คลังความรู้ Alfresco

ระบบจัดการเอกสาร Alfresco, ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, รองรับการทำงานร่วมกับ, ระบบการจัดการเอกสาร

ทำไมระบบการจัดการเอกสาร (DMS) จึงสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

ทำไมระบบการจัดการเอกสาร (DMS) จึงสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

ทุกวันนี้ ไม่ว่าคุณจะประกอบธุรกิจอะไร ในการทำงานแต่ละขั้นตอนต่างก็ต้องอาศัยเอกสาร เนื้อหา และข้อมูลในรูปสิ่งพิมพ์อื่น ๆ จำนวนมาก ซึ่งต่างก็ต้องได้รับการแยกประเภท รวบรวม และจัดการอย่างเหมาะสม ระบบจัดการเอกสาร (DMS) จึงถือเป็นโปรแกรมสำคัญที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณ DMS ประกอบไปด้วยอุปกรณ์และเทคโนโลยีต่าง ๆ รวมไปถึงแอพพลิเคชั่นที่จะช่วยบันทึกและสืบค้นเอกสารและข้อมูลที่ได้รับการปรับแต่งแก้ไขในแต่ละครั้งอย่างง่ายดายแม้เป็นการปรับแต่งแก้ไขโดยพนักงานหลายคนก็ตาม และด้วย DMS คุณยังสามารถเข้าถึงไฟล์ข้อมูลของบริษัทได้รวดเร็วทันใจผ่านอินทราเน็ท อินเทอร์เน็ต และเครือข่ายอื่น ๆ ด้วยระบบ DMS คุณภาพสูง การหมุนเวียนเอกสารไปยังทุกระดับพนักงานในองค์กรของคุณจะทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แน่ใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะดำเนินไปอย่างต่อเนื่องราบรื่น เพราะเอกสารสำคัญของคุณจะถูกรวบรวมสำรองไว้เพื่อป้องกันการสูญหายจากข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้

อะไรคือ ECM

ECM หรือ ระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร พูดง่าย ๆ ก็คือการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารขององค์กรนั่นเอง แรกเริ่มนั้น ECM ถูกคิดค้นเพื่อจัดการกับ “อายุการใช้งาน” ของข้อมูลในองค์กร โดยเริ่มต้นจากการสร้างสรรค์ข้อมูล การใช้สอย ไปจนกระทั่งการกำจัดข้อมูลนั้น ๆ คุณสามารถใช้งานแอพพลิเคชั่น ECM ได้สามวิธีด้วยกัน วิธีแรกโดยผ่านซอฟท์แวร์ On-Premise ที่ได้รับการติดตั้งบนเครือข่ายขององค์กร สองคือใช้งานผ่าน Saas (Software as service) ซึ่งข้อมูลออนไลน์จะถูกเก็บบันทึกไว้ในระบบของผู้ผลิตซอฟท์แวร์ และวิธีสุดท้ายคือใช้งานโดยผ่าน Hybrid Solutions ซึ่งเป็นการผสมผสานระหว่าง On-Premise กับ Saas ด้วยแอพพลิเคชั่น ECM คุณจะสามารถบริหารจัดการธุรกิจที่ได้รับการรับรองระบบคุณภาพมาตรฐาน ISO 9000 ของคุณอย่างสะดวกสบายมากขึ้น ด้วยระบบการจัดเก็บและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การจัดการประวัติการแก้ไขปรับปรุงไฟล์งาน Process Routing และ Retention ที่ใช้งานได้อย่างง่ายดาย ECM ช่วยให้คุณบริการจัดการธุรกิจด้วยประสิทธิภาพและการควบคุมที่เหนือกว่า ทั้งยังลดต้นทุนโดยรวมของการบริหารจัดการข้อมูลในองค์กรอีกด้วย

ประโยชน์ของ ECM ต่อธุรกิจของคุณ

ประโยชน์มากมายที่คุณจะได้รับจากการเลือกลงทุนกับระบบ DMS:

