คลังความรู้ Alfresco

ระบบจัดการเอกสาร Alfresco, ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, รองรับการทำงานร่วมกับ, ระบบการจัดการเอกสาร

รวมผลกระทบทางเศรษฐกิจของ Alfresco – Total Economic Impact of Alfresco

รวมผลกระทบทางเศรษฐกิจของ Alfresco – Total Economic Impact of Alfresco

ธันวาคม พ.ศ. 2554 จากผลวิจัย Alfresco ของ Forrester
พบว่าองค์กรสามารถคืนทุนได้ภายใน 10 เดือน

บทนำ

เร็ว ๆ นี้ บริษัทผู้ให้บริการวิเคราะห์วิจัยชั้นนำอย่าง Forrester Consulting เพิ่งจะได้รับการว่าจ้างให้ทำการวิจัยเรื่องรวมผลกระทบทางเศรษฐกิจและการคำนวณค่าตอบแทนของการลงทุน (ROI) ที่องค์กรสามารถรับรู้ได้โดยการพัฒนาติดตั้งโซลูชั่นการจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร (ECM)

เอกสารฉบับนี้ได้สรุปการค้นพบหลัก ๆ ที่สำคัญในรายงาน 26 หน้าของ Forrester ที่ชื่อว่า รวมผลกระทบทางเศรษฐกิจของโซลูชั่นการจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กรของ Alfresco รวมถึงสิทธิประโยชน์และค่าใช้จ่ายหลัก ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาติดตั้งโซลูชั่น ECM ของ Alfresco คุณจะพบว่าลูกค้าของ Alfresco โดยเฉลี่ยแล้วสามารถคืนทุนได้ภายในระยะเวลาเพียง 10 เดือน และประหยัดไปได้ถึง 1.3 ล้านเหรียญภายในระยะเวลาสามปี

ประสบการณ์จริงจากบทสัมภาษณ์ผู้ใช้ Alfresco

ในการจัดทำรายงานสถานการณ์จากกรณีต่าง ๆ ของผู้ใช้บริการ Forrester จะทำการสัมภาษณ์ลูกค้า Alfresco จำนวนสี่ราย ทุกรายเป็นระดับองค์กร เป็นองค์กรระดับโลกในหลากหลายอุตสาหกรรม โดยมีพนักงานตั้งแต่ 8,000 คนไปจนถึง 40,000 คน ทุกองค์กรที่ได้รับการสัมภาษณ์มีประสบการณ์ในการใช้งานโซลูชั่น ECM มาแล้วจากผู้ให้บริการรายอื่น  ที่พบโดยทั่วไปคือองค์กรมีการใช้งานหลายโซลูชั่นพร้อมกันและจากหน่วยธุรกิจที่แตกต่างกันออกไป

ในกรณีศึกษาส่วนใหญ่ แพลตฟอร์ม Alfresco ถูกพัฒนาติดตั้งในฐานะส่วนหนึ่งของการริเริ่มใหม่ ๆ ภายในองค์กร เช่น การสร้างสรรค์แพลตฟอร์มแบ่งปันความรู้ การนำเสนอพื้นที่ใหม่สำหรับการทำงานร่วมกัน หรือการจัดตั้งคลังข้อมูลกลางสำหรับเว็บไซต์ขององค์กร องค์กรหนึ่งที่ได้รับการสัมภาษณ์ถึงกับแทนที่โซลูชั่น ECM ทั้งหมดที่ใช้งานมาอย่างยาวนานด้วยแพลตฟอร์ม Alfresco เลยทีเดียว

จุดประสงค์ทางธุรกิจโดยทั่วไปที่องค์กรเลือกใช้ Alfresco ก็เพื่อ…

  • ให้เกิดบรรยากาศการจัดการเอกสารที่ยืดหยุ่นและครอบคลุม
  • ให้ผู้ใช้จำนวนมากสามารถเข้าถึงและจัดการเอกสารได้
  • จำกัดค่าใช้จ่ายอันเกิดจากค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์และค่าซ่อมบำรุงในการดำเนินการ

แต่ละองค์กรที่ถูกสัมภาษณ์ได้ใช้งานแพลตฟอร์ม Alfresco ในขั้นตอนการผลิตมาเป็นระยะเวลากว่า 10 เดือนแล้ว (องค์กรหนึ่งใช้งานมาแล้วกว่า 4 ปีเลยทีเดียว) ผู้ให้การสัมภาษณ์แต่ละรายได้รายงานโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่ทั้งหมดในระยะเวลา 2 – 6 เดือน จำนวนผู้ใช้งานที่มีสิทธิ์เข้าถึงแพลตฟอร์ม Alfresco มีตั้งแต่ 300 ไปจนถึง 35,000 คน และมีการจัดการเอกสารด้วยแพลตฟอร์ม Alfresco มากถึง 100,000 ถึง 3.5 ล้านฉบับ

