ขับเคลื่อนวงจรชีวิตเอกสารให้สอดคล้องกับข้อบังคับด้วยความปลอดภัยขั้นสูง
Alfresco แพลตฟอร์มจัดการเอกสาร (Document Management) ที่ได้รับการยกย่องให้เป็นซอฟต์แวร์การจัดการวงจรชีวิตเอกสารและการกำกับดูแลข้อมูลชั้นนำที่องค์กรทั่วโลกให้ความไว้วางใจ Alfresco Record Management พัฒนาด้วยเทคโนโลยี Open-Source ที่สามารถเชื่อมต่อกับหลายหลายระบบได้อย่างสมบูรณ์และลงตัว โซลูชันการจัดการวงจรชีวิตเอกสารมีความเรียบง่ายแต่ทรงพลัง มาพร้อมกับระบบรักษาความปลอดภัยขั้นสุด ฟังก์ชันการจัดการข้อมูลอัตโนมัติ การจัดหมวดหมู่เพื่อจำแนกข้อมูลทางธุรกิจที่ซับซ้อน การค้นหา และรายงาน ดังนั้นจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลทางธุรกิจจะยังปลอดภัยด้วยการเก็บรักษาที่มีความเสถียรสูงและสอดคล้องกับมาตรฐานด้านการจัดการและจัดเก็บข้อมูลระดับสากล
ระบบกำกับดูแลข้อมูลธุรกิจ
โซลูชันการจัดการวงจรชีวิตเอกสาร Alfresco เป็นเหมือนระบบจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ที่มีความยืดหยุ่น ปรับแต่งได้ตามความต้องการ และเป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการดิจิทัลคอนเทนต์ที่ดีที่สุดในโลก ด้วยฟังก์ชันการใช้งานที่ครบครัน รองรับทุกกระบวนการ มีประสิทธิภาพสูง รวดเร็ว เพื่อการทำงานที่ราบรื่น เป็นไปตามระเบียบและขั้นตอนการดำเนินงานขององค์กร
- ประหยัดเวลาและงบประมาณ ด้วยการตั้งค่า File Plan สำหรับการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ ด้วยระบบอัตโนมัติ เพื่อเรียกใช้ในภายหลัง
- ฟังก์ชันจัดการข้อมูลในระบบ ให้ผู้ใช้สามารถควบคุมข้อมูลทั้งหมด และแชร์ข้อมูลได้อย่างปลอดภัยทั้งกับบุคลากรภายในและภายนอกองค์กร
- จัดการเนื้อหาด้วยระบบอัตโนมัติ โดยใช้ Metadata จากคอนเทนต์เพื่อการจัดทำบันทึกอัตโนมัติ การจัดการการอนุมัติ และการตรวจสอบบันทึก
- จัดการบันทึกที่ไม่ใช่ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ (Non-electronic Record) ด้วยการรวมบันทึกไว้ ณ สถานที่จัดเก็บภายนอกองค์กร พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง
โซลูชันเพื่อการจัดการปัญหาทางธุรกิจ
หากคุณกำลังเผชิญกับปัญหาการดำเนินธุรกิจที่ไม่ราบรื่น Skytizens สามารถปิดช่องโหว่ปัญหาเหล่านั้นได้ด้วยแพลตฟอร์ม Alfresco ที่จะช่วยยกระดับการดำเนินงานด้วยระบบการจัดการคอนเทนต์ระดับองค์กร (ECM), ระบบจัดการเอกสาร (DM), ระบบจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (ERM), ระบบจัดการกระบวนการธุรกิจ (BPM), ระบบจัดการเนื้อหาเว็บ (WCM), และระบบการจัดการกระบวนการและคอนเทนต์สำหรับองค์กรที่จำเป็น และตอบโจทย์เป้าหมายการดำเนินงานของทุกองค์กร ซึ่งระบบกำกับดูแลและการจัดการบันทึกจะทรงพลังและยืดหยุ่นได้ จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้ด้านการวางระบบฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และความเป็นมืออาชีพตามปัจจัย KSA (ความรู้-ทักษะ-ทัศนคติ) เป็นอย่างดี
