คลังความรู้ Alfresco

ระบบจัดการเอกสาร Alfresco, ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, รองรับการทำงานร่วมกับ, ระบบการจัดการเอกสาร

DMS ทำอะไรให้คุณได้บ้าง

DMS ทำอะไรให้คุณได้บ้าง
  • เรียกใช้เอกสารทันใจ: เอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บโดยอำนวยความสะดวกในการเรียกใช้ภายหลังเมื่อต้องการ ไม่ว่าจะเป็นรายงานการประชุม งานวิจัย เอกสารทางกฏหมาย หรือเอกสารอื่นที่คล้ายคลึงกัน การค้นหาเอกสารบางอย่างจากเอกสารธุรกิจจำนวนมากอาจเป็นเรื่องยากหรือแทบเป็นไปไม่ได้เลย เว้นแต่คุณจะมี DMS ที่มีประสิทธิภาพ การเรียกใช้เอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็วจึงเป็นเป้าหมายสำคัญของการติดตั้ง DMS
  • ควบคุมเวอร์ชั่นเอกสารได้: เมื่อต้องมีการจัดเก็บเอกสารในแต่ละเวอร์ชั่น (เช่นในกรณีของเอกสารระบุคุณลักษณะผลิตภัณฑ์) เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องแสดงให้เห็นชัดเจนว่าเอกสารใดได้รับการปรับปรุงแก้ไขล่าสุด รวมถึงมีบันทึกการปรับปรุงแก้ไขที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งด้วย DMS ที่ดีจะทำให้การระบุเวอร์ชั่นเอกสารไม่เป็นเรื่องยุ่งยากอีกต่อไป
  • พัฒนาระบบหมุนเวียนเอกสาร: กระบวนการทางธุรกิจมักเกี่ยวข้องกับการหมุนเวียนเอกสาร จากบริษัทของคุณไปยังบริษัทคู่ค้า จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกในบริษัท และจากพนักงานไปยังพนักงานอีกคนในแผนกเดียวกัน ผู้ที่รับผิดชอบเอกสารต่างหน้าที่กัน (เช่น จัดทำ ตรวจทาน อนุมัติ และจัดส่ง) จำเป็นต้องอ้างอิงถึงเอกสารนั้น ๆ จนกว่าการใช้งานจะเสร็จสมบูรณ์ การหมุนเวียนเอกสารที่เป็นระบบและมีประสิทธิภาพจึงเอื้อให้กระบวนการทางธุรกิจดำเนินไปอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพสูง
  • ถูกต้องตามกฎระเบียบข้อบังคับ: ข้อดีในที่นี้คือการหลีกเลี่ยงปัญหา ซึ่งอาจร้ายแรงถึงขั้นต้องยุติกิจการ การจะปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับที่ออกโดยหน่วยงานราชการต้องอาศัยข้อมูลและเอกสารหลากหลายประเภท และมักเป็นไปอย่างยุ่งยากซับซ้อน DMS ที่ดีทำให้คุณสามารถปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับได้ด้วยเครื่องอำนวยความสะดวกอย่างเช็คลิสต์ แบบฟอร์มมาตรฐาน และการจัดระเบียบอัตโนมัติ
  • เพิ่มความปลอดภัยให้เอกสาร: การเก็บรักษาเอกสารกลายมาเป็นเรื่องจำเป็นอย่างยิ่งยวดต่อมาตรฐานการประกอบการ เอกสารปกติมีทั้งที่เป็นความลับทางธุรกิจและข้อมูลลับเฉพาะอื่น ๆ เช่น สูตรของผลิตภัณฑ์ หรือรายละเอียดส่วนบุคคลของพนักงาน หากผู้ไม่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ ก็อาจสร้างความเสียหายแก่ธุรกิจหรือละเมิดกฎหมายได้ ด้วย DMS คุณจะแน่ใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงเอกสารแต่ละฉบับ
    นอกจากนี้ ต้องแน่ใจว่าเอกสารจะปลอดภัยจากภัยพิบัติอย่างอัคคีภัยและอุทกภัย DMS ที่มีประสิทธิภาพช่วยคุณกู้คืนเอกสารในกรณีเกิดภัยพิบัติได้อย่างง่ายดายกว่าที่เคย
  • ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น: การบริหารจัดการเอกสารทางธุรกิจจำนวนมากมาพร้อมกับค่าใช้จ่ายที่มากพอกันเสมอ เมื่อคุณใช้ระบบบริหารจัดการเอกสารแบบกระดาษ คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายไปกับกระดาษ หมึกพิมพ์ แฟ้มงาน ตู้เก็บเอกสาร พนักงานจัดเก็บ และอื่น ๆ แม้จะใช้งานระบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณก็ยังต้องใช้คอมพิวเตอร์ สื่อบันทึกข้อมูล และเจ้าหน้าที่ควบคุมดูแลระบบ ระบบบริหารจัดการเอกสารที่ดีช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้โดยตอบสนองทุกความต้องการด้านเอกสาร (ดังที่ได้สรุปไปข้างต้น) อย่างรัดกุม
  • เสริมศักยภาพการแข่งขันทางธุรกิจ: ด้วยการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ ลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ และป้องกันความเสียหายร้ายแรง DMS ช่วยเสริมสร้างศักยภาพทางธุรกิจของคุณอย่างเต็มกำลัง

