โซลูชันดิจิทัลเพื่อการบริหารเอกสาร ISO และควบคุมเอกสารอย่างครบวงจร

ในองค์กรที่ดำเนินงานภายใต้มาตรฐาน ISO การบริหารเอกสารถือเป็นหัวใจสำคัญของระบบคุณภาพ การกำกับดูแล และการเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจประเมิน เอกสารที่มีหลายเวอร์ชัน การอนุมัติที่กระจัดกระจาย หรือการจัดเก็บข้อมูลหลายแหล่ง ล้วนเป็นปัจจัยที่ก่อให้เกิดความผิดพลาด ความล่าช้า และความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามมาตรฐาน

ISO DAR (ISO Document Action Request) คือแพลตฟอร์มดิจิทัลที่พัฒนาขึ้นเพื่อบริหารจัดการวงจรชีวิตของเอกสาร ISO และ Controlled Documents อย่างครบวงจร ตั้งแต่การร้องขอ การจัดทำ การตรวจสอบ การอนุมัติ การขึ้นทะเบียน การแก้ไข การแจกจ่าย การพิมพ์ การคืนและเปลี่ยนเอกสารฉบับพิมพ์ การยกเลิกเอกสาร ไปจนถึงการจัดเก็บประวัติและหลักฐานการอนุมัติทั้งหมดไว้ในระบบเดียว

ด้วย Workflow อัตโนมัติ การควบคุม Version และ Revision การจัดการสิทธิ์การเข้าถึง การควบคุมเอกสารฉบับพิมพ์ และการบันทึก Audit Trail อย่างครบถ้วน ISO DAR ช่วยให้องค์กรบริหารเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และพร้อมรองรับการตรวจประเมินตามมาตรฐาน ISO ทุกประเภท

ISO DAR (ISO Document Action Request) คือระบบบริหารจัดการเอกสาร ISO และเอกสารควบคุมขององค์กร ที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการบริหารเอกสารตั้งแต่ต้นจนจบภายใต้กระบวนการที่เป็นมาตรฐาน

ระบบช่วยให้การสร้างเอกสารใหม่ การแก้ไข Revision การยกเลิกเอกสาร การแจกจ่าย การควบคุมสำเนา การควบคุมเอกสารฉบับพิมพ์ และการจัดเก็บเอกสารทั้งหมด ดำเนินการผ่านแพลตฟอร์มเดียว ลดการใช้กระดาษ อีเมล และไฟล์ที่กระจัดกระจาย พร้อมช่วยให้ทุกคนเข้าถึงเฉพาะเอกสารที่ได้รับการอนุมัติล่าสุด

ISO DAR Application รองรับกระบวนการบริหารเอกสาร ISO อย่างครบวงจร โดยมีความสามารถสำคัญดังนี้

1. บริหารวงจรชีวิตเอกสารแบบ End-to-End

รองรับทุกขั้นตอนของ Document Lifecycle ได้แก่

• New Document Request
• Edit Document Request
• Document Review
• Approval Workflow
• Document Registration
• Document Numbering
• Revision Management
• Distribution
• Controlled Printing
• Printed Copy Return & Replacement
• Document Withdrawal
• Audit History

2. รองรับ Workflow เอกสารครบทุกประเภท

ระบบรองรับ Workflow มาตรฐาน ได้แก่

• New Document Request (NDR)
• Edit Document Request (EDR)
• Cancel Document Request (CDR)
• Change Distribution List (CDL)
• Print Document Request (PDR)
• Broad Distribution Request (BDR)
• New Document Request with Printing (NDRP)
• Edit Document Request with Printing (EDRP)

ทุก Workflow สามารถกำหนดขั้นตอนการอนุมัติให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กรและนโยบาย ISO ได้อย่างยืดหยุ่น

3. Digital Workflow และ Online Approval

ผู้ใช้งานสามารถสร้างคำขอ ตรวจสอบ อนุมัติ ปฏิเสธ หรือส่งกลับเพื่อแก้ไขผ่านระบบออนไลน์

ทุกกิจกรรมถูกบันทึกพร้อมผู้ดำเนินการ เวลา ความคิดเห็น และสถานะ เพื่อรองรับการตรวจสอบย้อนหลัง

4. Version และ Revision Control

ระบบจัดการ Version และ Revision อัตโนมัติ

ทุก Revision จะถูกจัดเก็บเป็นประวัติ พร้อมกำหนด Revision ล่าสุดเป็นเอกสารที่ใช้งานจริง ช่วยลดความเสี่ยงจากการใช้งานเอกสารล้าสมัย

5. Centralized Document Repository

เอกสารที่ผ่านการอนุมัติจะถูกจัดเก็บไว้ในคลังเอกสารกลาง รองรับ

• Metadata
• Search
• Category
• Permission
• Document Library

ช่วยให้ค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว ลดไฟล์ซ้ำซ้อน และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารข้อมูล

