คลังความรู้ Alfresco

ระบบจัดการเอกสาร Alfresco, ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, รองรับการทำงานร่วมกับ, ระบบการจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
SKYTIZEN BPM รองรับและให้บริการครอบคลุมทุกด้านของระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) ด้วยโปรแกรมที่ได้รับการพัฒนาอย่างเต็มรูปแบบ รวมไปถึงด้านที่ไม่เกี่ยวข้องกับทางเทคนิค (Non Technical) ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์ การสร้างแบบจำลอง การทดสอบ การปฏิบัติการ และการปรับใช้ให้เหมาะสมกับกระบวนการของแต่ละธุรกิจ ทุกอย่างอยู่ในมือคุณ
 

1. อะไรคือ BPM

BPM ย่อมาจาก Business Process Management มี BPM 2 ประเภทด้วยกัน ได้แก่ BPM เพื่อการกำหนดเกณฑ์การจัดการ และ BPM เพื่อการพัฒนาซอฟต์แวร์ ซึ่งผู้ผลิต BPM ต่างก็มุ่งจะแยก BPM สองประเภทออกจากกันมาโดยตลอด ก่อให้เกิดความซับซ้อนและสับสนมากยิ่งขึ้น

BPM เพื่อควบคุมการจัดการนั้นจำเป็นต่อผู้บริหารเชิงกลยุทธ์ระดับสูงทุกคน เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทางธุรกิจขององค์กรจะเป็นไปอย่างราบรื่น รวมไปถึงการทำความเข้าใจว่าอะไรคือค่านิยมขององค์กร และอะไรคือหลักปฏิบัติให้ได้มาซึ่งค่านิยมนั้น ซึ่งนั่นหมายถึงการวิเคราะห์ การจัดทำเอกสาร และการพัฒนาที่มุ่งเน้นให้บุคลากรทำงานร่วมกันกับระบบขององค์กร เพื่อให้เป็นเช่นนั้น เราจึงต้องอาศัยแบบจำลองและแผนภาพ แผนภาพ BPMN แสดงแต่ละขั้นตอนการทำงานที่จะนำไปสู่ความสำเร็จของเป้าหมายขององค์กร ที่สำคัญ แบบจำลองเหล่านี้มีไว้เพื่อการสื่อสารระหว่างผู้ใช้ด้วยกัน คุณสามารถสร้างแบบจำลองแบบคร่าว ๆ ซึ่งจะนำเสนอแต่เพียงข้อมูลสำคัญโดยกำจัดรายละเอียดยิบย่อยที่ไม่จำเป็นออก ไป แบบจำลองกระบวนการอย่างคร่าว ๆ นี้รู้จักกันในอีกชื่อว่า กระบวนการทางธุรกิจที่เป็นนามธรรม (Abstract Business Process)

BPM เพื่อการพัฒนาซอฟต์แวร์ หมายความว่า กระบวนการทางธุรกิจที่รอดำเนินการจะถูกทำให้สำเร็จลุล่วงด้วย BPM system (BPMS) กระบวนการทางธุรกิจที่รอดำเนินการนั้นอ้างอิงจากแผนภาพที่แสดงลำดับของแต่ละ ขั้นตอนการทำงาน แผนภาพอาจมีหน้าตาไม่ต่างอะไรจากกระบวนการทางธุรกิจแบบนามธรรมได้ แต่กระบวนการทางธุรกิจที่รอดำเนินการนั้นแตกต่างออกไปด้วยปัจจัยพื้นฐาน บางอย่าง อย่างแรกก็คือต้องอาศัยรายละเอียดด้านเทคนิคที่มากกว่า ซึ่งก็เป็นเรื่องที่เข้าใจกันโดยทั่วไป