DMS ทำงานอย่างไร

เพื่อให้คุณได้รับประโยชน์ข้างต้น ระบบบริหารจัดการเอกสาร (DMS) ให้บริการ:

  • คลังเก็บเอกสารที่ง่ายต่อการค้นหา:
    เอกสารแบบกระดาษจะถูกจัดเก็บในตู้เอกสาร ณ ส่วนงานจัดเก็บเอกสารกลางหรือในแผนกต่าง ๆ ในขณะที่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถจัดเก็บได้ทั้งในคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะทั่วไปของแต่ละผู้ใช้ ภายในเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลาง หรือผ่านบริการพื้นที่จัดเก็บที่เชื่อต่อระบบเครือข่าย DMS ที่มีคุณภาพจะระบุตำแหน่งเอกสารได้อย่างชัดเจน ให้คุณวางใจเรียกใช้ตามต้องการได้เสมอ
  • ระบบจำแนกทุกประเภทเอกสาร:
    ใช้ระบบคัดแยกประเภทเอกสารแบบง่าย ๆ ด้วยวิธีจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษในแฟ้มงานที่ติดป้ายบอกประเภทชัดเจนแล้วจัดเรียงในตู้เอกสาร นอกจากนี้ยังสร้างระบบ Disk Directories เก็บแฟ้มข้อมูลตามลำดับชั้น และระบบดัชนีเอกสารอีกด้วย ในขณะที่ระบบ Directories เอื้ออำนวยให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วฉับไว ระบบดัชนีจะสืบค้นเอกสารต่าง ๆ โดยผ่าน Search Engine นั่นเอง
  • กฏเกณฑ์และตัวอย่างสำหรับจัดทำและรับรองเอกสาร:
    ข้อบังคับต่าง ๆ และการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดว่าใครสามารถจัดทำและรับรองเอกสารประเภทต่าง ๆ ได้ และยังเป็นการจัดระเบียบให้ผู้ใช้ได้ปฏิบัติตามอีกด้วย ส่วนตัวอย่างเอกสารจะกำหนดรูปแบบมาตรฐานของเอกสารแต่ละประเภท
  • เครื่องมือกำหนดระบบหมุนเวียนเอกสารให้เหมาะสมกับแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ:
    ยกตัวอย่างเช่น ด้วย DMS คุณสามารถกำหนดเส้นทางหมุนเวียนของแต่ละเอกสารได้ ทั้งเป็นเอกสารรอตรวจทาน รอความคิดเห็น และรอการอนุมัติ นอกจากนี้ ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติจะแจ้งให้ผู้รับผิดชอบทราบว่ามีเอกสารรอดำเนินการอีกด้วย
  • เครื่องมือกำหนดนโยบายและข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดเก็บและกำจัดเอกสาร:
    ด้วย DMS ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดนโยบายและข้อกำหนดต่าง ๆ ในการจัดการเอกสารเก่าได้ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บเข้าคลังข้อมูลตามปกติหากมีแนวโน้มต้องใช้งานอีกในภายหลัง หรือเลือกกำจัดเมื่อสิ้นอายุการใช้งาน
  • สิ่งอำนวยความสะดวกเพื่อการเรียกใช้เอกสารที่รวดเร็วฉับไว:
    ผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนจะได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับคลังเอกสารและระบบจำแนกเอกสาร นอกจากนี้ยังสามารถใช้งาน Quick Reference ได้ในส่วนงานจัดเก็บเอกสารและใน Workstations ซึ่งจะมีประโยชน์มากสำหรับผู้ใช้ให้ได้ทราบว่าจะสืบค้นเอกสารที่ต้องการได้จากที่ไหนและอย่างไร ยิ่งไปกว่านั้น เครื่องมือค้นหายังร่นเวลาการสืบค้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเอกสารอื่นที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือเอกสารประเภทนั้น ๆ
  • ระเบียบปฏิบัติในการรักษาความปลอดภัยและเครื่องอำนวยความสะดวกเพื่อป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต และรับรองความปลอดภัยทางกายภาพของเอกสาร:
    เรารักษาความปลอดภัยเอกสารแบบกระดาษด้วยการล็อกกุญแจโดยผู้รับผิดชอบ แต่ใครจะรับประกันได้ว่าจะมีแต่ผู้ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการปกป้องผ่านระบบจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงและโดยการเข้ารหัสสำหรับเอกสารแบบกระดาษ การรับรองความปลอดภัยทางกายภาพของเอกสารทำได้โดยผ่านมาตรการรักษาความปลอดภัย เช่น ระบบสัญญาณแจ้งเหตุเพลิงไหม้ หน้าต่างติดเหล็กดัด กล้องวงจรปิด เป็นต้น ส่วนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นอาศัยการสำรองข้อมูลเป็นประจำและการจัดเก็บข้อมูลแบบแยกบริเวณ