  • หมดปัญหาเรื่องสิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ข้อมูล ไม่ต้องหาที่เก็บกระดาษเอกสารมากมายอีกต่อไป
  • แน่ใจได้ว่าคุณจะเข้าถึงและเรียกใช้ไฟล์ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในแฟ้มงานได้ทุกที่ทุกเวลาตามต้องการ
  • เรียกใช้และค้นหาข้อมูลอย่างรวดเร็วด้วยการสแกนแล้วจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร ไฟล์ภาพ หรือข้อมูลอื่น ๆ
  • เอกสารจะถูกจำแนกประเภทและจัดเรียงตามหมวดหมู่ ซึ่งทำให้สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลด้วย DMS ได้หลากหลายแบบ และด้วย Full Text Query Search คุณจะประหยัดเวลาในการสืบค้นข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงเวอร์ชั่นที่ได้รับการแก้ไขปรับปรุงล่าสุดด้วย
  • คุณสามารถสั่งพิมพ์ไฟล์ข้อมูลจากคอมพิวเตอร์และพริ้นเตอร์เครื่องใดก็ได้ พนักงานสามารถประสานงานโปรเจ็คต์และงานที่ได้รับมอบหมาย รวมไปถึงตรวจทานเอกสารร่วมกันได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้การแชร์ข้อมูลภายในองค์กรของคุณดำเนินไปอย่างไร้รอยต่อ
  • ระบบ DMS แบบครบวงจรลดการจัดเก็บเอกสารแบบสิ่งพิมพ์ ช่วยเพิ่มพื้นที่การทำงานให้กับพนักงานและองค์กรของคุณ
  • ป้องกันปัญหาไฟล์ข้อมูลเสียหายจากเหตุไฟไหม้ น้ำท่วม โจรกรรม และภัยธรรมชาติอื่น ๆ ด้วยการสำรองข้อมูลไว้ที่อื่น (Off-Site Storage)

ECM ดีอย่างไร

  • เริ่มด้วย “การประสานงาน (Collaboration)” เสริมด้วย “การบริหารจัดการเอกสาร (Manage Documents)”

การประสานงาน (Collaboration)จะนำไปสู่ความสำเร็จ การประสานงานออนไลน์ช่วยให้คนในทีมทำงานร่วมกันได้แม้อยู่กันคนละประเทศและมีโซนเวลาหรือตารางการทำงานที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ ฐานข้อมูลและกระบวนการประมวลผลของ DCM ยังถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้พร้อมกันหลาย ๆ คนอีกด้วย

ระหว่างการใช้งานเอกสารนั้น ๆ อีเมลแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังพนักงานแต่ละคนที่เกี่ยวข้องรวมถึงผู้สร้างเอกสารชุดนั้นโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ระบบบริหารจัดการสามารถติดตามสถานะของเอกสารระหว่างการประสานงานและขั้นตอนการอนุมัติได้ นอกจากนี้ ผู้ใช้เอกสารทุกคนยังจะได้รับการแจ้งเตือนประจำวันหากมีงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นอีกด้วย

ด้วยการแจ้งเตือนอัตโนมัติและระบบการติดตามการเปลี่ยนแปลงของเอกสาร คุณจะไม่ต้องเสียเวลาไปกับการหมุนเวียนเอกสารระหว่างการประสานงานและรอการอนุมัติอีกต่อไป และด้วยระบบที่รวบรวมข้อมูลจากแอพพลิเคชั่นทั้งหมดเข้าไว้ด้วยกันจึงสามารถประมวลผลข้อมูลร่วมกันได้

  • OCR (ระบบจดจำตัวอักษร) ทั้งภาษาไทยและภาษาอื่น ๆ

OCR นิยมใช้กันมากในการแปลงไฟล์เอกสารชนิดต่าง ๆ เช่น ไฟล์ข้อมูลที่สแกนจากกระดาษ ไฟล์ PDF หรือไฟล์ภาพที่ถ่ายโดยกล้องดิจิตอล ไปเป็นข้อมูลที่สามารถแก้ไขปรับปรุงและสืนค้นได้ ในบางหน่วยงาน (เช่น ห้องสมุด หรือออฟฟิศ) บ่อยครั้งที่หนังสือเป็นพันเล่มและเอกสารจำนวนมากจะถูกสแกนเพื่อการสำรองข้อมูลและเป็นการสร้างฐานข้อมูล เครื่องสแกนเนอร์ทำหน้าที่เหมือนการถ่ายภาพข้อมูลต้นฉบับจากแผ่นกระดาษเหล่านั้น ซึ่งจะกลายมาเป็นเอกสารแบบรูปภาพหรือไฟล์ PDF นั่นเอง ปัญหาใหญ่ของการประมวลผลและจัดเก็บข้อมูลที่ถูกสแกนเป็นจำนวนมากก็คือเราไม่สามารถสืบค้นวลีหรือชื่อแบบเฉพาะเจาะจงที่อยู่ในไฟล์เหล่านั้นได้ ทั้งยังไม่สามารถเน้น คัดลอก หรือแก้ไขปรับปรุงข้อความได้ เพราะเอกสารเป็นไฟล์รูปขนาดใหญ่เท่านั้น ไม่ได้ประกอบกันขึ้นด้วยตัวอักษรแต่ละตัว

  • ระบบอนุมัติอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Approval), การกระจายข้อมูล (Distribution), การตรวจทาน (Revision), การลบข้อมูล (Removal) และ การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Secure electronic document signature)