- โอนย้ายข้อมูลและเปลี่ยนรูปแบบบันทึก ด้วยฟังก์ชันการตั้งค่า File Plan เพื่อจำแนกข้อมูลและบริหารจัดการหมวดหมู่ Metadata ของคอนเทนต์
- ฟังก์ชันครอบคลุม สำหรับจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์พร้อมการจับภาพและการสแกน
- ออกแบบการจัดการบันทึกขั้นสุดท้าย พร้อมแนะนำการวางกำหนดการเพื่อขึ้นระบบและเก็บรักษาไฟล์ บนพื้นฐานของเวิร์กโฟลว์
- เบิกยืม-ส่งคืน บันทึกที่มีสภาพทางกายภาพ เช่น กระดาษ ซีดี แฟลชไดร์ฟ เป็นต้น ด้วยระบบจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ และระบบจัดการบันทึกในคลังจัดเก็บ
- กำหนดระเบียบในการจัดการบันทึก รวมไปถึงวงจรชีวิต การเก็บรักษา และการจัดการบันทึกขั้นสุดท้าย

Alfresco ตอบสนองทุกความต้องการที่จะปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ ภายใต้มาตรฐานระดับสากลเพื่อรักษาความปลอดภัยของบันทึก ด้วยฟังก์ชันอัตโนมัติที่สามารถจัดทำ File Plan จัดทำดัชนี จัดเก็บ ติดตามความเคลื่อนไหว ควบคุมการเข้าถึงข้อมูล จำแนกสิทธิ์ผู้ใช้งาน และจัดทำรายงาน จัดการฟังก์ชันทั้งหมดผ่านอินเตอร์เฟซที่ใช้งานง่าย สามารถกำหนดการรักษาข้อมูล และการจัดเก็บไฟล์อัตโนมัติ เพื่อการจัดการบันทึกที่มีประสิทธิภาพ
ประสิทธิภาพอันโดดเด่น
Skytizens ได้พัฒนาและยกระดับฟังก์ชันระบบการจัดการบันทึกด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย เพื่อการจัดการวงจรชีวิตเอกสารที่จับต้องได้ (Physical Document) และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้ง่ายดายด้วยการกำหนดหลักเกณฑ์ตามข้อปฏิบัติในด้านการจัดการวงจรชีวิตเอกสาร ตั้งแต่กระบวนการจัดทำ การเรียกใช้งาน การจัดเก็บ การโอนย้ายหรือทำลาย ไปจนถึงการเข้าถึงสถานที่จัดเก็บบันทึกฉบับจริง
ประสิทธิภาพการกำกับดูแลข้อมูลที่เหนือกว่า
โซลูชัน Alfresco จาก Skytizens มอบการผสมผสานกันอย่างลงตัวระหว่างความเรียบง่ายและการควบคุมที่เหนือชั้น เพื่อให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ ลดความเสี่ยงทางธุรกิจ Alfresco Governance Service ช่วยจัดการวงจรชีวิตของข้อมูลอัตโนมัติ เริ่มตั้งแต่การสแกน การจัดเก็บ ไปจนถึงขั้นตอนสุดท้ายคือการทำลายหรือยืดอายุบันทึก ตามมาตรฐาน MoReq 2010 และ DoD50015.02
จัดการ Record ทุกรูปแบบ
ฟังก์ชันจัดการวงจรชีวิตข้อมูลขั้นสูง
ระบบรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึง
ฟังก์ชันการปฏิบัติตามกฏข้อบังคับระดับสากล
ครอบคลุมทุกกระบวนการดำเนินงานเอกสารทางกฏหมาย
จัดการพื้นที่จัดเก็บแบบดั้งเดิมและดิจิทัล
ระบบควบคุมความปลอดภัยที่รัดกุม
ปกป้องข้อมูลลับขององค์กรและข้อมูลสำคัญด้วยฟีเจอร์ระบบรักษาความปลอดภัยและควบคุมสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่จะช่วยยกระดับความปลอดภัยภายในองค์กร ด้วยเทคโนโลยีความปลอดภัยขั้นสูง ที่จำแนกระดับความปลอดภัยออกเป็นระดับต่าง ๆ มอบความสามารถในการจัดการบันทึกและการเข้าถึงข้อมูลอย่างเต็มรูปแบบ