สิทธิประโยชน์สำคัญ

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดที่ Forrester ได้รับทราบจากการสัมภาษณ์ก็มีทั้งการไม่ต้องกังวลกับลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ลดค่าใช้จ่ายการซ่อมบำรุง ไม่เปลืองงบด้านทรัพยากรนักพัฒนา เลี่ยงค่าใช้จ่ายด้านไอทีจากการใช้โครงสร้างสแตกแบบ open source รวมไปถึงประสิทธิภาพการพัฒนาและบูรณาการ ส่วนสิทธิประโยชน์แต่ละประเภทนั้นติดตามได้ที่ด้านล่าง แต่ทั้งนี้ Forrester Consulting ไม่ได้รวมถึงสิทธิประโยชน์ในรูปที่ไม่ใช่เงิน (soft benefits) ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารโดยทั่วไป อย่างผลิตภาพที่เพิ่มขึ้นของพนักงานหรือกระบวนการต่าง ๆ ทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งที่มีแนวโน้มว่าจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทมากขึ้นเรื่อย ๆ ตามระยะเวลาที่ผ่านไป ยิ่งกว่าการลดค่าใช้จ่ายด้านการฝึกอบรมและด้านไอทีดังที่ปรากฏในด้านล่าง

  • หมดปัญหาเรื่องค่าลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ไม่ต้องเผื่องบไว้จ่ายลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์กับค่าซ่อมบำรุงอีกต่อไป เมื่อเลือกใช้โซลูชั่น ECM เชิงพาณิชย์ ถือเป็นหนึ่งในสิทธิประโยชน์สำคัญด้านการเงินที่คุณจะได้รับจากโซลูชั่นแบบ open-source ของ Alfresco โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์กรรมสิทธิ์เชิงพาณิชย์ต้องมีค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงทุกปี ตั้งแต่ 18% ไปจนถึง 22% จากราคาลิขสิทธิ์ ผู้ให้สัมภาษณ์สามารถประหยัดไปได้ตั้งแต่ประมาณ 800,000 เหรียญจนถึงกว่า 2 ล้านเหรียญเลยทีเดียว Forrester ประมาณการโดยละเอียดว่าจะสามารถลดค่าใช้จ่ายโดยเริ่มต้นที่ 800,000 เหรียญและลดค่าซ่อมบำรุงไปได้ 18% ในปีที่สองและปีที่สาม

“โดยทั่วไปแล้ว รูปแบบการคิดค่าลิขสิทธิ์คือจุดที่ดึงดูดให้เลือกใช้งาน เราสามารถตอบทุกโจทย์ด้านธุรกิจได้ด้วยข้อได้เปรียบเพิ่มเติมด้านการใช้งาน โดยเน้นว่าต้องใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และต้องมาในราคาที่สมเหตุสมผล จะยิ่งน่าสนใจมากถ้าคุณมีฐานคนอ่านหรือผู้ที่ใช้เป็นครั้งคราวเป็นจำนวนมาก” — วิศวกรอาวุโสของบริษัทเภสัชภัณฑ์และเคมีภัณฑ์ระดับโลก

 
  • ลดค่าใช้จ่ายด้านซ่อมบำรุงไอที โซลูชั่นแก้ปัญหาเฉพาะหน้านิยมใช้กันโดยทั่วไปในการจัดเก็บจัดการและประสานงานเอกสาร ซึ่งผลก็คือต้องเปลืองแรงเป็นสองเท่าในการควบคุม ซ่อมบำรุง กำกับดูแล และอัพเกรด ด้วยการรวบรวมโซลูชั่นการจัดการเนื้อหาต่าง ๆ ไว้เป็นหนึ่งเดียวในรูปของแพลตฟอร์ม Alfresco และกำจัดไดรฟ์จำนวนมากที่ใช้งานร่วมกันภายใน องค์กรจะพบ PV สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยงอยู่ที่ 244,000 เหรียญ รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายประจำด้านบุคลากรและซ่อมบำรุง

