจรชีวิตเอกสารขั้นสูงโดย Skytizens

Alfresco Governance Services2023-05-02T11:46:57+07:00

ขับเคลื่อนวงจรชีวิตเอกสารให้สอดคล้องกับข้อบังคับด้วยความปลอดภัยขั้นสูง

Alfresco แพลตฟอร์มจัดการเอกสาร (Document Management) ที่ได้รับการยกย่องให้เป็นซอฟต์แวร์การจัดการวงจรชีวิตเอกสารและการกำกับดูแลข้อมูลชั้นนำที่องค์กรทั่วโลกให้ความไว้วางใจ Alfresco Record Management พัฒนาด้วยเทคโนโลยี Open-Source ที่สามารถเชื่อมต่อกับหลายหลายระบบได้อย่างสมบูรณ์และลงตัว โซลูชันการจัดการวงจรชีวิตเอกสารมีความเรียบง่ายแต่ทรงพลัง มาพร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสุด ฟังก์ชันการจัดการข้อมูลอัตโนมัติ การจัดหมวดหมู่เพื่อจำแนกข้อมูลทางธุรกิจที่ซับซ้อน การค้นหา และรายงาน ดังนั้นจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลทางธุรกิจจะยังปลอดภัยด้วยการเก็บรักษาที่มีความเสถียรสูงและสอดคล้องกับมาตรฐานด้านการจัดการและจัดเก็บข้อมูลระดับสากล

ระบบกำกับดูแลข้อมูลธุรกิจ

โซลูชันการจัดการวงจรชีวิตเอกสาร Alfresco เป็นเหมือนระบบจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ที่มีความยืดหยุ่น ปรับแต่งได้ตามความต้องการ และเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการดิจิทัลคอนเทนต์ที่ดีที่สุดในโลก ด้วยฟังก์ชันการใช้งานที่ครบครัน รองรับทุกกระบวนการ มีประสิทธิภาพสูง รวดเร็ว เพื่อการทำงานที่ราบรื่น เป็นไปตามระเบียบและขั้นตอนการดำเนินงานขององค์กร

  • ประหยัดเวลาและงบประมาณ ด้วยการตั้งค่า File Plan สำหรับการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ ด้วยระบบอัตโนมัติ เพื่อเรียกใช้ในภายหลัง
  • ฟังก์ชันจัดการข้อมูลในระบบ ให้ผู้ใช้สามารถควบคุมข้อมูลทั้งหมด และแชร์ข้อมูลได้อย่างปลอดภัยทั้งกับบุคลากรภายในและภายนอกองค์กร
  • จัดการเนื้อหาด้วยระบบอัตโนมัติ โดยใช้ Metadata จากคอนเทนต์เพื่อการจัดทำบันทึกอัตโนมัติ การจัดการการอนุมัติ และการตรวจสอบบันทึก
  • จัดการบันทึกที่ไม่ใช่ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (Non-electronic Record) ด้วยการรวมบันทึกไว้ ณ สถานที่จัดเก็บภายนอกองค์กร พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง

โซลูชันเพื่อการจัดการปัญหาทางธุรกิจ

หากคุณกำลังเผชิญกับปัญหาการดำเนินธุรกิจที่ไม่ราบรื่น Skytizens สามารถปิดช่องโหว่ปัญหาเหล่านั้นได้ด้วยแพลตฟอร์ม Alfresco ที่จะช่วยยกระดับการดำเนินงานด้วยระบบการจัดการคอนเทนต์ระดับองค์กร (ECM), ระบบจัดการเอกสาร (DM), ระบบจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (ERM), ระบบจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPM), ระบบจัดการเนื้อหาเว็บ (WCM), และระบบการจัดการกระบวนการและคอนเทนต์สำหรับองค์กรที่จำเป็น และตอบโจทย์เป้าหมายการดำเนินงานของทุกองค์กร ซึ่งระบบกำกับดูแลและการจัดการบันทึกจะทรงพลังและยืดหยุ่นได้ จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้ด้านการวางระบบฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และความเป็นมืออาชีพตามปัจจัย KSA (ความรู้-ทักษะ-ทัศนคติ) เป็นอย่างดี