ประโยชน์ที่เหนือกว่าของระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)

ระบบบริหารจัดการเอกสารที่ดีนั้นเป็นไปได้แม้เอกสารส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบกระดาษก็ตาม แต่ระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นได้เปรียบกว่าอย่างเทียบไม่ติด เมื่อต้องบริหารจัดการเอกสารจำนวนมาก หากเลือกใช้ระบบเอกสารแบบกระดาษ คุณจะเสี่ยงต่อการตกเป็นรองทางธุรกิจในทันที และอาจส่งผลให้คุณไม่อาจตอบสนองต่อสภาพตลาด กระบวนการภายในองค์กร และการบริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพนัก

ข้อได้เปรียบเฉพาะตัวของ EDMS

  • สามารถเพิ่มความเร็วในการเรียกใช้เอกสารได้อีกหลายเท่า เมื่อจัดเก็บข้อมูลใน Computer Disk ในโครงสร้าง Directory ที่เป็นระเบียบ พร้อม Search Engine
  • ลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารได้เมื่อไม่ต้องรับภาระค่ากระดาษ ค่าตู้เก็บเอกสาร และค่าจ้างพนักงานจัดเก็บเอกสาร และไม่ต้องใช้พื้นที่จำนวนมากในการจัดเก็บเอกสารอีกต่อไป
  • สร้างเสริมประสิทธิภาพและพัฒนาระบบหมุนเวียนเอกสารให้รวดเร็วด้วยสิ่งอำนวยความสะดวกเฉพาะตัวของ EDMS
  • รักษาความปลอดภัยอย่างเหนือกว่าด้วยการจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสาร การเข้ารหัส การสำรองข้อมูล และการสำรองข้อมูลต่างพื้นที่

คุณจะได้รับประโยชน์ที่เหนือกว่าเหล่านี้จากการเลือกใช้ DMS ที่ถูกต้องภายใต้การใช้งานที่เหมาะสมเท่านั้น

การทำงานของระบบบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)

  • การจัดทำเอกสาร: สร้างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่าง ๆ หรือด้วย DMS โดยตรง หากจัดทำโดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์อื่นที่ไม่ใช่ DMS ต้องอิมพอร์ตข้อมูลเข้า DMS หรือมีการอนุญาตให้ DMS เข้าถึงข้อมูลได้เพื่อทำการบริหารจัดการ หากเป็นเอกสารแบบกระดาษก็สามารถแปลงเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้ง่าย ๆ ด้วยการสแกนและกระบวนการ OCR
  • การประสานงานกัน: ใช้ระบบ Check-Out และ Check-In เพื่อให้กลุ่มผู้ใช้สะดวกต่อการประสานงานเอกสาร ไม่ต้องเสี่ยงเรื่องบันทึกข้อมูลทับกัน DMS tools ให้คุณส่งต่อเอกสารไปยังผู้ใช้อื่น ๆ และบริหารจัดการระบบหมุนเวียนเอกสารได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
  • การจัดเก็บเอกสาร: เอกสารต่าง ๆ จะถูกจัดเก็บไว้ใน Hard Disks, Tapes และสื่อบันทึกข้อมูลอื่น ๆ ที่เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ได้
  • การจำกัดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล: แต่ละผู้ใช้จะได้รับสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลแตกต่างกัน เช่น สิทธิ์ในการอ่านเอกสาร สิทธิ์ในการอ่านและแก้ไขปรับปรุง เป็นต้น และอาจกำหนดให้ต้องป้อนรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงเอกสารบางฉบับ
  • การเรียกใช้เอกสาร: จัดระเบียบเอกสารอย่างเป็นระบบใน Directories/Databases ข้อมูลตามลำดับชั้นให้ง่ายต่อการค้นหาด้วย tag ดัชนี หรือระบบสืบค้นเอกสารฉบับเต็ม (Full-Text Recognition) เพื่อเพิ่มความสะดวกรวดเร็วให้การเรียกใช้เอกสารของคุณ
  • ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: รับรองเอกสารของคุณด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เสมือนการเซ็นชื่อบนเอกสารแบบกระดาษ ไม่ต้องจัดทำสำเนาแบบกระดาษควบคู่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อีกต่อไป
  • การจัดเก็บเข้าคลังข้อมูลและการกำจัดเอกสาร: คุณสามารถติดป้าย (tag) ระบุวันที่แยกประเภทเอกสารได้ว่า “จัดเก็บเมื่อ…” และ “กำจัดเมื่อ…” นอกจากนี้ระบบยังถูกออกแบบมาเพื่อแจ้งเตือนผู้ใช้แต่ละคนเมื่อถึงวันที่กำหนดอีกด้วย