แต่เรื่องที่ยังขาดความเข้าใจก็คือ กระบวนการรอดำเนินการนั้นเป็นการตัดสินจากระบบเดียวคือ BPMS เท่านั้น เมื่อ BPMS สามารถทำหน้าที่เป็น Coordinator ขั้นตอนต่าง ๆ ในกระบวนการจึงอาจเป็นตัวอย่าง User Task จากนั้น User Task จะเปลี่ยนมาอยู่ในสถานะรอดำเนินการสำหรับ BPMS และเมื่อ External Task เสร็จสมบูรณ์ BPMS ที่ทำหน้าที่ Coordinator จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับงานที่เสร็จสิ้น ในแง่นี้ถือได้ว่า BPMS มักทำหน้าที่เสมือน State Machine จะเห็นได้ชัดเจนว่าแม้ BPMS จะทำหน้าที่เป็น Coordinator แต่ก็ไม่สามารถรับมือกับขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างหน่วยงานภายนอกสองกลุ่มได้ ยกตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่คลังสินค้าได้จัดส่งสินค้าไปยังพนักงานบรรจุภัณฑ์ผู้บรรจุสินค้า ลงหีบห่อต่อไป ลองคิดดูว่าขั้นตอนดังกล่าวไม่ได้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงไม่มีทางที่ BPMS จะรับรู้ถึงขั้นตอนเหล่านี้ เราจึงไม่สามารถจำลองขั้นตอนดังกล่าวออกมาเป็นแบบจำลองได้อย่างชัดเจนใน กระบวนการทางธุรกิจที่รอดำเนินการ

อีกข้อแตกต่างระหว่างกระบวนการทางธุรกิจแบบนามธรรม (Abstract Business Process) กับ กระบวนการทางธุรกิจแบบรอการดำเนินการ (Executable Business Process) ที่ยังไม่เป็นที่รับรู้กันก็คือ กระบวนการทางธุรกิจแบบรอการดำเนินการนั้นเป็นส่วนหนึ่งของวงจรชีวิตของการ พัฒนาซอฟต์แวร์ หรือ Software Development Life Cycle (SDLC) ซึ่งก็บอกโดยนัยว่าอยู่ภายใต้การควบคุมของนักพัฒนาด้านเทคนิค และกระบวนการทางธุรกิจแบบรอการดำเนินการนั้นต้องพึ่งพาการทดสอบระดับหน่วย (Unit Testing) เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ

 

2. ทำไมรายงานของระบบธุรกิจอัจฉริยะ หรือ Business Intelligence (BI) จึงสำคัญต่อธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณจัดระเบียบกระบวนการทางธุรกิจให้พร้อมใช้งานแล้ว Skytizen BPM จะตรวจจับทุกอย่างที่เกิดขึ้นในฐานข้อมูลประวัติการใช้งานของ Activiti โดยอัตโนมัติ ยกตัวอย่างเช่น Process Instance หรือ Activity Instance แต่ละตัวใช้เวลาเท่าไหร่ ใครเป็นผู้บันทึกข้อมูลใดและเมื่อไหร่ การขายนี้เกิดขึ้น ณ ทวีปใด กระบวนการนี้ใช้สำหรับการสั่งซื้อใด แบบฟอร์มเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนนี้ใช้กับสัญญาฉบับใด เป็นต้น หากคุณไม่ได้ปิดการใช้งาน ข้อมูลเหล่านี้จะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้ในประวัติข้อมูล จากประวัติข้อมูลนั้น คุณสามารถสร้างรายงานได้หลากหลายประเภท รายงานเหล่านี้จะแสดงข้อมูลเชิงวิเคราะห์ เช่น ระยะเวลาโดยเฉลี่ยของแต่ละกิจกรรมในกระบวนการ ยอดขายของแต่ละพื้นที่ ร้อยละของการสั่งซื้อที่ถูกยกเลิก เป็นต้น

แผนภาพกราฟฟิกของกระบวนการทางธุรกิจที่รอดำเนินการนั้นเกิดจากมันสมองของ เหล่านักธุรกิจ การวิเคราะห์สถิติโดยอัตโนมัติจึงเป็นไปในระดับธุรกิจเช่นกัน ถือเป็นชัยชนะอย่างไม่เห็นฝุ่นของ BPMS