  • โอนย้ายข้อมูลและเปลี่ยนรูปแบบบันทึก ด้วยฟังก์ชันการตั้งค่า File Plan เพื่อจำแนกข้อมูลและบริหารจัดการหมวดหมู่ Metadata ของคอนเทนต์
  • ฟังก์ชันครอบคลุม สำหรับจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์พร้อมการจับภาพและการสแกน
  • ออกแบบการจัดการบันทึกขั้นสุดท้าย พร้อมแนะนำการวางกำหนดการเพื่อขึ้นระบบและเก็บรักษาไฟล์ บนพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์
  • เบิกยืม-ส่งคืน บันทึกที่มีสภาพทางกายภาพ เช่น กระดาษ ซีดี แฟลชไดร์ฟ เป็นต้น ด้วยระบบจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการบันทึกในคลังจัดเก็บ
  • กำหนดระเบียบในการจัดการบันทึก รวมไปถึงวงจรชีวิต การเก็บรักษา และการจัดการบันทึกขั้นสุดท้าย

Alfresco ตอบสนองทุกความต้องการที่จะปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ ภายใต้มาตรฐานระดับสากลเพื่อรักษาความปลอดภัยของบันทึก ด้วยฟังก์ชันอัตโนมัติที่สามารถจัดทำ File Plan จัดทำดัชนี จัดเก็บ ติดตามความเคลื่อนไหว ควบคุมการเข้าถึงข้อมูล จำแนกสิทธิ์ผู้ใช้งาน และจัดทำรายงาน จัดการฟังก์ชันทั้งหมดผ่านอินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่าย สามารถกำหนดการรักษาข้อมูล และการจัดเก็บไฟล์อัตโนมัติ เพื่อการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ

ประสิทธิภาพอันโดดเด่น

Skytizens ได้พัฒนาและยกระดับฟังก์ชันระบบการจัดการบันทึกด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย เพื่อการจัดการวงจรชีวิตเอกสารที่จับต้องได้ (Physical Document) และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้ง่ายดายด้วยการกำหนดหลักเกณฑ์ตามข้อปฏิบัติในด้านการจัดการวงจรชีวิตเอกสาร ตั้งแต่กระบวนการจัดทำ การเรียกใช้งาน การจัดเก็บ การโอนย้ายหรือทำลาย ไปจนถึงการเข้าถึงสถานที่จัดเก็บบันทึกฉบับจริง

ประสิทธิภาพการกำกับดูแลข้อมูลที่เหนือกว่า

โซลูชัน Alfresco จาก Skytizens มอบการผสมผสานกันอย่างลงตัวระหว่างความเรียบง่ายและการควบคุมที่เหนือชั้น เพื่อให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ ลดความเสี่ยงทางธุรกิจ Alfresco Governance Service ช่วยจัดการวงจรชีวิตของข้อมูลอัตโนมัติ เริ่มตั้งแต่การสแกน การจัดเก็บ ไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายคือการทำลายหรือยืดอายุบันทึก ตามมาตรฐาน MoReq 2010 และ DoD50015.02

ฟังก์ชันการจัดการ Record

จัดการ Record ทุกรูปแบบ

การจัดการวงจรชีวิตข้อมูล

ฟังก์ชันจัดการวงจรชีวิตข้อมูลขั้นสูง

ระบบรักษาความปลอดภัยและการเข้าถึง

ระบบรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง

การปฏิบัติตามกฏข้อบังคับ

ฟังก์ชันการปฏิบัติตามกฏข้อบังคับระดับสากล

การดำนเนินการข้อมูลทางกฏหมาย

ครอบคลุมทุกกระบวนการดำเนินงานเอกสารทางกฏหมาย

การจัดการคลังเก็บ Record

จัดการพื้นที่จัดเก็บแบบดั้งเดิมและดิจิทัล

ติดต่อเราเพื่อรับรุ่นทดลองฟรี!