การบริหารจัดการเอกสารด้วยระบบอัตโนมัติ

เช่นเดียวกับในด้านอื่น ๆ คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์มีอิทธิพลอย่างมากมายต่อการบริหารจัดการเอกสาร

  • แทนที่จะเป็นเอกสารแบบกระดาษ เก็บข้อมูลของคุณในรูปของ “ไฟล์” ดิจิทัลในคอมพิวเตอร์
  • แทนที่จะเก็บเอกสารในแฟ้มกระดาษแข็งให้เกะกะ ไฟล์ดิจิทัลของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในแฟ้มงานดิจิทัลในคอมพิวเตอร์ดิสก์
  • แทนที่จะสิ้นเปลืองพื้นที่ไปกับตู้เก็บเอกสารใหญ่เทอะทะ คอมแพ็คคอมพิวเตอร์ดิสก์ขนาดไม่เกินหนังสือเล่มหนึ่งสามารถบรรจุแฟ้มงานดิจิทัลของคุณได้มากกว่าอย่างเทียบไม่ติด
  • แทนที่จะเก็บล็อกเอกสารสำคัญ ๆ ไว้ในตู้นิรภัย คุณก็แค่จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลดิจิทัลลับเฉพาะของคุณด้วยการเข้ารหัส

การบริหารจัดการเอกสารในปัจจุบันนั้นก้าวหน้าไปมาก พนักงานรุ่นใหม่อาจไม่เคยเห็นที่เก็บนามบัตรแบบเจาะรูร้อยห่วง แฟ้มเอกสารกระดาษ และตัวช่วยบริหารจัดการเอกสารอื่น ๆ ที่สมัยก่อนเขาใช้กันอีกต่อไป

ระบบบริหารจัดการเอกสารที่ทันสมัยดีอย่างไร

ระบบบริหารจัดการเอกสารที่ทันสมัยให้คุณจัดการทุกงานเอกสารยิ่งกว่าคำว่าราบรื่น หมดปัญหาเรื่องสิทธิ์การเข้าถึงและความปลอดภัยของเอกสาร รายละเอียดด้านล่างจะอธิบายให้คุณทราบถึงหลักการทำงานของ DMS