อีก Use Case ของประวัติข้อมูลก็คือ Audit Logs ซึ่งพร้อมใช้งานโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเมื่อพัฒนา Solution ของคุณโดยอ้างอิงจากกระบวนการทางธุรกิจ คุณจะสามารถเรียกดูย้อนหลังได้ทันทีว่าใครตัดสินใจอะไรไปและเมื่อไหร่ นอกจากนี้ Task Comments ยังช่วยให้คุณตรวจสอบได้ทุกรายละเอียดของการตัดสินใจตกลงทำธุรกรรมใด ๆ

ให้ Business Process Management (BPM) เป็นทุกอย่างในธุรกิจของคุณ (Ubiquitous) ด้วย Solutions ที่ทั้งนักธุรกิจและนักพัฒนาเลือกใช้

 

การสร้าง Workflow ด้วยตัวเอง ทำอย่างไร?

คุณสามารถเลือกได้สองแพลตฟอร์มในการโมเดลและสร้าง Workflow ด้วยตัวคุณเอง สองแพลตฟอร์มที่ว่าคือ jBPM และ Activiti เครื่องมือทั้งสองนี้เป็น Framework ของกระบวนการทางธุรกิจที่ถูกออกแบบภายใต้แนวคิดของ State Machine Skytizens ยินดีให้บริการ BPM ทั้งสองแพลตฟอร์ม ตามความต้องการและเงื่อนไขของคุณ

1. อะไรคือ jBPM

jBPM คือ BPM Suite ที่ปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของคุณ คือสะพานเชื่อมประสานนักวิเคราะห์ธุรกิจกับนักพัฒนาเข้าด้วยกัน BPM Engines ทั่วไปมุ่งเน้นเฉพาะการใช้งานสำหรับผู้ใช้ที่ไม่มีความรู้ด้านเทคนิคในเชิง ลึก ส่วน jBMP นั้นเอื้อต่อการใช้งานสองรูปแบบ โดยมีคุณสมบัติการจัดการกระบวนการที่ใช้งานง่ายทั้งสำหรับผู้ใช้ธุรกิจและ ระดับนักพัฒนา

2. jBPM ทำงานอย่างไร

กระบวนการทางธุรกิจช่วยกำหนดเป้าหมายที่จับต้องได้ โดยแสดงให้คุณเห็นแต่ละขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามลำดับเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ทางธุรกิจในรูปแบบของผังงาน ซึ่งจะช่วยพัฒนาทัศนวิสัยและความคล่องตัวให้ Business Logic ของคุณเป็นอย่างมาก ส่งผลให้มี Domain-Specific Representations ที่เหนือกว่า ง่ายต่อการเข้าใจและใช้งานสำหรับผู้ใช้งานธุรกิจ ทั้งยังควบคุมและตรวจสอบระบบได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัติการใช้งานและเครื่องมือมากมายบนระบบ Core Engine ที่จะช่วยสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจของคุณตลอดการใช้งาน:

  • Eclipse-based และ Web-based Editor แสดงผลกระบวนการทางธุรกิจของคุณแบบกราฟฟิก (drag & drop)
  • Pluggable Persistence และ JPA/JTA Transactions
  • Pluggable Human Task Service ด้วยระบบ WS-HumanTask สำหรับงานที่ต้องควบคุมโดยผู้ใช้
  • Management Console Supporting Process Instance Management, Task Lists และ Task Form Management และการจัดทำรายงาน (Reporting)
  • สามารถเลือกจัดเก็บข้อมูลกระบวนการได้ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดระเบียบกระบวนการนั้น ๆ (และข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง) ให้พร้อมใช้งาน
  • บันทึก History Log (เพื่อการสอบถามข้อมูล (Querying) การควบคุมและตรวจสอบ (Monitoring) และการวิเคราะห์ข้อมูล (Analysis))
  • ทำงานแบบครบวงจรด้วย Seam, Spring, OSGi และอื่น ๆ