ระบบควบคุมความปลอดภัยที่รัดกุม

ปกป้องข้อมูลลับขององค์กรและข้อมูลสำคัญด้วยฟีเจอร์ระบบรักษาความปลอดภัยและควบคุมสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่จะช่วยยกระดับความปลอดภัยภายในองค์กร ด้วยเทคโนโลยีความปลอดภัยขั้นสูง ที่จำแนกระดับความปลอดภัยออกเป็นระดับต่าง ๆ มอบความสามารถในการจัดการบันทึกและการเข้าถึงข้อมูลอย่างเต็มรูปแบบ

  • จำแนกระดับความปลอดภัยของเนื้อหา เช่น ไฟล์บันทึก โฟลเดอร์ และประเภทข้อมูลทั้งหมดภายในระบบ ด้วยแอปพลิเคชันรักษาความปลอดภัยระดับองค์กร Alfresco
  • ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง เพื่อปรับเปลี่ยนการตั้งค่า เพิ่มบริการ กำหนดประเภท หรือเพิ่มระดับความปลอดภัยใหม่
  • ไฟล์ที่ได้รับการจัดประเภท จะได้รับการขึ้นทะเบียนให้เป็นบันทึก โดยยังคงรักษาข้อกำหนด ประเภท และเครื่องหมายความปลอดภัย
  • ปฏิบัติตามข้อบังคับด้านความปลอดภัยอย่างมั่นใจ ด้วยฟังก์ชันกำหนดการจัดเก็บ รักษา และการจัดการบันทึกขั้นตอนสุดท้าย
  • แสดงเครื่องหมายความปลอดภัย ที่จำแนกประเภทความเสี่ยงไว้ เพื่อการป้องกันที่เหนือกว่า

Alfresco Federation Service

โซลูชัน Alfresco Record Management Federation Services ช่วยลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจในทุกด้าน เพิ่มความมั่นใจในการปฏิบัติตามข้อบังคับด้วยการรวบรวมข้อมูลที่ครอบคลุมจากระบบและที่เก็บข้อมูลแหล่งอื่น ๆ ซึ่งจะช่วยยกระดับการจัดการให้กับผู้ใช้งานได้ในแพลตฟอร์มเดียว หมดห่วงเรื่องการโอนย้ายข้อมูลต้นฉบับจำนวนมากด้วยระบบ Alfresco Federation Service จัดการคอนเทนต์ขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพด้วยโซลูชันที่เพิ่มความสามารถในการสืบค้นและจัดการข้อมูลที่ง่ายกว่า เร็วกว่า และเหนือกว่าในทุกมิติ

  • 60 องค์กรชั้นนำระดับโลก ให้ความเชื่อมั่นในการโซลูชันการจัดการบันทึก เช่น Documentum, OpenTest และ IBM FileNet
  • ปรับใช้การกำกับดูแลคอนเทนต์ในระบบอื่น ๆ รวมถึงระบบ Network Drive และอีเมล
  • สืบค้นและจัดการกระบวนการในที่เดียว และสามารถขยายการจัดการไปยังพื้นที่จัดเก็บอื่นได้โดยไม่จำเป็นต้องโอนย้ายข้อมูลจำนวนมาก
  • รองรับการจัดการบันทึกระดับองค์กร พร้อมกระบวนการสืบค้นอิเล็กทรอนิกส์ (eDiscovery) ที่สอดคล้องกับข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

วิดีโอสาธิตการจัดการการกำกับดูแลเพิ่มเติม

รับชมวิดีโออธิบายการทำงานของโซลูชันการจัดการ Record เพื่อความเข้าใจในระบบสถาปัตยกรรม อรรถประโยชน์ วิธีการจัดการ และประสิทธิภาพในการปฏิบัติตามข้อกำหนดสูงสุดด้วยแพลตฟอร์ม Alfresco

จัดการวงจรชีวิตของข้อมูลอย่างไม่จำกัด

จัดการวงจรชีวิตของข้อมูลทั้งหมดด้วยโซลูชันการจัดการบันทึก ยกระดับประสิทธิภาพของการจัดการกระบวนการขึ้นทะเบียนข้อมูลให้เป็นบันทึกสำคัญ กำหนดตำแหน่งและวิธีจัดเก็บบันทึกให้กระบวนการทั้งหมดสอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับ เพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินการตามกลยุทธ์การบริหารจัดการ เพื่อให้แน่ใจได้ว่าการจัดเก็บ การบำรุงรักษา ระยะเวลาการจัดการ และการจัดการขั้นตอนสุดท้ายจะมีความสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีและตรงตามความต้องการของธุรกิจ

  • จัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย ด้วยฟังก์ชันการถ่ายโอนข้อมูลเพื่อการบำรุงรักษาที่หลากหลาย ยืดหยุ่น ตามการใช้งาน
  • จัดการคอนเทนต์และวงจรชีวิตของข้อมูล ด้วยฟังก์ชันการจัดการองค์ประกอบที่ยืดหยุ่น กำหนดโฟลเดอร์อัจฉริยะ และจัดทำ Metadata ตามอายุ เวอร์ชัน และความถี่ในการเข้าถึงเอกสาร
  • ลดต้นทุนด้านพื้นที่จัดเก็บ ด้วยการจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ การจัดลำดับความสำคัญ และการทำลายเอกสาร
  • กำจัดคอนเทนต์ที่มีเนื้อหาซ้ำซ้อน อย่างปลอดภัย ครบถ้วน สมบูรณ์ เพิ่มความมั่นใจในการปฏิบัติตามข้อบังคับอย่างถูกต้องและเหมาะสม

พัฒนาด้วยเทคโนโลยี Open-Source ที่ยืดหยุ่นสูง

Skytizens ให้บริการแพลตฟอร์มมาตรฐานเปิด (Open Standard) ที่พัฒนาด้วยเทคโนโลยี Open-Source มอบความยืดหยุ่นในการขึ้นระบบ บูรณาการ และสามารถขยายขนาดได้อย่างง่ายดายเพื่อรับมือกับข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

  • เวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ เพื่อพัฒนา File Plan กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ และกำหนดการจัดการบันทึกในขั้นตอนสุดท้าย
  • เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่น และกระบวนการจำแนกประเภทคอนเทนต์ให้เข้ากับกระบวนการจัดการบันทึก
  • จัดการบันทึกได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการในแพลตฟอร์มเดียว หรือการย้ายข้อมูลบันทึกจากระบบดั้งเดิม
  • ยกระดับกระบวนการ ให้เวิร์กโฟลว์และกำหนดการจัดเก็บไฟล์สอดคล้องกับกฎหมายหรือนโยบายล่าสุด

ฟังก์ชันเสริมทรงพลังระดับองค์กร

ด้วยประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้านโซลูชันการกำกับดูและการจัดการ Record มากกว่า 15 ปี Skytizens ประสบความสำเร็จด้านการบูรณาการโซลูชันร่วมกับฟังก์ชันการใช้งานพิเศษเพื่อองค์กรทุกขนาดมาอย่างล้นหลาม ปรับแต่งง่ายดาย พัฒนาได้ไม่จำกัด เพิ่มพูนประสิทธิภาพและศักยภาพการดำเนินงานของคุณให้อยู่ในจุดสูงสุด

ครบเครื่องเรื่องมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อบังคับ

ขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อบังคับมีกระบวนการที่ซับซ้อนและยุ่งยาก Skytizens จึงเข้ามาช่วยให้ท่านจัดการขั้นตอนทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว ยกระดับกฏระเบียบและมาตรฐาน จัดทำรายงานบันทึกทั้งหมดด้วยระบบอัตโนมัติ รับรองว่าคุณจะได้รับโซลูชันการจัดการ Record ที่เหมาะสมกับความต้องการในทุกด้าน พร้อมประสิทธิภาพขั้นสูง ต้นทุนต่ำ ละทิ้งการดำเนินงานที่ไม่จำเป็นอย่างอัจฉริยะและจัดการคอนเทนต์ซ้ำซ้อน เพื่อย่นระยะเวลาการดำเนินกระบวนการและประหยัดทรัพยากรสูงสุด

  • ได้รับการรับรอง ตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อบังคับของกระบวนการวงจรชีวิตและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง เช่น DoD 5015.2 และ CH3 หรือมาตรฐานความปลอดภัยข้อมูล เช่น BILL 220, GDPR, และ CCPA
  • สอดคล้องกับข้อบังคับและมาตรฐานต่าง ๆ ทั้ง NARA/OMB 2016 และ 2019, ISO 15489, ISO 16175, MoReq, และ VERS
  • ฟังก์ชันการตรวจสอบระบบขั้นสูง เรียกดูกิจกรรมผู้ใช้งาน รายงาน และแจ้งเตือนข้อมูลทั้งหมด
  • ฟังก์ชัน File Plan ที่เสริมด้วยฟังก์ชันกำหนดระยะเวลาจัดเก็บรักษาและการจัดการบันทึกขั้นสุดท้าย
  • ลดต้นทุนด้านงบประมาณ ประหยัดเวลาและทรัพยากร ด้วยฟังก์ชันการสืบค้นอิเล็กทรอนิกส์ (eDiscovery) ที่ตั้งค่าได้ และฟีเจอร์การระงับทางกฎหมายอัตโนมัติ

