Electronic & Digital Signature

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และดิจิตัล

Electronic & Digital Signature

ลายเซ็นดิจิตัล เพื่อลงนามอนุมัติเอกสารอย่างเป็นทางการแบบโดยอัตโนมัติและประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่ต้องใช้กระดาษอีกต่อไป ช่วยลดต้นทุน และย่นระยะเวลากระบวนการทางธุรกิจของคุณ

test

 

คุณเสียเวลาในกระบวนการทางธุรกิจไปกับการลงชื่อในเอกสารหรือเปล่า คุณพบว่าตัวเองจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟล์ดิจิตอลด้วย ECM แต่ยังต้องปริ้นท์เอกสารเหล่านั้นออกมาเพื่อลงชื่อใช่หรือไม่

คุณสามารถลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ง่าย ๆ เพียงแทนที่กระบวนการที่ต้องใช้กระดาษด้วยระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบ web-based สำหรับ Alfresco ให้บริการโดย Skytizens Solutions.

เราให้บริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ด้วยระบบการทำงานขั้นสูงที่จะสร้างและปรับแต่งมาตรฐานการปฏิบัติงาน หรือ Standard Operating Procedures (SOPs) เพื่ออำนวยความสะดวกในธุรกิจต่าง ๆ ที่อยู่ภายใต้กฎระเบียบข้อบังคับรัดกุมและกระบวนการอนุมัติอย่างเป็นทางการ และสำหรับผู้ที่ปฏิบัติตามวิธีปฏิบัติที่ดีทางห้องปฏิบัติการ หรือ Good Laboratory Practices (GLP) และ/หรือ หลักเกณฑ์วิธีการที่ดีในการผลิต หรือ Good Manufacturing Practices (GMP)

 

Features

  • sign PDF documents
  • Sign multipage documents
  • sign Ms Word, Excel, PowerPoint, AutoCAD
  • sign Images TIFF, JPEG, PNG
  • Multiple Signatures
  • Ability to create signature using device with touch Screen – tablet, mobile device, computer
  • Multiple Stamps
  • Add name, surname and current date
  • Drag-and-Move, re-size
  • Password protected
  • Batch Mode
  • Integration with Workflow
  • Unlimited users
  • Unlimited signatures
  • เซ็นเอกสารได้ทั้งไฟล์ PDF, Ms Word, Ms Excel และ Power Point
  • เซ็นเอกสารด่วนกับไฟล์รูปภาพเช่น TIFF, JPEG, PNG
  • สามารถเพิ่มลายเซ็นและตราประทับได้หลาย ๆ ลายเซ็นต์
  • ให้ท่านเลื่อนตำแหน่งลายเซ็นและตราประทับได้ตามต้องการแค่คลิกลาก พร้อมทั้งย่อ ขยายขนาดลายเซ็นได้เลย
  • สามารถใส่ชื่อ-นามกุลเจ้าของลายเซ็น พร้อมทั้งลงวันที่เซ็นเอกสารได้ในคราวเดียวกันเพื่อยืนยันเอกสารสำคัญ
  • สามารถเลือกเซ็นเอกสารได้ ในกรณีที่มีเอกสารหลายหน้าในฉบับเดียว
  • สามารถเซ็นเอกสารร่วมกับการอนุมัติเอกสารในส่วนงาน Workflow ได้เลยทันที
 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และดิจิตัล

อะไรคือลายเซ็นดิจิตัล

ลายเซ็นดิจิตัล (ลายเซ็นดิจิตัลมาตรฐาน) ก็เหมือนการลงชื่อในกระดาษตามปกติแล้วแปลงไปเป็น “ลายนิ้วมือ” อิเล็กทรอนิกส์ “ลายนิ้วมือ” ดังกล่าว หรือที่เรียกว่ารหัสนั้นเป็นเอกลักษณ์เฉพาะตัวของเอกสารและเจ้าของลายเซ็น ซึ่งจะเชื่อมโยงทั้งคู่เข้าไว้ด้วยกัน ลายเซ็นดิจิตัลช่วยยืนยันผู้ลงนามที่แท้จริง หากเกิดการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ก็ตามกับเอกสารหลังการลงชื่อ ลายเซ็นนั้นจะถือเป็นโมฆะ ดังนั้นจึงเป็นการป้องกันการปลอมแปลงลายเซ็นและการยุ่งเกี่ยวกับข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต จากที่กล่าวมา ลายเซ็นดิจิตัลจะช่วยให้องค์กรสามารถยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม เกิดความรับผิดชอบ รักษาความคงสภาพของข้อมูล และป้องกันการปฎิเสธหรืออ้างความรับผิดชอบที่มีต่อเอกสารและแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่รับรองด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

อะไรคือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นการเซ็นเอกสารออนไลน์ โดยการนำลายเซ็นที่เป็นไฟล์รูปภาพวางบนหน้าเอกสาร ซึ่งในโซลูชั่นของเรา ท่านสามารถเลือกตำแหน่งที่จะเซ็นออนไลน์ผ่านหน้าเว็บได้ดังใจ  แล้วก็ส่งต่องานได้เลย ช่วยให้การทำธุรกิจประหยัดเวลามากขึ้นและสามารถเซ็นอนุมัติเอกสารด่วนได้ทันใจ ทุกที่ทุกเวลา ลดขั้นตอนที่ยุ่งยากโดยไม่ต้องเสียเวลาปริ๊นท์เอกสารแล้วเซ็น แล้วสแกนกลับเข้าไปใหม่ ลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์นั้นปัจจุบันมีผลบังคับใช้ได้สมบูรณ์ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยกฏหมายธุรกรรมทางอิเล็คทรอนิกส์ ปี 2544 เพื่อรองรับการขยายตัวของพาณิชย์อิเล็คทรอนิกส์ในยุคปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว แม่นยำและสามารถตรวจสอบภายหลังได้

ลายเซ็นดิจิตัลและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แตกต่างกันอย่างไร

ลายเซ็นดิจิตัล หรือที่บ่อยครั้งถูกเรียกว่าเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีมาตรฐานหรือขั้นสูง เป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประเภทหนึ่งที่รักษาความปลอดภัยได้สูงสุดและเป็นที่ยอมรับกันโดยสากล ลายเซ็นดิจิตัลทำงานด้วยระบบเทคโนโลยีโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ หรือ  Public Key Infrastructure (PKI) โดยจะยืนยันตัวตนและจุดประสงค์ของผู้ลงนาม รักษาความคงสภาพของข้อมูล และป้องกันการปฎิเสธหรืออ้างความรับผิดชอบที่มีต่อเอกสารที่ได้รับการลงชื่อ เราไม่สามารถทำสำเนา หรือเปลี่ยนแปลงลายเซ็นดิจิตัลได้ นอกจากนี้ด้วยการทำงานบนพื้นฐานของเทคโนโลยี PKI ตามมาตรฐาน ลายเซ็นดิจิตัลจึงมีผลบังคับใช้ได้โดยไม่ต้องพึ่งซอฟต์แวร์ตรวจสอบแบบปิด ทั้งนี้ การใช้ลายเซ็นดิจิตัลนั้นจำเป็นต้องมีใบ C/A หรือใบอนุญาติจากหน่วยงานที่ทำการออกใบรับรองให้ก่อนจึงจะสามารถเข้าใช้งานได้  สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้น ไม่ต้องมีการยื่นขอใบรับรองก็สามารถเซ็นเอกสารได้และเป็นที่ยอมรับกันแล้วอย่างแพร่หลายในหลาย ๆ หน่วยงาน ทั้งการเซ็นเอกสารภายในองค์กรเองและการประสานงานระหว่างองค์กร ลายเซ็นอิเล็คทรอนิคส์เป็นลายเซ็นที่สามารถระบุตัวตนและตรวจสอบได้ มีผลบังคับใช้สมบูรณ์และถูกต้องตามกฏระเบียบองค์กร เช่นมาตรฐาน ISO ต่าง ๆ ระเบียบการควบคุมและการตรวจสอบเอกสารจากหน่วยงานของรัฐบาล

เพราะอะไรบริษัทมากมายจึงเลือกใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

คาดการณ์กันว่าในทุก ๆ ปี เอกสารกระดาษกว่า 3 หมื่นล้านฉบับถูกทำสำเนาหรือพริ้นท์ออกมาโดยบริษัทต่าง ๆ ในสหรัฐอเมริกา เมื่อพิจารณาต้นทุนการทำสำเนา สแกน จัดเก็บ ระบุสถานที่ และสืบค้นเอกสารที่สูญหาย เอกสารกระดาษแต่ละฉบับจะมีต้นทุนอยู่ที่ประมาณ 6.50 เหรียญ โดยเฉลี่ยพนักงานผู้มีอำนาจจะลงชื่อในเอกสาร 500 ฉบับต่อปี รวมเป็นเงิน 3,250 เหรียญ องค์กรต่าง ๆ เลือกใช้ลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ก็เพื่อ…

