คุณสามารถรวบรวมทุกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับแต่ละกรณีได้ในทันทีหรือเปล่า?

ลองจินตนาการถึงเหตุการณ์ขั้นเลวร้ายที่สุด – เมื่อเกิดคดีความหรือมีการตรวจติดตาม แล้วคุณต้องรวบรวมเอกสารธุรกิจที่ชี้เป็นชี้ตาย ตั้งแต่ภาพสแกน อีเมล ไปจนถึงไฟล์จากโซเชียลมีเดียและข้อมูลบนเว็บไซต์ คุณมีเวลาจนถึงก่อนหมดวันเท่านั้น คุณรับมือได้หรือเปล่า?

 

Compliance Life Cycle Management

องค์กรมากมายวางใจให้โซลูชั่นบริหารจัดการบันทึกข้อมูลคอยรักษามาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ แต่อีกหลายบริษัทก็เลือกใช้ระบบที่สลักซับซ้อนแล้วมอบหมายให้พนักงานมือดีคอยรับผิดชอบแทน แต่ถึงกระนั้น ก็ต้องใช้เวลาค่อนข้างมากในการเรียกใช้ข้อมูล บางครั้งเอกสารกระดาษก็ถูกจัดเก็บไว้นอกสถานที่เพื่อความปลอดภัย แต่ที่ร้ายที่สุด คือหากไม่สามารถปฏิบัติตามนั้นได้ ก็เสี่ยงต่อการถูกเรียกค่าปรับมหาศาล

Alfresco ให้คุณเปลี่ยนวิกฤตเป็นโอกาส หมดกังวลเรื่องกฎระเบียบข้อบังคับ

  • ระบบบริหารจัดการเอกสารสำหรับองค์กรแบบ Open Source ช่วยยกระดับการควบคุมดูแลบันทึกข้อมูลสำคัญ
  • การเปลี่ยนมาใช้ระบบที่ใช้เทคโนโลยีอันทันสมัย จะช่วยเสริมสร้างประสิทธิภาพ ทั้งยังลดต้นทุนได้มากกว่าระบบจัดเก็บนอกสถานที่
  • ระบบที่เพิ่มลดขนาดได้ตามต้องการ ทำให้จัดเก็บบันทึกข้อมูลได้มากยิ่งขึ้น โดยที่กระบวนการยังคงเป็นไปอย่างลื่นไหลเช่นเดิม
  • อำนวยความสะดวกในการจัดทำนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล ทำให้สามารถปฏิบัติตามทุกกฎข้อบังคับ และเสริมสร้างการจัดการเอกสารให้ยิ่งรัดกุมในระยะยาว
  • เมื่อควบคุมดูแลวงจรชีวิตของบันทึกข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์ ตั้งแต่เริ่มจัดทำเอกสารไปจนถึงกำหนดการกำจัดในขั้นตอนสุดท้าย ทุกกระบวนการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับจึงเป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างง่ายดาย

 

alfresco-skytizens-solutions_compliance_diagram

 

skytizens-alfresco-records-management-min

วงจรชีวิตของบันทึกข้อมูล

alfresco-skytizens-dod-logo1คุณสามารถจัดทำบันทึกข้อมูล (Record)ด้วยการอัพโหลดเข้าสู่ File Plan ของระบบบริหารจัดการบันทึกข้อมูล หรือโดยการประกาศไฟล์ในอีกเว็บไซต์ของ Alfresco ให้เป็นบันทึกข้อมูล

เมื่อคุณป้อนเมตาดาตาที่จำเป็นทั้งหมดลงในบันทึกข้อมูลแล้ว คุณสามารถกำหนดให้บันทึกข้อมูลนั้นเป็นบันทึกข้อมูลที่สมบูรณ์ ซึ่งจะทำให้บันทึกข้อมูลนั้นกลายเป็นส่วนที่กำลังใช้งานของแผนไฟล์ และอยู่ภายใต้กฎของกำหนดการกำจัดที่เกี่ยวข้อง

จากนั้นบันทึกข้อมูลดังกล่าวก็จะผ่านขั้นตอนการดำเนินการที่ผู้ใช้งานสามารถกำหนดเงื่อนไขได้เอง เช่น การตั้งค่าการเคลื่อนย้ายข้อมูลอัติโนมัติเมื่อถึงกำหนดเวลา หรือการกำหนดระยะเวลาทำลายข้อมูล โดยขึ้นอยู่กับกำหนดการกำจัดของบันทึกข้อมูลนั้น

Contact Us Now!

