การจัดการวงจรชีวิตเอกสารมีขั้นตอนที่ยุ่งยาก เอกสารบางประเภทจำเป็นต้องจัดเก็บไว้เพื่อการตรวจสอบตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด เช่น บริษัทต้องจัดเก็บรายการทางบัญชีไว้ 5-7 ปีตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร หรือการเก็บเอกสารที่สำคัญไว้เป็นหลักฐาน เช่น สัญญากู้ยืมเงิน ที่จะต้องเก็บรักษาไว้เผื่อสำหรับกรณีที่เกิดการฟ้องร้องในอนาคต

การจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นทำให้ต้องเสียค่าใช้จ่ายและพื้นที่จัดเก็บ ยิ่งมีเอกสารที่ต้องเก็บเป็นจำนวนมากอาจมีความเสี่ยงต่อการสูญหายและยากต่อการค้นหาจากการจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงพอ

ระบบจัดการวงจรชีวิตเอกสาร (Record Management) ระบบที่จะเปลี่ยนกระบวนการจัดเก็บเอกสารของคุณให้ง่ายกว่าเดิม เพิ่มประสิทธิภาพการจัดเก็บและค้นหา เพราะการค้นหาเอกสารของคุณต้องไม่ใช่เรื่องบังเอิญอีกต่อไป โดยที่ในขั้นตอนการจัดเก็บจะต้องระบุประเภทและบันทึกรายละเอียดของเอกสารนั้นๆ และสามารถกำหนด metadata เช่น ชื่อเรื่อง วันที่ ประเภทไฟล์ เพื่อใช้สำหรับการค้นหาในอนาคต ซึ่งสามารถใช้ได้ทั้งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และเอกสารหรือวัตถุที่มีลักษณะทางกายภาพ เช่น กระดาษ ฮาร์ดดิสก์ ซีดี เป็นต้น

ระบบจัดการวงจรชีวิตเอกสาร เป็นกระบวนการในการจัดการและจัดเก็บบันทึกที่มีความปลอดภัยและมีประสิทธิภาพตามมาตรฐาน MoReq2010, DoD5015.02, ISO15489 และ ISO16175 ซึ่งเป็นมาตรฐานความปลอดภัยระดับสากลที่เกี่ยวข้องกับการจัดการและจัดเก็บเอกสาร นอกจากนี้ระบบจัดการวงจรชีวิตของเอกสารยังสามารถควบคุมการเข้าถึง (access control) ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์และบันทึกที่มีลักษณะทางกายภายในรูปแบบต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี ทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกที่ถูกจัดเก็บไว้ในระบบจะสามารถเข้าถึงได้โดยผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น และการเรียกดูไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ภายในระบบนั้นจะมีการสร้างลายน้ำที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เรียกดูไว้ที่เอกสารเพื่อป้องกันการเผยแพร่เอกสาร รวมถึงยังมีบันทึกการติดตามการใช้บันทึกภายในระบบว่ามีผู้ใช้รายใดได้ร้องขอบันทึกไปใช้ด้วยเหตุผลใด และบันทึกนั้นมีรายการแก้ไขอย่างไร เช่น สถานที่จัดเก็บ หรือชื่อผู้ทำการแก้ไข

ระบบจัดการวงจรชีวิต สามารถกำหนดระยะเวลาการจัดเก็บและจะมีการจัดการบันทึกเมื่อครบกำหนดเวลาอย่างไร เช่น จัดเก็บไว้ต่อไป ปิดการเข้าถึงเอกสาร หรือโอน เป็นต้น ตัวอย่างเช่นในกรณี “ใบสำคัญจ่าย” เราสามารถกำหนดได้ว่าให้จัดเก็บไว้เป็นระยะเวลา 7 ปี จากนั้นกำหนดให้ระบบสามารถลบทำลายทิ้งไปได้

ระบบจัดการวงจรชีวิต ทำให้มั่นใจได้ว่าบันทึกที่สำคัญต่าง ๆ จะได้รับการเก็บรักษาไว้เป็นอย่างดี มีสภาพสมบูรณ์ และคงอยู่ตามกำหนดเวลา และบันทึกที่ไม่จำเป็นจะถูกทำลายในเวลาที่เหมาะสมตามแนวทางได้กำหนดไว้

• ประหยัดพื้นที่และค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ
• จัดเก็บได้ทั้งแบบอิเล็กทรอนิกส์และแบบที่มีลักษณะทางกายภาพ
• เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการและการเก็บรักษาเอกสาร
• ระบบความปลอดภัยขั้นสูงมาตรฐานสากลที่จะช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ
• ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงบันทึกได้อย่างอิสระ
• ระบบค้นหาที่มีประสิทธิภาพ สามารถค้นหาบันทึกในระบบได้ง่าย
• เชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้
• ไม่มีค่าใช้จ่ายในการค้นหาและเรียกใช้บันทึก