Barcode Solution

ระบบอ่านและใช้งานบาร์โค้ด (Barcode Insert and Recognition) ที่มาพร้อมกับ Alfresco

เอกสารจะถูกสแกนแล้วแปลงเป็นไฟล์ TIFF หรือ PDF จากนั้นก็บันทึกลงใน Alfresco DMS โดยอัตโนมัติ คุณเลือกเพิ่มบาร์โค้ดลงในเอกสารได้ระหว่างขั้นตอนการ check-in

ระบบจัดการเอกสาร_alfresco_bangkok_DMS_alfresco-barcode

 

โซลูชั่น 1 – สแกนเอกสารที่มีบาร์โค้ดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สแกนเอกสารได้อย่างง่ายดายและเปี่ยมประสิทธิภาพด้วยโมดูลบาร์โค้ดของ Skytizens Scanning

ด้วยโมดูลนี้ คุณสามารถ…

  • คัดแยกเอกสารที่แตกต่างกันออกจากเอกสารทั้งหมดที่ได้รับ
  • อ่าน metadata จากบาร์โค้ดได้เพื่อการจัดเก็บอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพและไร้ข้อผิดพลาด ด้วย metadata ที่ได้จากบาร์โค้ด ชื่อไฟล์หรือโฟลเดอร์จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติ เอกสารจะถูกจัดเก็บอย่างถูกต้องตามแต่ละโปรแกรมทางธุรกิจ (ต้องมีโมดูลเชื่อมต่อ)

ไม่ใช่เรื่องยากกับการสร้างสรรค์ระบบไหลเวียนในแบบของคุณ

สร้างระบบไหลเวียน (workflow) ง่าย ๆ ด้วยโมดูล iXware Scanning Barcode โดย iXware สามารถอ่านบาร์โค้ดได้หลากหลายประเภท แม้กระทั่ง barcode font ที่ใช้งานได้ฟรีตามอินเทอร์เน็ต เพียงเลือกประเภทของบาร์โค้ดและโฟลเดอร์ปลายทางด้วยเครื่องมือปรับแต่งที่ใช้งานง่ายของ iXware ก็แปลงเอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิทัลได้ทันที

สิทธิประโยชน์ที่คุณจะได้รับ

  • ประสิทธิภาพในการทำงาน – สแกนเอกสารทั้งตั้งได้รวดเร็วทันใจ หลีกเลี่ยงการสแกนทีละเอกสารด้วยสัญลักษณ์คั่นหน้า
  • ถูกต้องแม่นยำ – มีดัชนีเอกสารจาก metadata สมบูรณ์ที่ได้จากบาร์โค้ด
  • เลือกปรับแต่งตามการใช้งาน – เลือกใช้บาร์โค้ดได้ทั้งแบบข้ามพื้นที่ ข้ามประเภท และหลายบาร์โค้ดในหน้าเดียว
  • การใช้งานที่โดดเด่น – ประมวลผลและระบุปลายทางเอกสารอัตโนมัติจากประเภทบาร์โค้ดด้วย iXware
 

Solution 2 – FILE TRACKING SYSTEMS PROVIDE COMPLETE CONTROL OVER INFORMATION

Misplaced or lost files are perhaps the most significant of all costs associated with records management. File tracking allows an employee to locate any item quickly and precisely no matter where in the office it is located. The workflow process is streamlined and the information is readily accessible. The result is increased worker productivity and efficiency, allowing personnel to utilize their time in more effective ways. Customers and clients will also benefit when your company’s records assets are well managed. With the ability to locate and manage records more efficiently, response time to a customer’s needs is not delayed by having to search for needed files. Information can be presented quickly and accurately. There are two main types of Skytizens Document Tracking Systems – barcode and radio frequency identification (RFID).

 

SKYTIZENS BARCODE DOCUMENT TRACKING SYSTEMS

Barcode tracking systems can provide organizations with a fast, easy and accurate method of automatic data collection and file tracking, and have been widely used within countless industries. Barcode labels can be attached to any item ranging from individual records, files, record boxes and multimedia to a whole host of other items. The label acts as an identifier that can be scanned each time the document is removed from or returned to a shelf or file room. While the most visible application of this technology is within the supermarket industry, bar code file tracking has become widely used for document management purposes within many businesses and industries.

alfresco-thailand-benefits-barcode-dms

SKYTIZENS RFID DOCUMENT TRACKING SYSTEMS

Within records management, RFID technology is ideal for environments where the volume of transactions is high, files move through many steps or between many people outside the file room, and where security restrictions are vital. The overall advantage of all types of RFID file tracking systems is their non-contact, non-line-of sight nature. Tags can be read quickly and through many visually and environmentally challenging conditions. Bar codes or other optically read technologies do not have this capability.
For records management purposes, RFID technology allows file folders to be checked in or out very quickly without having to scan the file one at a time. One of the most convenient applications is to have the reader located in the door frame. This eliminates the need for a records manager to scan each individual record. With RFID file tracking systems, many folders stacked together can be read all at once. The same process applies to reading folders and then boxing them for file relocations.

 

TOP TEN BENEFITS OF FILE TRACKING SYSTEMS

  • Eliminate misplaced files
  • Increased productivity & efficiency
  • Increased customer service
  • Improved workflow processes
  • Reduced liability
  • Increased manager effectiveness
  • Improved records management
  • Increased profitability
  • Accurate & uniform data collection
  • Peace of mind

SKYTIZENS document tracking will organize all information; eliminate redundant information; implement an indexing system fully integrated with color-coded and barcode labeling; provide RFID tags, readers and tracking system as required; train users; and implement guidelines.