  •     ให้กระบวนการทางธุรกิจดำเนินไปโดยอัตโนมัติและย่นระยะเวลา
  •     ลดต้นทุนการประกอบการ
  •      เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและการประสานงาน
  •     รักษาสิ่งแวดล้อม
ลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์จะส่งผลดีอย่างไรต่อกระบวนการทางธุรกิจ

หลายกระบวนการต้องได้รับการอนุมัติหรือเห็นชอบอย่างเป็นทางการ บ่อยครั้งที่กระบวนการที่ต้องอนุมัติด้วยลายเซ็นภายในองค์กรหรือแผนกเพิ่มมากขึ้นเกินกว่าที่คาดการณ์ หากเลือกใช้ลายเซ็นอิเล็คทรอนิกส์ องค์กรก็สามารถย่นระยะเวลาของกระบวนการทั้งยังลดค่าใช้จ่ายและพัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานและการประสานงาน
ข้อมูลในตารางด้านล่างแสดงให้เห็นถึงขั้นตอนและเอกสารต่าง ๆ ที่ต้องลงชื่ออนุมัติ

  • เอกสารของผู้บริหารระดับสูง / คณะกรรมการบริหาร
    เอกสารเรื่องการปฏิบัติงานของคณะกรรมการบริหาร  รายงานเรื่องการสื่อสารองค์กรและประชาสัมพันธ์ เอกสารนักลงทุนสัมพันธ์ เอกสารงบการเงิน
  • เอกสารฝ่ายบุคคล
    เอกสารเรื่องการปฏิบัติงานของพนักงาน การเปลี่ยนแปลงผลประโยชน์พนักงาน เอกสารปฐมนิเทศพนักงานใหม่ บันทึกเวลาทำงาน ประกาศรายชื่อพนักงานที่เข้ารับการฝึกอบรม แบบฟอร์มบันทึกบัญชีสินค้า กรประเมินผลการปฏิบัติงาน คำร้องค่าสินไหมทดแทนประกันภัย
  • เอกสารทางกฎหมาย
    หนังสือสัญญา ข้อตกลง การสร้างคำสั่งผลิต แบบฟอร์มข้อตกลงหลักสำหรับการบริการ หนังสือสัญญากับผู้รับเหมารายย่อย
  • เอกสารด้านการเงิน/การบัญชี
    สัญญาเช่า สัญญากู้ยืมเงิน รายงานค่าใช้จ่ายและอนุมัติการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้ แบบยื่นเสียภาษี รายงานงบการเงิน (เก็บข้อมูลและรวมกลุ่ม) การชำระเงิน (เช็ค การโอนเงินระหว่างประเทศ และการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างสถาบันการเงิน) บันทึกที่เกี่ยวกับการทำบัญชีและบัญชีแยกประเภท เอกสารสั่งซื้อ บัญชีของกำนัล
  • เอกสารแผนกบริการลูกค้า
    คำสั่งเปลี่ยนแปลงการบริการลูกค้า
  • เอกสารแผนกจัดซื้อ
    คำสั่งซื้อ หนังสือสัญญากับผู้รับเหมาย่อย
  • เอกสารฝ่ายขาย
    เอกสารเสนอขาย การเก็บข้อมูลการขาย/การบริการ หนังสือสัญญากับลูกค้า
  • ระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ
    ใบสมัคร ใบคำร้อง และอื่น ๆ
  • เอกสารแผนกควบคุมคุณภาพ
    การออกแบบ แบบร่าง แผนงาน วิธีการและรายงานการผลิต ใบยินยอมรับการรักษาของผู้ป่วย เวชระเบียน เอกสารทางการแพทย์ รายงานการทดลอง เอกสารแสดงผลการตรวจวิเคราะห์
  • Other Industry Specific Documents
    Designs, Drawings, Plans, Manufacturing Instructions and Reports, HIPAA patient and consent forms, Medical Records, Clinical Documentation, Lab Reports, and Certificates of Analysis
ลายเซ็นดิจิตอลใช้รับรองเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้จริงหรือไม่

แน่นอน ลายเซ็นดิจิตอลที่มีมาตรฐานสามารถ “รับรอง” เอกสารได้

  • เป็นหลักฐานระบุตัวตนของผู้ใช้
  • รักษาความคงสภาพของข้อมูล (เอกสารที่มีการลงนามไม่อาจเปลี่ยนแปลงได้)
  • ป้องกันการปฎิเสธหรืออ้างความรับผิดชอบที่มีต่อเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นรับรอง