คุณสามารถอนุมัติเอกสารแบบ E-Approval ได้โดยผ่านซอฟท์แวร์ควบคุมจัดการเอกสาร เอกสารที่รอการอนุมัติจะถูกส่งไปในรูปแบบที่ตั้งค่าและอนุมัติไว้แล้ว ผู้อนุมัติจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติว่ามีเอกสารที่รอการตรวจสอบและอนุมัติ พนักงานที่เกี่ยวข้องก็จะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเรื่องเอกสารดังกล่าวเช่นกัน เพื่อให้แน่ใจว่าการหมุนเวียนเอกสารจะเป็นไปอย่างราบรื่น คุณสามารถกำหนดกฎเกณฑ์เพิ่มเติมให้เอกสารถูกส่งต่อไปยังพนักงานอีกคนได้หลังจากช่วงเวลาที่กำหนดไว้หมดลง อะไรคือลายเซ็นดิจิตอล (Digital Signature) ลายเซ็นดิจิตอลเป็นวิธีการลงลายมือชื่อในไฟล์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างสะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลา และปลอดภัย

  • การกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้ (Control of User Rights)

เพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคน คุณสามารถใช้ระบบกำหนดสิทธิได้ โดยให้ผู้ใช้ทั่วไปเข้าถึงได้เฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสายงานของตนเองเท่านั้น ในขณะที่ผู้ใช้ขั้นสูงจะได้รับสิทธิ์ตามสมควรให้สามารถสร้างเอกสารใหม่ ๆ และตรวจทานขณะที่เป็นแบบร่างเท่านั้น หลังจากมีการเปลี่ยงแปลงเกิดขึ้น เอกสารเวอร์ชั่นใหม่จะถูกส่งไปรอการอนุมัติต่อไป คุณสามารถใช้ระบบบริหารจัดการเอกสารแบบฝ่ายบุคคลในขั้นตอนการตรวจสอบและเผยแพร่เอกสารได้ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเป็นไปแบบบูรณาการ หลังจากอนุมัติเสร็จสิ้น เอกสารจะถูกส่งไปยังส่วนเผยแพร่ซึ่งผู้ใช้ทั่วไปจะสามารถเข้าถึงและทำการอัพเดทได้ เอกสารเวอร์ชั่นเก่าจะถูกจัดเก็บอัตโนมัติเพื่อการบันทึกประวัติการใช้งาน

  • แจ้งเตือนอัตโนมัติ

ผู้ตรวจสอบและผู้อนุมัติเอกสารจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนอัตโนมัติผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ก่อนและหลังการเผยแพร่เอกสาร ผู้ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารที่ถูกเปลี่ยนแปลงนั้นก็จะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเช่นกัน นอกจากนั้นขั้นตอนการอนุมัติจะถูกบันทึกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งจะรวบรวมการแจ้งเตือนเพิ่มเติม ข้อมูลของแต่ละผู้ใช้ และวันที่กับเวลาเข้าไว้ด้วยกัน

  • การจัดเก็บข้อมูลอย่างปลอดภัย (Secure Storage) และ SQL (การเข้ารหัสข้อมูล หรือ Data Encriptions) และ การควบคุมการเข้าถึงข้อมูล (Controlled Access)

คู่มือคุณภาพ (Quality Manual)โปรแกรมย่อย (Procedures) การวาดเส้น (Drawing) คำสั่ง (Work Instructions) รูปแบบการทำงาน (Forms) และบันทึกการทำงาน (Records) จะถูกจัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยในซอฟท์แวร์บริหารจัดการเอกสาร โปรแกรมซอฟท์แวร์บริหารจัดการเอกสารจะรวบรวมจัดเก็บไฟล์ข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในฐานข้อมูลที่มีการจำกัดสิทธิการเข้าถึง ผู้ดูแลระบบสามารถควบคุมและเลือกวิธีแสดงข้อมูลได้ตามต้องการ ไม่ว่าจะโดยชนิดของไฟล์ โปรแกรมแสดงผล ระดับการอนุญาต และระดับความปลอดภัย

  • การจำกัดสิทธิการเข้าถึงเว็บไซต์

ผู้ใช้จะถูกกำหนดขอบเขตการเข้าถึงระบบการบริหารจัดการเอกสารออนไลน์โดยสามารถสืบค้นและเรียกดูเอกสารได้ ด้วยระบบการบริหารจัดการเอกสาร ผู้ใช้ทั่วโลกสามารถประสานงานกันและร่วมอนุมัติเอกสารได้ ซึ่งเอื้อให้พนักงานนอกสถานที่สามารถมีส่วนรวมและช่วยให้กระบวนการบริหารจัดการและควบคุมการเปลี่ยนแปลงเอกสารเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

Posted in: News, ระบบการจัดการเอกสาร

Leave a Comment (0) ↓