“Alfresco ทำให้เราสร้างสรรค์โปรเจ็คต์ได้ง่ายขึ้น ไม่ยุ่งยาก แถมยังดูแลรักษาง่ายในอนาคต” — ผู้อำนวยการด้านซอฟต์แวร์และโซลูชั่นโครงสร้างพื้นฐานของบริษัทขนาดใหญ่ด้านประกันสุขภาพ

 
  • ไม่เปลืองค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรนักพัฒนา เมื่อสามารถใช้นักพัฒนา Java ทั่วไปได้แทนที่จะต้องสิ้นเปลืองไปกับทรัพยากร ECM เฉพาะทางราคาแพง  องค์กรแบบเครือข่ายจึงสามารถลดต้นทุนได้โดยมี PV สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยงอยู่ที่ 195,000 เหรียญโดยประมาณ จากการสัมภาษณ์ องค์กรยอมรับว่าว่าจ้างนักพัฒนา Java ที่เชี่ยวชาญได้ง่ายและคุ้มราคากว่าการใช้นักพัฒนาที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านโซลูชั่น ECM เชิงพาณิชย์

“เหตุผลสำคัญที่ทำให้เราเลือกใช้ซอฟต์แวร์แบบ open source ก็เพราะทำให้นักพัฒนาของเราทำงานได้คล่องตัวขึ้น ตอนนี้พวกเขาสามารถเข้าถึงรหัสต้นฉบับได้เลย ทำให้สร้างปลั๊กอินหรืออะไรก็ได้เพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ แม้กระทั่งคืนกำไรสู่สังคม นักพัฒนาจะได้รับรู้ทุกซอกทุกมุม ไม่มีอะไรปิดบังอีกต่อไป” — วิศวกรอาวุโสและผู้จัดการด้านไอทีของผู้ให้บริการข้อมูลคุณภาพ

 
  • ลดค่าใช้จ่ายด้านไอทีจากการใช้โครงสร้างสแตกแบบ open source เมื่อสามารถใช้งานโซลูชั่น Alfresco ร่วมกับโปรแกรม open-source อื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย จึงลดภาระค่าใช้จ่ายด้านค่าลิขสิทธิ์และการซ่อมบำรุง โดยองค์กรมี PV สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยงอยู่ที่ 41,000 เหรียญโดยประมาณ

“ถ้าคุณลองพิจารณาในระดับเดียวกัน ผมคิดว่า Alfresco ใช้งานพื้นที่โครงสร้างพื้นฐานน้อยที่สุด เราใช้ Alfresco ร่วมกับเซิร์ฟเวอร์ Linux และฐานข้อมูลมาตรฐานของบริษัทได้แบบไร้รอยต่อ สำหรับเรามันไม่ใช่เรื่องการลดค่าใช้จ่ายด้านฮาร์ดแวร์แต่สำคัญที่การใช้งาน Alfresco มาพร้อมกับฟังก์ชั่นการทำงานที่ครบเครื่องในตัวเอง” — วิศวกรอาวุโสของบริษัทเภสัชภัณฑ์และเคมีภัณฑ์ระดับโลก

 
  • ประสิทธิภาพในการใช้งานแบบบูรณาการและการพัฒนา จากการสัมภาษณ์ พบว่าในองค์กรที่เคยใช้งาน Alfresco ร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ สำหรับองค์กร ผลิตภาพของบุคลากรด้านไอทีจะเพิ่มสูงขึ้น หลัก ๆ คือจากการที่สามารถเข้าถึงรหัสต้นฉบับได้ การใช้ภาษาที่โปรแกรมเมอร์ทั่วไปคุ้นเคย และการสนับสนุนจากชุมชน open source องค์กรหนึ่งประมาณการว่าช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้ราว 150,000 เหรียญต่อการทำงานร่วมกันในหนึ่งโปรเจ็คต์ องค์กรแบบเครือข่ายไม่ต้องเสียเวลาปรับแต่งให้ Alfresco สามารถใช้งานร่วมกันระบบ CRM ของบริษัทได้ โดยจะมี PV สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยงอยู่ที่ 45,000 เหรียญทีเดียว

“เราพัฒนาปลั๊กอินไปแล้ว และกำลังพิจารณาร่วมกับ Alfresco ในการคืนกำไรสู่สังคม เพราะเป็นเรื่องดีทีเดียวหากองค์กรอื่น ๆ จะสามารถยกระดับไปพร้อม ๆ กัน ที่เราอยากแบ่งปันไม่ใช่แค่เพียงเพราะเป็น open source แต่เพราะเราคาดหวังให้มีผู้สนับสนุนมาสนใจและนำไปพัฒนาต่อไป” — วิศวกรอาวุโสและผู้จัดการด้านไอทีของผู้ให้บริการข้อมูลคุณภาพ

