10 เหตุผลที่คุณต้องอัปเกรดระบบจัดการเอกสาร

หลายคนอาจมีคำถามว่า “ทำไมต้องอัพเกรดระบบด้วยทั้งๆ ที่ยังสามารถใช้งานได้” ประโยชน์ของการอัปเกรดระบบจัดการเอกสาร Alfresco ของคุณให้เป็นเวอร์ชั่นล่าสุดมีมากกว่าความสะดวกสบายในการยึดติดกับรูปแบบการทำงานในระบบที่ล้าสมัย เทคโนโลยีมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง หากธุรกิจไม่สามารถปรับตัวและติดตามนวัตกรรมเหล่านี้ได้อาจเกิดความชะงักงันและเสี่ยงต่อการทำให้ระบบล้าสมัย บ่อยครั้งที่ธุรกิจต่างๆ มักจะมองข้ามสัญญาณว่าระบบที่ใช้งานอยู่ได้ถึงกำหนดที่ต้องอัปเกรดแล้วจนทำให้เกิดช่องโหว่ต่างๆ ของระบบโดยเฉพาะด้านความปลอดภัยและประสิทธิภาพการใช้งาน

สกายทีเซนส์ ได้รวมรวมประสิทธิภาพที่เหนือกว่าของ Alfresco เวอร์ชั่นใหม่ล่าสุดที่คุณจะพลาดการอัปเกรดครั้งนี้ไปไม่ได้ กับ Alfresco 7.3 !

โซลูชั่นที่เหมาะสม ณ เวลาที่ซื้อ ไม่ได้หมายความว่าจะเหมาะสมที่สุดตลอดไป เพราะเทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเวอร์ชั่นเก่าอาจจะไม่ได้รับการสนับสนุนอีกต่อไป และหลายองค์กรมักจะลังเลเมื่อต้องอัปเกรดเนื่องจากระบบยังสามารถทำงานได้ดีตามต้องการหรือในบางองค์กรได้มีการพัฒนาปรับแต่งระบบให้สอดคล้องกับการดำเนินงานไว้เป็นจำนวนมาก

สิ่งสำคัญที่สุดคือต้องมั่นใจได้ว่าระบบที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบันยังคงได้รับการสนับสนุนอยู่ เนื่องจากหากมีความผิดพลาดที่คาดไม่ถึงก็จะแก้ไขได้ยากกว่า และเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปว่าในแต่ละองค์กรย่อมมีการเปลี่ยนแปลงทางด้านบุคลากรอยู่เป็นประจำและอาจจะกลายเป็นปัญหาได้ว่าเมื่อพนักงานเก่าลาออกและมีการรับพนักงานใหม่เข้ามา อาจจะเกิดการถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ไม่ครบถ้วน ทำให้ไม่สามารถแก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ดังนั้นการอัปเกรด Alfresco จะเป็นประโยชน์สำหรับองค์กรของคุณ

ระบบจัดการเอกสารในปัจจุบันของคุณอาจมีความเสี่ยงจากระบบความปลอดภัยที่คาดไม่ถึง ข้อมูลลับและข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของคุณอาจเสี่ยงต่อการโจมตีทางไซเบอร์ ดังนั้นการจัดเก็บข้อมูลสำคัญทางธุรกิจของคุณด้วย ระบบจัดการเอกสาร Alfresco เวอร์ชั่นล่าสุดที่ได้พัฒนาโปรโตคอลความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง ยกระดับประสิทธิภาพความปลอดภัยที่ปิดทุกช่องความเสี่ยงจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ นอกจากนี้ Alfresco 7 ยังรองรับ Java และแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ Tomcat เวอร์ชั่นใหม่ที่ได้รับการปรับปรุงยกระดับและพัฒนาระบบความปลอดภัย ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลสำคัญทางธุรกิจของคุณจะได้รับการจัดเก็บและป้องกันอย่างดีที่สุด

นอกจากนี้ Skytizens ยังได้พัฒนาโซลูชันการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงเพื่อควบคุมความปลอดภัยและการอนุญาตโดยละเอียดผ่านการผสมผสานระหว่างการเข้ารหัสเอกสาร (Document Encryption) เพื่อเข้ารหัสไฟล์ใด ๆ ที่คุณเลือกตามมาตรฐานการเข้ารหัสต่าง ๆ การควบคุมการเข้าถึง (Access Control) เพื่อรักษาความปลอดภัยเนื้อหาของคุณและควบคุมผู้ที่สามารถดูบันทึกและสามารถทำงานได้ ในพื้นที่ต่างๆ ของแผนไฟล์ (File Plan) โดยการตั้งค่าการอนุญาตสำหรับโฟลเดอร์และหมวดหมู่ SKYwebbrowser เว็บเบราว์เซอร์เพื่อปกป้องฟอร์มข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทที่ป้องกันการบันทึก คัดลอก หรือแบ่งปัน และลายน้ำแบบไดนามิก (Dynamic Watermark) เพื่อแสดงลายน้ำที่แสดงว่าใครกำลังดูอยู่และเมื่อใด นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของคุณสมบัติที่เราพัฒนาขึ้นเพื่อให้มั่นใจถึงความปลอดภัยด้วยบทบาทและความสามารถที่ควบคุมฟังก์ชันใดที่พร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้และกลุ่ม

