Records Management

ซอฟต์แวร์บริหารจัดการการจัดเก็บเอกสารและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

องค์กรมากมายทั่วโลกต่างก็เริ่มหันมาใช้ซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสารเพราะปัจจัยอย่างกฎระเบียบข้อบังคับที่เคร่งครัดต่าง ๆ และความมุ่งมั่นนำเสนอภาพลักษณ์ขององค์กรที่โปร่งใสขาวสะอาด ระบบบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสาร (RM) ของ Alfresco ช่วยจัดเก็บ ควบคุม และบริหารจัดการข้อมูลสำคัญขององค์กร อาทิเช่น เอกสารทางธุรกิจ อีเมล และงบการเงิน โซลูชั่นบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสารแบบ open source ของ Alfresco มีรูปแบบที่ใช้งานง่ายและคุ้มราคา ไร้ข้อจำกัดต่าง ๆ ของโซลูชั่น RM แบบเดิม ๆ

<strong>Alfresco คือระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร</strong> Document Management System Enterprise Content Management DMS

จัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารให้ง่ายต่อการใช้งาน

จัดเก็บบันทึกเอกสารต่าง ๆ ด้วยรูปแบบการใช้งานที่เรียบง่ายไม่ยุ่งยากซับซ้อน ซึ่งประกอบด้วย Browser ของ Alfresco ที่เป็น web-based client ง่ายต่อการเข้าถึงจากทุกที่ทั่วโลก ระบบ Drag and Drop ที่รองรับการใช้งาน CIFS และ WebDAV ให้ผู้ใช้คลิก ลาก วางไฟล์โดยตรงจากหน้า desktop และระบบ Pre-population of Metadata ที่จะแยกย่อยข้อมูลตั้งต้นจากเนื้อหาในเอกสารและอีเมลเพื่อใช้สร้าง metadata พร้อมใช้

<strong>Alfresco คือระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร</strong> Document Management System Enterprise Content Management DMS

แผนการจัดเก็บที่ยืดหยุ่นได้ตามความต้องการ

แผนการจัดเก็บที่ยืดหยุ่นตามความต้องการเอื้อให้คุณมีระบบการบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ยังกำหนดกฎเกณฑ์การจัดเก็บได้ ไม่จำกัดลำดับชั้นของประเภทการจัดเก็บ และจัดเก็บได้มากยิ่งขึ้น

<strong>Alfresco คือระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร</strong> Document Management System Enterprise Content Management DMS

ประเภทของการบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสาร

กำหนดประเภทการจัดเก็บได้ในทุกลำดับชั้นของแผนการจัดเก็บ ด้วยการกำหนดตารางการจัดการโดยละเอียด จึงสามารถควบคุมการจัดเก็บ การคงเอกสาร การโอนถ่าย การเข้าถึง และการทำลายเอกสารได้ตามวันเวลาที่ต้องการ

<strong>Alfresco คือระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร</strong> Document Management System Enterprise Content Management DMS

สืบค้นรวดเร็วทันใจด้วย eDiscovery

ด้วยคุณสมบัติการสืบค้นที่ใช้งานง่ายของ eDiscovery คุณสามารถค้นหาแบบ full-text จากเนื้อหา โครงสร้างแผนการจัดเก็บ ประเภทการบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสาร และประเภทของเอกสารได้สะดวกรวดเร็ว และมีการบันทึกหลักฐานการตรวจสอบ (Audit Trail) ทั้งหมด ซึ่งจะแสดงให้เห็นวงจรชีวิตของเอกสารโดยสมบูรณ์ รวมถึงระบุเวลาและผู้ใช้ที่เข้าถึงเอกสาร

<strong>Alfresco คือระบบจัดการเนื้อหาและเอกสารสำหรับองค์กร</strong> Document Management System Enterprise Content Management DMS

การระงับเอกสาร

บางครั้งองค์กรจำเป็นต้องระงับหรือคงเอกสารไว้ในระบบการบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสาร เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตตามความเหมาะสมเท่านั้นจึงจะสามารถสั่งระงับเอกสารและโฟลเดอร์ได้ ซึ่งจะป้องกันการเปลี่ยนแปลงของเอกสารและตารางการจัดเก็บจะถูกระงับไว้จนกว่าจะยกเลิกสถานะการคงเอกสารไว้

 

ประโยชน์ที่จะได้รับจากการเลือกใช้ RM ของ Alfresco

ระบบบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสารของ Alfresco ดีอย่างไร:

  • ระบบที่กำลังเป็นที่นิยม — โซลูชั่นเดียวที่รองรับทุกข้อมูลไว้ในคลังข้อมูลเดียว ใช้งานง่าย และเป็นระบบบริหารจัดการการจัดเก็บเอกสารแบบใหม่ที่กำลังได้รับการยอมรับมากขึ้นเรื่อย ๆ ในหมู่ผู้ใช้
  • Single Repository — บริหารจัดการการจัดเก็บทุกไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร เว็บเพจ อีเมล ไฟล์ภาพ ข้อมูลสำคัญขององค์กร และอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย ด้วยคลังข้อมูลแบบ Open source ที่ตรงตามเกณฑ์ของ CMIS และปรับขนาดได้ตามความต้องการ
  • Simplicity — รูปแบบการใช้งานเดียวใช้บริหารจัดการได้ทั้งข้อมูลทั่วไปและข้อมูลสำคัญขององค์กร
  • Reduced Cost — ไม่ต้องมัดจำค่าลิขสิทธิ์ ไม่มีค่าใช้จ่ายรายหัว ลดต้นทุนด้วยเทคโนโลยีแบบ Open Source ที่คุ้มค่าคุ้มราคา และซ่อมบำรุงง่ายผ่านระบบบริหารจัดการการจัดเก็บเดียว
 
การจัดการรายกรณี  →