 

ตารางที่ 6 – ค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ยังไม่ปรับค่าความเสี่ยง)

alfresco+total+economic+impact+of+alfresco

ค่าใช้จ่าย

เพื่อรับสิทธิประโยชน์ข้างต้น องค์กรแบบเครือข่ายได้ลงทุนราว 862,000 เหรียญในระยะเวลาสามปี โดยมีค่าใช้จ่ายดังนี้

  • ค่าสมัครสมาชิก Alfresco องค์กรแบบเครือข่ายเลือกสมัครรับบริการ Alfresco สำหรับองค์กรธุรกิจที่พร้อมใช้งาน 24 ชั่วโมง โดยมี PV สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยงอยู่ที่ประมาณ 251,000 เหรียญ
  • ค่าใช้จ่ายด้านการบูรณาการ ค่าแรงในและนอกองค์กรในการออกแบบ วางแผน และบูรณาการแพลตฟอร์มซึ่งรวมถึงการนำเอกสารที่มีอยู่เข้าระบบ และการบริหารจัดการโครงการ ซึ่งโดยรวมมี PV สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยงอยู่ที่ประมาณ 315,000 เหรียญ
  • ค่าฮาร์ดแวร์ องค์กรแบบเครือข่ายต้องลงทุนไปกับเซิร์ฟเวอร์ Linux 15 เซิร์ฟเวอร์ ค่าฮาร์ดแวร์จะมี PV สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยงอยู่ที่ประมาณ 76,000 เหรียญ
  • ค่าฝึกอบรม ค่าใช้จ่ายในการอบรมประกอบด้วยคอร์สฝึกอบรมผู้ใช้และนักพัฒนาเป็นเวลาสามวัน สำหรับการฝึกอบรมผู้ใช้ คาดว่า 80% ของพนักงาน 10,000 คนจะใช้เวลาในการสัมมนาออนไลน์ไม่เกิน 30 นาทีเพื่อศึกษาแพลตฟอร์มใหม่ในการแบ่งปันความรู้และความสามารถในการประสานงาน ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมมี PV สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยงอยู่ที่ประมาณ 220,000 เหรียญ

ตารางที่ 6 – ค่าใช้จ่ายทั้งหมด (ยังไม่ปรับค่าความเสี่ยง)

alfresco+total+economic+impact+of+alfresco+forrester

สรุปโดยรวม

อ้างอิงจากผลการวิเคราะห์วิจัยของ Forrester องค์กรแบบเครือข่ายจะมี ROI หลังปรับค่าความเสี่ยง ค่าใช้จ่าย และสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ดังที่ปรากฏอยู่ในตารางด้านล่าง โดยสรุป เมื่อคุณเลือกใช้ ECM ของ Alfresco ระยะเวลาคืนทุนโดยเฉลี่ยจะอยู่ที่ 10 เดือน ซึ่งจะประหยัดค่าใช้จ่ายไปได้กว่า 1.3 ล้านเหรียญภายในสามปี

ตารางที่ 1 – ROI1 สามปีหลังปรับค่าความเสี่ยง ขององค์กรแบบเครือข่าย

alfresco+thailand+total+economic+impact+of+alfresco+forrester

 
 

ข้อมูลเกี่ยวกับ Alfresco

โซลูชั่น ECM ของ Alfresco เป็น ECM ทางเลือกใหม่ชั้นแนวหน้าแบบ open source ที่ให้องค์กรของคุณสามารถจับภาพ สืบค้น และใช้งานเอกสารร่วมกัน พร้อมบริการคลังข้อมูลเต็มรูปแบบและระบบการจัดการวงจรชีวิตของเอกสารที่รวมไว้ในคลังข้อมูลเดียวอย่างสมบูรณ์ แพลตฟอร์มเนื้อหาของ Alfresco มีโครงสร้างที่ยืดหยุ่นและมีมาตรฐานแบบเปิด โดยมุ่งให้บริการการจัดการเอกสาร เนื้อหาเว็บไซต์ บันทึก และการประสานงานแก่องค์กรทั่วโลก
คลิกดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ www.skytizens.com

Posted in: News, ระบบการจัดการเอกสาร

Leave a Comment (0) ↓