ทรงพลัง รวดเร็ว และเสถียรกว่าที่เคยมีมา ระบบจัดการเอกสาร Alfresco 7.3 มีความเสถียรและประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่เคยมีมา Alfresco 7.3 ประกอบด้วย Java เวอร์ชันใหม่และเซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชัน Tomcat รวมถึงเครื่องมือค้นหาใหม่ที่ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น และเร็วขึ้น

ปัญหาด้านประสิทธิภาพอาจเกิดขึ้นจากหลายๆ สาเหตุ การอัปเกรดทำให้มั่นใจได้ว่าระบบจัดการเอกสารของคุณจะมีประสิทธิภาพที่ดีกว่าเดิม Alfresco Content Services 7.3 ได้พัฒนาประสิทธิภาพให้ดีมากยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพในระยะยาว ทำให้ธุรกิจต่างๆ สามารถเผชิญกับความท้าทายในการจัดการคอนเทนต์จำนวนมหาศาลได้อย่างมั่นใจ  ดังนั้น การอัปเกรดเป็นโซลูชั่นเวอร์ชั่นใหม่ที่ทันสมัย รวมถึงการตรวจสอบสภาพแวดล้อมด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการทำงานได้ รวมถึงการปรับปรุงการแปลความหมายถอดความ (Rendition) และการทรานฟอร์มเพื่อลดจำนวนความเชื่อมโยง (Nodes) ที่จัดเก็บต่อรายการ

Alfesco เวอร์ชันใหม่จะเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจและความต้องการการจัดเก็บเอกสารของคุณ Alfresco ได้รับการออกแบบและพัฒนารองรับการขยายขนาดขั้นสูง (Scalability) ที่รองรับการจัดการเอกสารนับล้านฉบับและการขยายตัวทางธุรกิจ ที่รวมถึงฐานข้อมูล เครื่องมือค้นหา การทรานส์ฟอร์ม และการทำคลัสเตอร์สำหรับเซิร์ฟเวอร์แอปพลิเคชั่น

การจัดการเอกสารของ Alfresco สามารถทำงานได้ดีภายใต้ปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น ระบบที่ปรับขนาดได้ดีจะสามารถรักษาหรือเพิ่มระดับของประสิทธิภาพได้ แม้ว่าจะถูกทดสอบโดยคำสั่งการทำงานที่ใหญ่ขึ้น การจัดการเอกสาร Alfresco 7.3 มีความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่นสูง แต่ใช้งานง่าย ทำให้เป็นหนึ่งในระบบการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดในโลก เทคโนโลยีโอเพ่นซอร์สของ Alfresco รองรับการปรับใช้ทุกรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นในระบบคลาวด์ ภายในองค์กร หรือแบบไฮบริด พร้อมฟีเจอร์มากมายสำหรับการทำงานร่วมกันที่เหนือกว่า

Alfresco มีความสามารถรองรับ Cloud Migration ทำให้สามารถติดตั้งแอปพลิเคชันและจัดเก็บข้อมูลบน Cloud ในรูปแบบ SaaS (Software as a Service) ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลจากทุกอุปกรณ์ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ช่วยปรับปรุงการใช้งาน การผสานรวม การจัดเก็บ การอัปเดต และการรักษาความปลอดภัย ทำให้ไม่จำเป็นต้องลงทุนด้านระบบเซิร์ฟเวอร์ที่มีขั้นตอนที่ซับซ้อนยุ่งยากและมีค่าใช้จ่ายสูง ดังนั้นระบบ Cloud จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะสามารถเปิด/ปิดและเช่าขนาดพื้นที่เท่าที่ต้องการใช้งาน ขยายขนาดได้อย่างไร้ขีดจำกัด รวมถึงยังมีความปลอดภัยมากกว่าระบบ On-premise Data Center เนื่องจากมีการอัพเดตเทคโนโลยีด้านความปลอดภัยอยู่ตลอดเวลา

Alfresco 7.3 จัดเก็บคอนเทนต์ได้อย่างไร้ขีดจำกัดด้วย Amazon S3 (Amazon Simple Storage Service) Plugin ที่สามารถเชื่อมต่อกับ Alfresco ได้อย่างไร้รอยต่อ เป็นที่ทราบกันดีกว่า AWS Simple Cloud Storage มีความปลอดภัยสูงและผ่านมาตรฐานข้อกำหนด ได้รับความไว้วางใจจากองค์กรต่างๆ เช่น Netflix, Airbnb, หรือกระทรวงกลาโหมของสหรัฐอเมริกา นอกจากนี้ AWS Simple Cloud Storage ยังสามารถขยายขนาดพื้นที่จัดเก็บได้ตามความต้องการอย่างยืดหยุ่นและไม่จำกัด