- จำแนกระดับความปลอดภัยของเนื้อหา เช่น ไฟล์บันทึก โฟลเดอร์ และประเภทข้อมูลทั้งหมดภายในระบบ ด้วยแอปพลิเคชันรักษาความปลอดภัยระดับองค์กร Alfresco
- ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง เพื่อปรับเปลี่ยนการตั้งค่า เพิ่มบริการ กำหนดประเภท หรือเพิ่มระดับความปลอดภัยใหม่
- ไฟล์ที่ได้รับการจัดประเภท จะได้รับการขึ้นทะเบียนให้เป็นบันทึก โดยยังคงรักษาข้อกำหนด ประเภท และเครื่องหมายความปลอดภัย
- ปฏิบัติตามข้อบังคับด้านความปลอดภัยอย่างมั่นใจ ด้วยฟังก์ชันกำหนดการจัดเก็บ รักษา และการจัดการบันทึกขั้นตอนสุดท้าย
- แสดงเครื่องหมายความปลอดภัย ที่จำแนกประเภทความเสี่ยงไว้ เพื่อการป้องกันที่เหนือกว่า


Alfresco Federation Service
โซลูชัน Alfresco Record Management Federation Services ช่วยลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจในทุกด้าน เพิ่มความมั่นใจในการปฏิบัติตามข้อบังคับด้วยการรวบรวมข้อมูลที่ครอบคลุมจากระบบและที่เก็บข้อมูลแหล่งอื่น ๆ ซึ่งจะช่วยยกระดับการจัดการให้กับผู้ใช้งานได้ในแพลตฟอร์มเดียว หมดห่วงเรื่องการโอนย้ายข้อมูลต้นฉบับจำนวนมากด้วยระบบ Alfresco Federation Service จัดการคอนเทนต์ขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพด้วยโซลูชันที่เพิ่มความสามารถในการสืบค้นและจัดการข้อมูลที่ง่ายกว่า เร็วกว่า และเหนือกว่าในทุกมิติ
- 60 องค์กรชั้นนำระดับโลก ให้ความเชื่อมั่นในการโซลูชันการจัดการบันทึก เช่น Documentum, OpenTest และ IBM FileNet
- ปรับใช้การกำกับดูแลคอนเทนต์ในระบบอื่น ๆ รวมถึงระบบ Network Drive และอีเมล
- สืบค้นและจัดการกระบวนการในที่เดียว และสามารถขยายการจัดการไปยังพื้นที่จัดเก็บอื่นได้โดยไม่จำเป็นต้องโอนย้ายข้อมูลจำนวนมาก
- รองรับการจัดการบันทึกระดับองค์กร พร้อมกระบวนการสืบค้นอิเล็กทรอนิกส์ (eDiscovery) ที่สอดคล้องกับข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
วิดีโอสาธิตการจัดการการกำกับดูแลเพิ่มเติม

จัดการวงจรชีวิตของข้อมูลอย่างไม่จำกัด
จัดการวงจรชีวิตของข้อมูลทั้งหมดด้วยโซลูชันการจัดการบันทึก ยกระดับประสิทธิภาพของการจัดการกระบวนการขึ้นทะเบียนข้อมูลให้เป็นบันทึกสำคัญ กำหนดตำแหน่งและวิธีจัดเก็บบันทึกให้กระบวนการทั้งหมดสอดคล้องกับระเบียบข้อบังคับ เพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินการตามกลยุทธ์การบริหารจัดการ เพื่อให้แน่ใจได้ว่าการจัดเก็บ การบำรุงรักษา ระยะเวลาการจัดการ และการจัดการขั้นตอนสุดท้ายจะมีความสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีและตรงตามความต้องการของธุรกิจ
- จัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย ด้วยฟังก์ชันการถ่ายโอนข้อมูลเพื่อการบำรุงรักษาที่หลากหลาย ยืดหยุ่น ตามการใช้งาน
