Document Management - การบริหารจัดการเอกสาร

การบริหารจัดการเอกสาร

องค์กรทุกวันนี้มุ่งกำจัดเอกสารกระดาษ ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มผลิตภาพแบบก้าวกระโดดด้วยการบริหารจัดการเอกสาร

ทุกวันนี้ ไม่ว่าจะธุรกิจไหน การบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลที่มีแต่จะเพิ่มขึ้นทุกวันนั้นก็ท้าทายเหมือนคลำทางในเขาวงกต ข้อมูลถูกบันทึกจัดเก็บในรูปแบบที่หลากหลาย เช่น กระดาษ รูปภาพและไฟล์ภาพ เมลเสียง แฟกซ์ อีเมล และเว็บไซต์ต่าง ๆ การหาวิธีที่ใช่ในการบริหารกิจการอย่างมีประสิทธิภาพทั้งยังมอบบริการอันยอดเยี่ยมแก่ลูกค้าก็อาจกลายเป็นขั้นตอนที่น่าเหนื่อยหน่ายได้ EDMS หรือโปรแกรมการจัดการเอกสารแบบ web-based ที่ครอบคลุมนั้นช่วยให้แต่ละขั้นตอนการทำงานง่ายดายขึ้น ไม่ว่าจะจับภาพ จัดเก็บ รวมข้อมูลเข้าศูนย์กลาง จัดระเบียบ และเข้าถึงข้อมูล ทุกอย่างอยู่ในมือคุณในเวลาที่คุณต้องการ เมื่อองค์กรของคุณไม่ต้องใช้เอกสารกระดาษอีกต่อไป จะพบว่ามีหลากหลายวิธีให้คุณได้ควบคุมกระแสข้อมูลอย่างทั่วถึง ให้บริการที่ดีและรวดเร็วกว่า ที่สำคัญคือเพิ่มและรักษาข้อได้เปรียบทางการแข่งขันในตลาด องค์กรทุกวันนี้จึงมุ่งกำจัดเอกสารกระดาษ ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มผลิตภาพแบบก้าวกระโดดด้วยการบริหารจัดการเอกสาร

alfresco-bangkok-document-management-dms-ecm

บางครั้งรู้จักกันในฐานะระบบการจัดการเอกสารและเนื้อหาสำหรับองค์กร (ECM) ระบบการจัดการเอกสารครบวงจร (IDM) และระบบการจัดการเนื้อหาช่วยให้องค์กรของคุณสามารถจับภาพ จัดเก็บ จัดทำดัชนี และเรียกใช้ข้อมูลในรูปแบบดิจิตอลได้ เฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตจึงจะสามารถเข้าถึงไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูล เอกสาร และข้อมูลอื่น ๆ ในเว็บไซต์ หมดปัญหาเรื่องกระบวนการเอกสารกระดาษล่าช้าอย่างที่รู้ ๆ กัน ไม่ว่าคุณจะเลือกเก็บเอกสารที่ศูนย์กลางหรือแยกเก็บในระบบอื่น การจัดทำดัชนีและระบบสืบค้นอัจฉริยะจะทำให้คุณเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ ทันทีที่ต้องการ

 

ไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไป

สิทธิประโยชน์จากการใช้งานระบบรักษาความปลอดภัยเอกสารและการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-document) นั้นเป็นที่รู้กันดีในปัจจุบัน การเปลี่ยนองค์กรของคุณให้เป็นสำนักงานไร้กระดาษจึงไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลในรูปแบบดิจิตอลและเรียกใช้เอกสารได้ทันทีอย่างปลอดภัย เมื่อเข้าถึงเอกสารได้ง่ายดายกว่าเดิมด้วยเว็บบราวเซอร์ทั่วไป การเรียกใช้ข้อมูลออนไลน์จึงเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการเอกสารธุรกิจแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นง่ายนิดเดียว เพียงแค่คลิก เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ก็อยู่ในมือคุณ

โปรแกรมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ยกระดับประสิทธิภาพการทำงานถึงขีดสุดโดยไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไป องค์กรของคุณสามารถ…

  • รวบรวมข้อมูลอย่างสมบูรณ์ลื่นไหลโดยปราศจากข้อมูลซ้ำซ้อนในหลายระบบ ร่วมด้วยการสร้างไฟล์ภาพดิจิตัล โปรแกรมบาร์โค้ด แบบฟอร์มออนไลน์ และการทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่นซึ่งรวมอยู่ในชุดโปรแกรมการจัดการเอกสารครบวงจรของเรา
  • การันตีเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล มั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่ได้รับอนุญาตล่วงหน้าเท่านั้นที่สามารถเรียกดู บันทึกหมายเหตุ ลงชื่อ และอนุมัติ หรือเลือกบันทึกทุกการใช้งานเอกสารและข้อมูลลงในระบบตามข้อกำหนดขององค์กร
  • ใช้งานกระบวนการทางธุรกิจอัตโนมัติผ่านกระแสงานดิจิตอล กำหนดเส้นทางเอกสารโดยอ้างอิงตามข้อกำหนดขององค์กร อนุมัติ ปฏิเสธ และลงลายมือชื่อ ด้วยกระบวนการที่เร่งรัดฉับไว
  • จัดเก็บเอกสารถาวรอัตโนมัติและกำจัดเอกสารตามกำหนดการเก็บรักษาเอกสารที่ได้ตั้งไว้
  • มีระบบสำรองข้อมูลและกู้คืนในกรณีเกิดภัยพิบัติและจัดทำแผนดำเนินธุรกิจต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณจะดำเนินการตลอด 24 ชั่วโมง แม้เกิดเหตุไม่คาดคิด
  • ทำงานครอบคลุมร่วมกับโปรแกรมที่มีอยู่และเทคโนโลยีอื่น ๆ ขององค์กร ผนึกกำลังกับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในระบบอื่น ยกระดับการสื่อสารภายในองค์กร ให้คุณตอบรับรวดเร็วและมอบบริการที่เหนือชั้นแก่ลูกค้า
  • บริหารจัดการปริมาณงานขาเข้า สภาวะคอขวด ผลิตภาพส่วนแผนกและส่วนบุคคล ให้คุณตัดสินใจได้เที่ยงตรงฉับไวด้วยข้อมูลที่ทันทุกสถานการณ์
  • ตรวจติดตามด้วยรายงานการดำเนินการและทุกความเป็นไปที่เกิดขึ้นกับเอกสารและข้อมูลโดยอัตโนมัติ
 

กรุณาติดต่อเราหากสนใจระบบการจัดการเอกสารในแบบเฉพาะของคุณ