  • จัดเก็บ รักษา และเรียกใช้:
    ด้วย DMS ที่ทันสมัย แม้แต่ข้อมูลในเอกสารแบบกระดาษก็สามารถจัดเก็บได้ด้วยการสแกนและระบบ OCR (Optical Character Recognition) ภาพที่ได้จากการสแกนจะถูกแปลงเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณสามารถแก้ไขปรับปรุง สืบค้นจากเนื้อหา และอื่น ๆ เอกสารที่จัดทำโดย Word Processors Spreadsheets และโปรแกรมอื่น ๆ จะถูกบันทึกไว้เป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลในคลังเอกสาร DMS เพื่อรอการเรียกใช้ ตรวจทาน และแก้ไขปรับปรุง
  • เข้าถึงเอกสารทันใจและจัดเก็บอย่างปลอดภัย:
    ระบบบริหารจัดการเอกสารเหล่านี้ให้คุณเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วฉับไว ด้วยระบบปฏิบัติการเดียวที่สามารถเข้าถึงคลังข้อมูลของบริษัททั้งหมด และยังป้องกันฐานข้อมูลบริษัทจากการเข้าถึงของผู้ไม่ได้รับอนุญาตและผู้ประสงค์ร้ายอีกด้วย
  • เข้าถึงเอกสารได้แม้อยู่นอกสถานที่:
    ทุกวันนี้ ระบบบริหารจัดการเอกสารต่างก็ทำงานได้ผ่าน Web-browser ซึ่งแปลว่าหากเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ คุณก็สามารถเข้าถึงข้อมูลบริษัทได้จากทุกที่ทั่วโลกแม้อยู่ระหว่างการดูงานที่ต่างประเทศ
  • สืบค้นแม่นยำ ไม่ต้องสุ่มหา
    แทนที่จะเสียเวลาค้นหาเรื่อยเปื่อยตาม Directories และแฟ้มงานต่าง ๆ คุณสามารถสืบค้นเอกสารอย่างง่ายดายเพียงระบุคำที่พบได้ในเอกสาร หรือข้อมูลเฉพาะเจาะจง เช่น ชื่อบุคคล หมายเลขใบกำกับสินค้า ประเภทเอกสาร หรือระยะเวลา
  • ใช้งานเอกสารตามต้องการ:
    ไม่ว่าจะสั่งพิมพ์ จัดส่งทางอีเมล เพิ่มเติม หรือแก้ไขเนื้อหา ทุกอย่างทำได้แม้ไม่ได้อยู่ในออฟฟิศ
  • ทำงานร่วมกันอย่างไร้กังวล:
    กลุ่มผู้ใช้สามารถประสานงานกันได้ด้วยระบบบริหารจัดการเอกสารที่จะช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลไปในตัวด้วยคุณสมบัติอย่างการ Check Out และ Check In นั่นแปลว่าหากมีผู้เข้าใช้เอกสารฉบับเดียวกันในเวลาเดียวกัน จะมีผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารนั้น ๆ ได้ และจนกว่าการแก้ไขที่เกิดขึ้นจะเสร็จสิ้น ผู้ใช้อีกคนจะทำได้เพียงอ่านเอกสารเท่านั้น หากปราศจากระบบนี้ ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปของผู้ใช้คนแรกอาจสูญหายได้เมื่อผู้ใช้อีกฝ่ายกระทำการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ในเวลาเดียวกันระบบบริหารจัดการเอกสารที่ทันสมัยจะปฏิวัติบรรยากาศการทำงานของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย

บริการใหม่ ๆ เพื่อการบริหารจัดการเอกสาร

ปัญหาข้อมูลในคอมพิวเตอร์สูญหายนั้นอาจเกิดขึ้นได้และร้ายแรงกว่าที่เกิดกับการจัดเก็บเอกสารแบบอื่น แต่ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์นั้นมีมากกว่าอย่างเทียบไม่ติด จึงเป็นปัจจัยให้เกิดการพัฒนาอุปกรณ์สำรองข้อมูลป้องกันความผิดพลาด (Foolproof Backup Devices) ซอฟต์แวร์กู้คืนข้อมูล (Data-Recovery Software) อีกทั้งบริการและการป้องกันต่าง ๆ ที่นิยมกันอย่าง Data Mirroring โซลูชั่นเหล่านี้และอื่น ๆ ที่ทันสมัยกว่าได้กลายมาเป็นมาตรฐานของระบบบริหารจัดการเอกสารในปัจจุบัน

เมื่ออินเทอร์เน็ตถือกำเนิดขึ้น เราจึงสามารถจัดเก็บข้อมูลบน Remote Server โดยที่ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ในทันที หรือคุณอาจเสียค่าบริการเพื่อจัดเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอิสระก็ได้ ผู้ให้บริการเหล่านี้มีความเชี่ยวชาญมากพอที่คุณจะวางใจได้ว่าข้อมูลจะไม่สูญหาย นอกจากนี้ยังประหยัดต้นทุนได้มากกว่าเมื่อเทียบกับการดูแลรักษาข้อมูลด้วยอุปกรณ์ของคุณเอง

นับเป็นโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารที่แสนคุ้มค่า โดยเฉพาะในกรณีที่ข้อมูลนั้นไม่ได้ลับเฉพาะจนเกินไป หากพูดกันตามจริงแล้ว ทุกวันนี้หลายองค์กรเองก็นิยมแบ่งเบาภาระด้านเอกสารโดยพึ่งพาบริการรับจ้างบริหารระบบธุรกิจ (Business Process Outsourcing) เช่นกัน

บทสรุป

นโยบายดูแลรักษาเอกสารที่รัดกุมและการจัดเก็บเอกสารด้วยระบบคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนให้ระบบบริหารจัดการเอกสารของคุณ

Posted in: News, ระบบการจัดการเอกสาร

Leave a Comment (0) ↓