- จัดการคอนเทนต์และวงจรชีวิตของข้อมูล ด้วยฟังก์ชันการจัดการองค์ประกอบที่ยืดหยุ่น กำหนดโฟลเดอร์อัจฉริยะ และจัดทำ Metadata ตามอายุ เวอร์ชัน และความถี่ในการเข้าถึงเอกสาร
- ลดต้นทุนด้านพื้นที่จัดเก็บ ด้วยการจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ การจัดลำดับความสำคัญ และการทำลายเอกสาร
- กำจัดคอนเทนต์ที่มีเนื้อหาซ้ำซ้อน อย่างปลอดภัย ครบถ้วน สมบูรณ์ เพิ่มความมั่นใจในการปฏิบัติตามข้อบังคับอย่างถูกต้องและเหมาะสม
พัฒนาด้วยเทคโนโลยี Open-Source ที่ยืดหยุ่นสูง
Skytizens ให้บริการแพลตฟอร์มมาตรฐานเปิด (Open Standard) ที่พัฒนาด้วยเทคโนโลยี Open-Source มอบความยืดหยุ่นในการขึ้นระบบ บูรณาการ และสามารถขยายขนาดได้อย่างง่ายดายเพื่อรับมือกับข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
- เวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ เพื่อพัฒนา File Plan กำหนดระยะเวลาการจัดเก็บ และกำหนดการจัดการบันทึกในขั้นตอนสุดท้าย
- เชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันอื่น และกระบวนการจำแนกประเภทคอนเทนต์ให้เข้ากับกระบวนการจัดการบันทึก
- จัดการบันทึกได้หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการในแพลตฟอร์มเดียว หรือการย้ายข้อมูลบันทึกจากระบบดั้งเดิม
- ยกระดับกระบวนการ ให้เวิร์กโฟลว์และกำหนดการจัดเก็บไฟล์สอดคล้องกับกฎหมายหรือนโยบายล่าสุด

ฟังก์ชันเสริมทรงพลังระดับองค์กร
ด้วยประสบการณ์และความเชี่ยวชาญด้านโซลูชันการกำกับดูและการจัดการ Record มากกว่า 15 ปี Skytizens ประสบความสำเร็จด้านการบูรณาการโซลูชันร่วมกับฟังก์ชันการใช้งานพิเศษเพื่อองค์กรทุกขนาดมาอย่างล้นหลาม ปรับแต่งง่ายดาย พัฒนาได้ไม่จำกัด เพิ่มพูนประสิทธิภาพและศักยภาพการดำเนินงานของคุณให้อยู่ในจุดสูงสุด

ครบเครื่องเรื่องมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อบังคับ
ขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อบังคับมีกระบวนการที่ซับซ้อนและยุ่งยาก Skytizens จึงเข้ามาช่วยให้ท่านจัดการขั้นตอนทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว ยกระดับกฏระเบียบและมาตรฐาน จัดทำรายงานบันทึกทั้งหมดด้วยระบบอัตโนมัติ รับรองว่าคุณจะได้รับโซลูชันการจัดการ Record ที่เหมาะสมกับความต้องการในทุกด้าน พร้อมประสิทธิภาพขั้นสูง ต้นทุนต่ำ ละทิ้งการดำเนินงานที่ไม่จำเป็นอย่างอัจฉริยะและจัดการคอนเทนต์ซ้ำซ้อน เพื่อย่นระยะเวลาการดำเนินกระบวนการและประหยัดทรัพยากรสูงสุด
- ได้รับการรับรอง ตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อบังคับของกระบวนการวงจรชีวิตและบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง เช่น DoD 5015.2 และ CH3 หรือมาตรฐานความปลอดภัยข้อมูล เช่น BILL 220, GDPR, และ CCPA
- สอดคล้องกับข้อบังคับและมาตรฐานต่าง ๆ ทั้ง NARA/OMB 2016 และ 2019, ISO 15489, ISO 16175, MoReq, และ VERS