6. ควบคุมการแจกจ่ายและเอกสารฉบับพิมพ์

ISO DAR รองรับการบริหารทั้ง Electronic Document และ Physical Controlled Copy สามารถ

• จัดการ Distribution List
• ติดตามผู้รับเอกสาร
• จัดการ Controlled Copy
• จัดการ Uncontrolled Copy
• บริหาร Print Register
• ติดตามการคืนเอกสาร
• เปลี่ยนเอกสารเมื่อมี Revision ใหม่

ทำให้ DCC สามารถควบคุมเอกสารฉบับพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

7. Automatic Document Generation

ระบบสามารถสร้าง โดยอัตโนมัติ ช่วยลดงาน Manual และสร้างมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร

• Cover Page
• Header
• Footer
• History of Changes
• Distribution List
• Document Number
• Revision Number
• Document Stamp

8. Dashboard และรายงาน

ระบบมี Dashboard สำหรับ

• Pending Tasks
• Active Requests
• Registered Documents
• ISO Report
• All ISO Documents
• All Prints
• Document Register
• Revision Report
• Distribution Report

พร้อม Audit Trail ครบทุกกิจกรรม

หลายองค์กรยังใช้กระดาษ Shared Drive หรือ Email ในการควบคุมเอกสาร ทำให้เกิดปัญหา Version ไม่ตรงกัน การค้นหาเอกสารยาก และการติดตามการอนุมัติไม่มีประสิทธิภาพ

ISO DAR ของเราช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้อย่างครบวงจร

1. ควบคุมเอกสารตามมาตรฐาน ISO
   ทุกเอกสารผ่าน Workflow การอนุมัติ การขึ้นทะเบียน และ Version Control อย่างเป็นระบบ

2. ลดงานเอกสารและงาน Manual
   เปลี่ยนทุกกระบวนการเป็น Digital Workflow ลดการใช้กระดาษและลดขั้นตอนการประสานงาน

3. เพิ่มความรวดเร็วในการอนุมัติ
   Workflow อัตโนมัติช่วยส่งงานไปยังผู้รับผิดชอบ พร้อมติดตามสถานะแบบ Real-time

4. ควบคุมเอกสารฉบับพิมพ์ได้อย่างครบถ้วน
   รองรับการบริหาร Printed Controlled Copy การคืน การเปลี่ยน และการติดตามผู้ถือครองเอกสาร

5. พร้อมรองรับการตรวจประเมิน
   ทุกกิจกรรมถูกจัดเก็บเป็น Audit Trail พร้อมหลักฐานการอนุมัติ ประวัติการเปลี่ยนแปลง และประวัติการแจกจ่าย

การนำ ISO DAR Application มาใช้งานจะช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์ในหลายด้าน ดังนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารเอกสาร
   ค้นหา จัดเก็บ และติดตามเอกสารได้รวดเร็วผ่านระบบกลาง

2. ลดความเสี่ยงจากการใช้เอกสารผิด Revision
   Version และ Revision ถูกควบคุมอัตโนมัติ ทำให้ทุกคนใช้งานเอกสารล่าสุดเสมอ

3. เพิ่มความพร้อมในการ Audit
   หลักฐานการอนุมัติ ประวัติการเปลี่ยนแปลง และ Audit Trail ถูกจัดเก็บครบถ้วน

4. ยกระดับมาตรฐานการทำงาน
   ทุกหน่วยงานดำเนินงานภายใต้ Workflow เดียวกัน พร้อมรองรับการกำกับดูแลตามมาตรฐาน ISO

5. สนับสนุน Digital Transformation
   ลดงานเอกสาร ลดขั้นตอนที่ซ้ำซ้อน เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน และสามารถปรับแต่งระบบให้เหมาะกับกระบวนการของแต่ละองค์กรได้

ISO DAR ไม่ใช่เพียงระบบจัดเก็บเอกสาร แต่เป็นแพลตฟอร์มสำหรับบริหารวงจรชีวิตของเอกสาร ISO และ Controlled Documents อย่างครบวงจร ตั้งแต่การสร้าง การอนุมัติ การขึ้นทะเบียน การแก้ไข การควบคุมเวอร์ชัน การแจกจ่าย การควบคุมเอกสารฉบับพิมพ์ ไปจนถึงการจัดเก็บหลักฐานเพื่อรองรับการตรวจประเมิน

หากองค์กรของคุณต้องการยกระดับการบริหารเอกสาร ISO ให้เป็นดิจิทัล ลดความเสี่ยงจากการใช้เอกสารผิดเวอร์ชัน และเพิ่มความพร้อมในการตรวจประเมิน ISO DAR คือโซลูชันที่ช่วยให้องค์กรบริหารเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โปร่งใส และสอดคล้องกับมาตรฐาน ISO อย่างแท้จริง.