 

BPM ช่วยเชื่อมประสานนักวิเคราะห์ธุรกิจ นักพัฒนาธุรกิจ และผู้ใช้งานทั่วไปเข้าไว้ด้วยกัน ด้วยคุณสมบัติการจัดการกระบวนการและเครื่องมือต่าง ๆ ที่ใช้งานง่ายทั้งสำหรับผู้ใช้ธุรกิจและระดับนักพัฒนา นอกจากนี้ยังสามารถเพิ่มเติม Domain-Specific Nodes ใน Palette เพื่อให้ผู้ใช้ธุรกิจสามารถเข้าใจและใช้งานกระบวนการต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

 

BPM รองรับการใช้งานทั้งกระบวนการแบบ Adaptive และ Dynamic ที่ปรับเปลี่ยนได้ตามโครงสร้างธุรกิจที่ซับซ้อนและสถานการณ์จริงที่ไม่ สามารถจำลองขึ้นได้ด้วยกระบวนการแบบตายตัว เราให้ผู้ใช้ทั่วไปสามารถควบคุมได้ โดยเลือกว่าขั้นตอนใดของกระบวนการที่ควรปฏิบัติให้เสร็จสิ้นก่อน หรือเลือกปฏิบัตินอกกระบวนการ และอื่น ๆ อีกมากมาย

jBPM ไม่ใช่แค่เพียง Process Engine ที่ทำงานโดยไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรมอื่น แต่ยังสามารถจำลอง Business Logic ที่ซับซ้อนได้ในรูปของการผนวกรวมกระบวนการทางธุรกิจ (Business Processes) เข้าด้วยกันกับ กฏเกณฑ์ทางธุรกิจ (Business Rules) และระบบประมวลผลเหตุการณ์ที่ซับซ้อน (Complex Event Processing) นอกจากนี้ยังผนวก jBPM เข้ากับโปรเจ็คต์ Drools ได้ เพื่อเอื้อให้คุณใช้งานแบบครบวงจร สามารถจำลอง Business Logic ของคุณในรูปแบบการผสมผสาน Processes, Rules และ Events เข้าไว้ด้วยกัน

 

3. อะไรคือ Activiti BPM Platform

Activiti คือแพลตฟอร์มของระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) และแสดงขั้นตอนการทำงาน (Workflow) ที่ต้องการพื้นที่ใช้งานน้อย มุ่งเน้นให้บริการแก่นักธุรกิจ นักพัฒนา และผู้ดูแลระบบ หัวใจสำคัญของ Activiti คือ BPMN 2 Process Engine สำหรับ Java ที่มีความเสถียรและรวดเร็วอย่างเทียบไม่ติด เป็นโปรแกรมแบบ Open-Source และเผยแพร่ภายใต้ Apache License Activiti ใช้งานได้บนทุก Java Application, Server, Cluster และผ่านระบบ Cloud ทั้งยังใช้งานกับ Spring ได้เต็มรูปแบบ ด้วยคุณลักษณะที่ต้องการพื้นที่น้อยและมีระบบไม่ซับซ้อน

เป็นเรื่องง่ายที่เหล่าผู้บริหารและนักธุรกิจจะเล็งเห็นประโยชน์ของ BPM มี BPM Suites มากมายที่มุ่งเน้นให้บริการเฉพาะกับนักธุรกิจ แต่ Activiti นั้นแตกต่างเพราะเห็นความสำคัญของนักพัฒนาเช่นกัน BPM Engine จึงต้องใช้งานได้กับทุกโครงสร้างระบบของ Java Application

Activiti เล็งเห็นว่า BPM เพื่อควบคุมการจัดการนั้น เป็นคนละเรื่องกันกับ BPM เพื่อการพัฒนาซอฟต์แวร์