- ฟังก์ชันการตรวจสอบระบบขั้นสูง เรียกดูกิจกรรมผู้ใช้งาน รายงาน และแจ้งเตือนข้อมูลทั้งหมด
- ฟังก์ชัน File Plan ที่เสริมด้วยฟังก์ชันกำหนดระยะเวลาจัดเก็บรักษาและการจัดการบันทึกขั้นสุดท้าย
- ลดต้นทุนด้านงบประมาณ ประหยัดเวลาและทรัพยากร ด้วยฟังก์ชันการสืบค้นอิเล็กทรอนิกส์ (eDiscovery) ที่ตั้งค่าได้ และฟีเจอร์การระงับทางกฎหมายอัตโนมัติ
ลูกค้าที่เชื่อมันในระบบกำกับดูแลข้อมูลธุรกิจของเรา
องค์กรมากมายได้รับการยกระดับประสิทธิภาพการจัดการคอนเทนต์ระดับสูงจากการบริการแพลตฟอร์ม Alfresco ECM ของ Skytizens
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบ Governance Services
คุณมีคำถาม เรามีคำตอบ
ระบบ Information Governance ช่วยให้ภาคธุรกิจสามารถกำหนดความสำคัญของข้อมูลให้กับผู้ใช้ เข้าใจวิธีการให้เหตุผลในการจัดการ รักษาความปลอดภัยประยุกต์ใช้ เก็บรักษา และกำจัดข้อมูล
การกำกับดูแลข้อมูลมีวัตถุประสงค์เพื่อการจัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่สุดให้กับตัวบุคคลหรือกลุ่มบุคคลสำหรับการยกระดับการบวรการและการดำเนิการได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
Information Governance นั้นครอบคลุมทุกกระบวนการของ Records Management เช่นเดียวกับการ Issue ข้อมูลอื่น ๆ เช่น Information Lifecycle Management, ความปลอดภัยของข้อมูล, และ eDiscovery.
Information Management มุ่งเน้นไปที่รูปแบบในการจัดการคอนเทนต์ ส่วน Information Governance จะมุ้งเน้นไปใครและเหตุใดคอนเทนต์จึงได้รับมอบหมาย
Information Governance คือบรรทัดฐานในการจัดการข้อมูลตามกรอบแนวทาง กฏระเบียบ และขั้นตอนที่เป็นเหตุเป็นผลและสอดคล้องกับนโยบายการกำกับดูแลขององค์กร
Information Governance ช่วยให้คุณสามารถปฏิบัติตามข้อกฏหมายและระเบียบข้อบังคับ ป้องกันข้อมูลทางกฏหมายและชืื่อเสียงของธุรกิจ และตอบสนองต่อคำขอ eDiscovery หรือ Freedom of Information Act (FOIA) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังป้องกันข้อมูลซ้ำซ้อนโดยการจัดเก็บเพียงข้อมูลที่สำคัญเท่านั้น
File Plan คือ โครงสร้าง RM ที่ประกอบด้วยหมวดหมู่บันทึกผล โฟลเดอร์บันทึกผล กำหนดการจำหน่าย และบันทึก ซึ่งหมวดหมู่บันทึกจะอยู่ในองค์ประกอบระดับสูงสุด ตามด้วยหมวดหมู่ย่อยและโฟลเดอร์ สิ่งเหล่านี้สามารถทำงานด้วยการกำหนด Rule อัตโนมัติ เช่น การตั้งให้โฟลเดอร์ให้จัดเก็บเฉพาะบันทึกเท่านั้น
มาสร้างความแตกต่างร่วมกับเราด้วยบริการโซลูชั่น Alfresco Digital Business และการกำกับดูแลที่ล้ำสมัยระดับสูง ซึ่ง Skytizens สามารถสร้างและปรับแต่งโซลูชั่นเพื่อการจัดการคอนเทนต์และกระบวนการที่เหนือชั้น พัฒนาได้อย่างยืดหยุ่นด้วยเทคโนโลยี Open-Source ร่วมกับการบูรณาการที่ไม่หยุดนิ่งเพื่อสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจที่โดดเด่นไม่ซ้ำใคร