ลูกค้าที่เชื่อมันในระบบกำกับดูแลข้อมูลธุรกิจของเรา

องค์กรมากมายได้รับการยกระดับประสิทธิภาพการจัดการคอนเทนต์ระดับสูงจากการบริการแพลตฟอร์ม Alfresco ECM ของ Skytizens

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบ Governance Services

คุณมีคำถาม เรามีคำตอบ

เพราะเหตุใดระบบ Information Governance จึงมีความสำคัญ?2021-03-04T15:03:38+07:00

ระบบ Information Governance ช่วยให้ภาคธุรกิจสามารถกำหนดความสำคัญของข้อมูลให้กับผู้ใช้ เข้าใจวิธีการให้เหตุผลในการจัดการ รักษาความปลอดภัยประยุกต์ใช้ เก็บรักษา และกำจัดข้อมูล 

วัตถุประสงค์ของการกำกับดูแลข้อมูลคืออะไร?2021-03-04T15:02:09+07:00

การกำกับดูแลข้อมูลมีวัตถุประสงค์เพื่อการจัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่สุดให้กับตัวบุคคลหรือกลุ่มบุคคลสำหรับการยกระดับการบวรการและการดำเนิการได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ระบบ Information Governance มีความแตกต่างจาก Records Management อย่างไร?2021-03-04T15:02:35+07:00

Information Governance นั้นครอบคลุมทุกกระบวนการของ Records Management เช่นเดียวกับการ Issue ข้อมูลอื่น ๆ เช่น Information Lifecycle Management, ความปลอดภัยของข้อมูล, และ eDiscovery.

ระบบ Information Governance มีความแตกต่างจาก Information Management อย่างไร?2021-03-04T15:03:35+07:00

Information Management มุ่งเน้นไปที่รูปแบบในการจัดการคอนเทนต์ ส่วน Information Governance จะมุ้งเน้นไปใครและเหตุใดคอนเทนต์จึงได้รับมอบหมาย

ระบบ Information Governance คืออะไร?2021-03-04T15:04:45+07:00

Information Governance คือบรรทัดฐานในการจัดการข้อมูลตามกรอบแนวทาง กฏระเบียบ และขั้นตอนที่เป็นเหตุเป็นผลและสอดคล้องกับนโยบายการกำกับดูแลขององค์กร

ข้อดีของระบบ Information Governance คืออะไร?2021-03-04T15:03:40+07:00

Information Governance ช่วยให้คุณสามารถปฏิบัติตามข้อกฏหมายและระเบียบข้อบังคับ ป้องกันข้อมูลทางกฏหมายและชืื่อเสียงของธุรกิจ และตอบสนองต่อคำขอ eDiscovery หรือ Freedom of Information Act (FOIA) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังป้องกันข้อมูลซ้ำซ้อนโดยการจัดเก็บเพียงข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น

File Plan คืออะไรและทำงานยังไง?2021-03-04T15:01:35+07:00

File Plan คือ โครงสร้าง RM ที่ประกอบด้วยหมวดหมู่บันทึกผล โฟลเดอร์บันทึกผล กำหนดการจำหน่าย และบันทึก ซึ่งหมวดหมู่บันทึกจะอยู่ในองค์ประกอบระดับสูงสุด ตามด้วยหมวดหมู่ย่อยและโฟลเดอร์ สิ่งเหล่านี้สามารถทำงานด้วยการกำหนด Rule อัตโนมัติ เช่น การตั้งให้โฟลเดอร์ให้จัดเก็บเฉพาะบันทึกเท่านั้น

Alfresco โดดเด่นกว่าระบบอื่น ๆ อย่างไร?2021-03-04T15:04:34+07:00

มาสร้างความแตกต่างร่วมกับเราด้วยบริการโซลูชั่น Alfresco Digital Business และการกำกับดูแลที่ล้ำสมัยระดับสูง ซึ่ง Skytizens สามารถสร้างและปรับแต่งโซลูชั่นเพื่อการจัดการคอนเทนต์และกระบวนการที่เหนือชั้น  พัฒนาได้อย่างยืดหยุ่นด้วยเทคโนโลยี Open-Source ร่วมกับการบูรณาการที่ไม่หยุดนิ่งเพื่อสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่โดดเด่นไม่ซ้ำใคร

รับรุ่นทดลองฟรีทันที!