BPM Systems (BPMS) ทั่วไปนั้นเป็นแบบ Monolithic และจัดว่าเป็นเอกเทศจากกิจกรรมการพัฒนาซอฟต์แวร์อื่น ๆ แต่เฉพาะในบางกรณีที่พบได้น้อยมากเท่านั้น ที่กระบวนการทางธุรกิจจะถูกจัดแยกออกมา โดยปกติแล้วกระบวนการเป็นส่วนหนึ่งของแอพพลิเคชั่นอื่นที่ใหญ่กว่าและกำลัง อยู่ระหว่างการพัฒนา Activiti ตระหนักว่ากระบวนการทางธุรกิจแบบรอดำเนินการนั้นควรจะถูกบรรจุไว้เป็นส่วน หนึ่งของการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่จำเป็นในชีวิตประจำวัน นั่นคือสาเหตุที่ Activiti ถูกพัฒนาอย่างทุ่มเทให้สามารถใช้งานได้อย่างง่ายดายกับ Java “ทุก” เวอร์ชั่น รวมถึงมุ่งเน้นการใช้งานผ่านระบบ Cloud เช่นเดียวกับที่แอพพลิเคชั่นต่าง ๆ ตั้งเป้าไว้ในอนาคตอันใกล้

BPM และ Workflow นั้นมีหลายรูปแบบด้วยกัน โดยเป้าหมายหลักของ Activiti ก็คือการพัฒนา General Purpose Process Language BPMN 2.0 ให้สมบูรณ์แบบที่สุด Process Language เดียวไม่สามารถครอบคลุม Use Cases ทั้งหมดได้เพียงพอ มีหลายกรณีที่ Custom Dedicated Process Language พอจะเป็นไปได้บ้าง ดังนั้นโดยหลัก ๆ แล้ว Activiti จึงใช้โครงสร้างของ Process Virtual Machine ซึ่งแปลว่าคุณสามารถสร้าง Custom Process Language ใดก็ตามเพิ่มเติมได้

 

แล้วการสร้าง BPM ด้วยตัวเองต้องทำอย่างไรบ้าง ยุ่งยากและซับซ้อนมากไหม?

ขั้นตอนง่ายนิดเดียว ไม่ต้อง coding กันให้วุ่นวาย โซลูชั่นของเราต้องการแค่ไม่กี่คลิกกับ 4 ขั้นตอน ก็สามารถสร้าง BPM ได้แล้ว

  • Step 1

สร้างโมเดลงานจากไอเดียของคุณ ผ่านทาง Web-based โดยใช้ BPMN notations หรือผ่านทางการสร้างโมเดล IDE Eclipse Standalone

  • Step 2

หลังจากการสร้างโมเดลเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็มาทำการทดสอบกันว่า ไอเดีย Workflow ที่เราได้สร้างไว้ในขั้นตอนแรกนั้น สามารถใช้งานได้จริงหรือไม่ ทำการทดสอบโดยใช้ jUnit Test Workflow กับ dummy data โดยที่กระบวนการทดสอบจะไม่กระทบต่อระบบที่ใช้งานอยู่จริง

  • Step 3

หลังจากขั้นตอนการทดสอบแล้ว เราก็จะทำการ deploy โมเดลขั้นตอนการทำงานเข้าสู่ Alfresco เพื่อการปรับใช้และตั้งค่าโมเดล

  • Step 4

จากนั้นโมเดล Workflow ที่เราสร้างขึ้นก็จะเข้าสู่ Alfresco เพื่อการใช้งานจริง เพียงแค่นี้ คุณก็สำเร็จการสร้าง BPM ด้วยตัวคุณเองได้แล้ว ด้วยโซลูชั่นของเรา ไม่เพียงจะช่วยให้คุณสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายมหาศาลเท่านั้น แถมยังเประหยัดเวลาอันมีค่าในการทำงานอีกทางหนึ่งด้วย

Posted in: News, ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ

Leave a Comment (0) ↓