 

Regulatory Reform and Compliance Lifecycle Management

201410_ECM_SKYTIZENS_Alfresco_Records_Management_web

 

“Skytizens ได้ให้บริการโซลูชั่นแก่ทาง กสทช. แบบเต็มรูปแบบ ทั้งการจำแนกข้อมูลอัตโนมัติ การรวบรวมข้อมูลไว้ในคลังข้อมูลส่วนกลาง การวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูง ครบเครื่องในโปรแกรมเดียวด้วยราคาที่น้อยกว่า ด้วยความรู้และประสบการณ์ระดับภาครัฐ ผนวกกันกับความเชี่ยวชาญในการติดตั้ง Alfresco ทั้งในเชิงการบริหารจัดการเอกสารและบันทึกข้อมูล Skytizens ได้สร้างมาตรฐานใหม่สำหรับโซลูชั่นเพื่อการควบคุมดูแลวงจรชีวิตของเอกสารที่ โปร่งใสพร้อมรับการไต่สวนหรือตรวจติดตามในอนาคตได้เป็นอย่างดี”

document-management-system-alfresco-bangkok-dms-nbtc-thailand

 

 

บอกเล่าประสบการณ์จากผู้ใช้ Alfresco (โครงการภายใน)

 

alfresco-skytizens-vis

VIS คือผู้ให้บริการประกันวินาศภัยชั้นนำของไอซ์แลนด์ ในแต่ละปีพนักงานของบริษัทจะจ่ายสินไหมทดแทนโดยเฉลี่ย 30,000 กรณี เนื่องจากเอกสารถูกจัดเก็บอย่างกระจัดกระจายจึงเป็นปัญหาต่อการดำเนินการคำร้อง VIS ประสบความสำเร็จในการใช้ Alfresco เพิ่มเติมเมตาดาตาให้ง่ายต่อการจัดการ สืบค้น และติดตามเอกสาร 1.5 ล้านฉบับที่ปัจจุบันจัดเก็บไว้ในคลังข้อมูลส่วนกลาง

alfresco-skytizens-gwinnett

Gwinnett County พนักงานของบริษัทต้องเผชิญกับปัญหาเดียวกันกับที่หน่วยงานรัฐบาลอื่นๆ ต้องพบเจอ Alfresco ช่วยยกระดับการทำงานของพนักงาน และประชาชนก็เข้าถึงข้อมูลเพื่อประสานงานกับเจ้าหน้าที่รัฐได้สะดวกยิ่งขึ้น ตอนนี้ผู้ใช้ประจำ 50 รายของเขตสามารถจัดการเนื้อหาของเว็บไซต์และอัพเดตข้อมูลสำคัญที่จำเป็นต่อการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับภายใต้นโยบายการบริหารงานที่โปร่งใสของรัฐ

alfresco-wiki-athabasca

Athabasca University เป็นมหาวิทยาลัยเปิดชั้นนำของแคนาดาที่เลือกใช้ Alfresco เพื่อวางรากฐานการจัดการบันทึกข้อมูลของมหาวิทยาลัย โดยจัดการกับสื่อการสอนตามนโยบายการจัดการบันทึกข้อมูล และมีการจัดตั้งนโยบายการเก็บรักษาและควบคุมดูแลข้อมูลสำหรับทุกประเภทเอกสาร ระบบใหม่ในการบริหารจัดการเอกสารและบันทึกข้อมูลนี้มีผู้ใช้งานกว่า 1,000 คน และยังขยับขยายได้อีกตามต้องการในระยะยาว

alfresco-skytizens-edmonton

Edmonton Public Schools เปลี่ยนจากระบบเอกสารกระดาษมาบริหารจัดการบันทึกข้อมูลของนักเรียนด้วยกระบวนการอัตโนมัติของ Alfresco ปัจจุบันมีเอกสารกว่า 1.6 ล้านฉบับ ซึ่งเป็นไฟล์ข้อมูลของนักเรียน 80,000 คนจัดเก็บอยู่ในคลังข้อมูลส่วนกลาง โดยมีผู้ใช้ 50 – 100 คนเข้าใช้งานข้อมูลดังกล่าวอยู่ตลอดเวลา ทั้งหมดสามารถตรวจติดตามได้อย่างปลอดภัยและรัดกุม