ไม่ว่าข้อมูลจะถูกเก็บไว้มากน้อยเพียงใด Alfresco 7.3 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเนื้อหาที่จัดเก็บไว้ในเครื่องได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และง่ายดายด้วยความสามารถของ Query Accelerator ที่ได้รับการปรับปรุงสำหรับการจัดเก็บข้อมูลจำนวนมาก

Alfresco 7.3 ช่วยให้องค์กรปรับใช้ ใช้งาน และปรับขนาดการค้นหาแบบกำหนดเองของ Skytizens เพื่อค้นหาข้อมูลในระบบได้อย่างง่ายดายจาก metadata ที่ได้กำหนดไว้ (เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ ผลรวม และวันที่ใบแจ้งหนี้) พารามิเตอร์การค้นหายังสามารถบันทึกและแชร์ได้

Alfresco รองรับการเชื่อมต่อระบบทั้งภายในและภายนอกองค์กรด้วย RestAPI Webservice ที่ Skytizens ได้พัฒนาให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างปลอดภัย

Skytizens พัฒนา API ใหม่ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น เร็วขึ้น และเสถียรมากขึ้น API ใหม่ของเราสนับสนุนการเชื่อมต่อในระดับระดับองค์กร ทำให้สามารถอัปโหลด ดาวน์โหลด สร้าง อัปเดต ลบ หรือค้นหาเอกสารผ่าน API ได้อย่างราบรื่น รวมทั้งเชื่อมรวมกับแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ของบุคคลที่สามเพื่อให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพและราบรื่นยิ่งขึ้น โดยเฉพาะในการแบ่งปันข้อมูลภายในองค์กร เพื่อให้ทุกอย่างสะดวกขึ้นและเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ

Alfresco Collaboration Connector ใหม่สำหรับ Microsoft 365, Google Workspace (Google Docs, Sheet, Slide) และ Collabora Office ช่วยให้สามารถจัดการและแก้ไขเอกสาร ที่จัดเก็บอยู่ในระบบ Alfresco และการทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและเรียลไทม์โดยใช้เว็บแอปพลิเคชัน Office, Google Workspace และ Collabora Office ที่สามารถเขียนเอกสารร่วมกัน รวมถึงการแชร์เอกสารกับเพื่อนร่วมงาน

เนื่องจากข้อกำหนดและระเบียบที่เกี่ยวข้องมีความเข้มงวดมากยิ่งขึ้นในการปกป้องข้อมูลโดยเฉพาะข้อมูลที่ความละเอียดอ่อนรวมถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัย ฟังก์ชันการทำงาน และการจัดการความเสี่ยง Alfresco เวอร์ชั่นใหม่ได้รับการอัปเดตให้สามารถจัดเก็บข้อมูลได้ตามกฎหมาย ข้อกำหนด และระเบียบของทางราชการ  เช่น พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนนบุคคล พ.ศ. 2562 เป็นต้น นอกจากนี้ เวอร์ชันใหม่ของ Java และแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ Tomcat ยังปรับปรุงความปลอดภัยในการจัดการและจัดเก็บข้อมูลในระบบการจัดการเอกสารของ Alfresco ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติตามข้อกำหนด สิ่งเหล่านี้ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลทั้งหมดในระบบจะได้รับการเก็บรักษาและเป็นไปตามข้อกำหนด

เบากว่า เร็วกว่า ลื่นกว่า  Alfresco 7.3 รองรับ Window Server เวอร์ชั่นใหม่ และยังรองรับ Ubuntu 20.04 LTS 64-bit พร้อมการปรับปรุงประสิทธิภาพและความปลอดภัย Ubuntu เวอร์ชันใหม่จะขยายการสนับสนุนด้านเทคนิคจนถึงปี 2030 เซิร์ฟเวอร์ windows และ Ubuntu มีการป้องกันที่แข็งแกร่ง ลดความเสี่ยงของ Adware, Malware และ Trojan ที่อัปเดตเพื่อความปลอดภัยอยู่เสมอ

การอัปเกรดเวอร์ชั่นใหม่จะมาพร้อมกับความสามารถและประโยชน์ที่เพิ่มขึ้น แต่การไม่อัปเกรดก็มีความเสี่ยงและอาจมีปัญหาเกี่ยวข้องกับการรักษาระบบที่ไม่รองรับความต้องการทางธุรกิจในปัจจุบันและอนาคตของคุณ

• การสนับสนุนอาจสิ้นสุด
• ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
• ขาดความสามารถในการปรับขนาดและสูญเสียประสิทธิภาพการดำเนินการ
• ไม่สอดคล้องกับการปฏิบัติตามระเบียบและข้อกำหนด

ต้องการความช่วยเหลือในการอัปเกรด Alfresco ให้เป็นเวอร์ชั่นล่าสุดหรือไม่ Skytizens พร้อมให้ความช่วยเหลือ

เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการอัปเกรดระบบ Alfresco ของคุณจะราบรื่นที่สุด โปรดติดต่อ Skytizens เพราะเราเข้าใจทุกมิติในธุรกิจของคุณ ผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมแนะนำคุณตลอดกระบวนการอัปเกรดเพื่อให้กระบวนการเปลี่ยนผ่านราบรื่นไร้รอยต่อที่สุด