คลังความรู้ Alfresco

ระบบจัดการเอกสาร Alfresco, ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, รองรับการทำงานร่วมกับ, ระบบการจัดการเอกสาร

Document Management คืออะไร

Document Management คืออะไร

ซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสาร (Document Management Software) ช่วยคุณสะสางเอกสารที่สะสมทับถมอยู่เป็นประจำ ไม่ว่าคุณจะประกอบกิจการอะไร ปัญหาเรื่องเอกสารจำนวนมากก็มักตามมากวนใจอยู่เสมอ เมื่อมีทั้งจดหมายโต้ตอบกับลูกค้า ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ พิมพ์เขียว แผนภูมิกระบวนการผลิต ผังองค์กร ภาพถ่าย เอกสารระบุคุณลักษณะผลิตภัณฑ์ แผนการผลิต เอกสารทางบัญชี งบประมาณ รวมไปถึงเอกสารอื่น ๆ อีกมากมาย จึงทำให้ยากต่อการบริหารจัดการ

สารพันปัญหากับการบริหารจัดการเอกสาร

  • จัดเก็บ (Storage): จะประหยัดพื้นที่ ค่าอุปกรณ์ และแรงงานในการจัดเก็บเอกสารมากมายได้อย่างไร
  • จัดการ (Organization): อย่างที่ได้กล่าวไปแล้วในตอนแรก มากเอกสารก็มากความ แล้วคุณจะสามารถแบ่งแยกแตกประเภทเอกสารเหล่านี้ให้ง่ายต่อการเรียกใช้งานในภายหลังได้อย่างไร
  • จัดหาเอกสารที่ต้องการ (Finding Needed Documents): เมื่อเอกสารเพิ่มจำนวนขึ้น คุณต้องออกแรงจัดระเบียบกระดาษเอกสารด้วยวิธีใดก็ตามที่จะสามารถเรียกใช้เอกสารนั้น ๆ ได้อย่างรวดเร็วฉับไวเมื่อต้องการ
  • จัดระบบหมุนเวียนเอกสาร (Workflow Issues): ไม่ว่าคุณจะประกอบกิจการใด ตามปกติแล้วเอกสารต้องเสียเวลาถูกส่งต่อผ่านพนักงานแต่ละคนกว่าจะไปถึงที่หมายในที่สุด แล้วต้องทำอย่างไรจึงจะสามารถบริหารวงจรเอกสารและลดค่าใช้จ่ายจิปาถะได้
  • จัดระเบียบ (Procedures): เอกสารไหนสำหรับใคร และมีสิทธิ์ใดในเอกสารนั้นบ้าง การกำหนดคำแนะนำและข้อห้ามจึงเป็นเรื่องสำคัญ
  • จับมือกัน (Collaborative Working): เมื่อต้องจัดทำเอกสารร่วมกันหลายฝ่าย จะเปลี่ยนขั้นตอนการจัดทำเอกสารที่ใช้งานร่วมกันให้เป็นเรื่องง่ายได้อย่างไร
  • จับตามอง (Security Concerns): แน่นอนว่าคุณไม่ต้องการให้ผู้ไม่ได้รับอนุญาตมาเข้าถึงเอกสารธุรกิจของคุณ รวมถึงกรณีที่ผู้ได้รับอนุญาตมายุ่งเกี่ยวกับเอกสารโดยไม่สามารถตรวจสอบได้ก็เช่นกัน แล้วจะใช้งานอย่างปลอดภัยได้อย่างไร
  • จ้องระวังรักษา (Preservation): เอกสารแบบกระดาษย่อมเสื่อมสภาพไปตามกาลเวลา นอกจากนี้ยังอาจเสียหายหรือสูญหายไปในกองเพลิงหรือภัยพิบัติทางธรรมชาติอื่น ๆ ทำอย่างไรจึงจะสามารถรักษาเอกสารให้อยู่ในสภาพพร้อมใช้ได้ตลอดการใช้งาน
  • จัดตั้งนโยบาย (Policies): การตัดสินใจอย่างมีระเบียบแบบแผนและคำสั่งที่ชัดเจนจำเป็นต่อเรื่องจำพวกการกำหนดระยะเวลาการใช้งานเอกสารแต่ละประเภทและกำหนดข้อปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารที่สิ้นอายุการใช้งาน

จะเห็นได้จากที่กล่าวไปข้างต้น ว่าการบริหารจัดการเอกสาร (Document Management) นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเลย คุณต้องพบกับปัญหาเรื่องการรักษาสภาพเอกสาร การจัดระเบียบ กระบวนการ และนโยบายเสมอแม้ในการประกอบธุรกิจขนาดย่อมก็ตาม

อกสารและข้อกำหนด

การบริหารจัดการเอกสาร (Document Management) กลายเป็นเรื่องยุ่งยากมากขึ้นเมื่อมีกฎระเบียบข้อบังคับเข้ามาเกี่ยวข้อง คุณต้องจัดทำบันทึกต่าง ๆ ภายใต้กฎข้อบังคับเรื่องสถานภาพการจ้างงาน อาชีวอนามัยและความปลอดภัย ภาษี และกฎระเบียบข้อบังคับอื่น ๆ ซึ่งบ่อยครั้งจำเป็นต้องจัดทำในรูปแบบที่หน่วยงานราชการกำหนด

แล้วทำอย่างไร จึงจะสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับได้ด้วยงบประมาณที่สมเหตุสมผล

ระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management Systems)

เพื่อให้คุณสามารถรับมือกับปัญหาต่าง ๆ ด้านเอกสารดังที่ได้กล่าวไปแล้ว ระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management Systems) หรือ DMS จึงถือกำเนิดขึ้น DMS แบบระบบคอมพิวเตอร์ นำเสนอมิติใหม่ของการบริหารจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษ (หรือในความเป็นจริงก็คือ ลดการใช้กระดาษลงให้มากที่สุดนั่นเอง)

ประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้งานระบบบริหารจัดการเอกสาร (Document Management System)

ระบบบริหารจัดการเอกสาร (DMS) เรียกได้อีกอย่างว่าเป็นมาตรฐานการปฏิบัติงานที่จะ:

  • ควบคุมการสร้างและรับรองเอกสาร
  • มีระบบควบคุมเวอร์ชั่นเอกสาร (Version Control) โดยเอกสารที่ผ่านการปรับปรุงแก้ไขในแต่ละครั้งจะถูกเก็บรักษาไว้
  • จัดการคลังข้อมูลเอกสารให้สามารถเรียกใช้งานได้สะดวกสบายตามต้องการ
  • สร้างความมั่นคงปลอดภัยแก่เอกสาร โดยมุ่งเน้นทั้งการป้องกันการเข้าถึงเอกสารของผู้ไม่ได้รับอนุญาต และการกู้คืนเอกสารที่เสียหายหรือสูญหาย
  • จัดตั้งนโยบายการใช้งานให้จัดเก็บเอกสารเก่าเข้าคลังข้อมูลและกำจัดเอกสารเมื่อสิ้นอายุการใช้งาน

DMS มีทั้งแบบ Manual และแบบ Electronic แม้ว่าประเภทหลังจะมีข้อดีมากมายกว่าอย่างเทียบไม่ติด ถึงขั้นที่ว่าเมื่อใดก็ตามที่คุณตัดสินใจลงทุนทำธุรกิจ คุณก็ควรติดตั้งระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System) หรือ EDMS ควบคู่กันไป ไม่ว่าจะแบบเต็มรูปแบบหรือเพียงบางส่วนก็ตาม

Posted in: News, ระบบการจัดการเอกสาร

Leave a Comment (0) ↓