คลังความรู้ Alfresco

ระบบจัดการเอกสาร Alfresco, ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, รองรับการทำงานร่วมกับ, ระบบการจัดการเอกสาร

ข้อดีที่คุณจะได้รับจากระบบโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจแบบเบ็ดเสร็จ

ข้อดีที่คุณจะได้รับจากระบบโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจแบบเบ็ดเสร็จ

ทุกธุรกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็วต้องเผชิญกับการตัดสินใจเลือกใช้ระบบบริหารจัดการธุรกิจที่ดีที่สุดเพื่อรับมือกับแต่ละขั้นตอนการขยับขยายกิจการ บ่อยครั้งที่คนให้ความสำคัญกับการตั้งเป้าหมายเพิ่มยอดขายระยะสั้นมากกว่าการวางแผนอย่างเหมาะสมเรื่องระบบโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจแบบเบ็ดเสร็จ นั่นทำให้หลากแอพพลิเคชั่นที่ไม่สัมพันธ์กันถูกติดตั้งโดยต่างเวลาและต่างพื้นที่ใช้สอย ผลลัพธ์คือกระบวนการทางธุรกิจที่ไร้ประสิทธิภาพและยากต่อการทำงานร่วมกันของโปรแกรมต่าง ๆ อะไรคือสาเหตุของปัญหาเหล่านี้ และเราจะสามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างไร

โครงสร้างของระบบบริหารจัดการธุรกิจทั่วไปแบบยุ้งฉาง

บริษัทที่เติบโตอย่างรวดเร็วอาจต้องพัวพันกับ Application Landscape ที่ซับซ้อน หลายบริษัทจึงนิยมเริ่มต้นด้วยการติดตั้งโปรแกรมบัญชี อย่าง QuickBooks เพื่อช่วยพวกเขาจัดการเรื่องการบัญชี

สำหรับภารกิจเพิ่มจำนวนลูกค้า บริษัทต่างนิยมพึ่งพาระบบบริหารโอกาสแบบ standalone ควบคู่ไปกับระบบอื่น ๆ ที่แยกออกมาเพื่อแก้สารพัดปัญหาเรื่องการบริการลูกค้า ส่วนการบริหารสินค้าคงคลัง การบริหารการสั่งซื้อสินค้าและบริการ และระบบกระบวนการเติมเต็มคำสั่งซื้อของลูกค้านั้นพึ่งพาโปรแกรมที่ไม่สัมพันธ์กันและ spreadsheet ต่าง ๆ

เพื่อเพิ่มยอดขายโดยรวม หลายบริษัทนิยมเปิดสำนักงานใหม่และเปิดรับช่องทางการจำหน่ายเพิ่มเติม นำมาซึ่งกระบวนการที่ซับซ้อนยุ่งยากมากยิ่งขึ้นในการบูรณาการ e-commerce การชำระเงินแบบประจำ การจัดทำงบการเงินรวม และอื่น ๆ อีกมากมาย โปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจเพิ่มเติมที่รับมือกับกระบวนการเหล่านี้อาจอยู่ในรูปของแอพพลิเคชั่นแบบ standalone จากผู้จัดจำหน่ายต่าง ๆ แอพพลิเคชั่นในประเทศ หรือ spreadsheet ต่าง ๆ ที่ไว้ใช้แก้ขัดก็ได้

ธุรกิจใดก็ตามที่ค่อย ๆ พัฒนาระบบตามกาลเวลาไปในลักษณะแบบนี้ จะดำเนินกลยุทธระยะสั้นไปอย่างต่ำกว่ามาตรฐานด้วยโครงสร้างที่ไม่มั่นคง ทั้งยังขัดขวางการเติบโตอย่างมีประสิทธิภาพของบริษัทในระยะยาวอีกด้วย ปัญหาที่โยงใยยุ่งเหยิงของระบบโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจแบบยุ้งฉางที่มักถูกเรียกว่า “Software Hairball (โปรแกรมพันกันเหมือนก้อนขน)” นี้ จะขัดขวางความคล่องตัวทางธุรกิจ ยับยั้งการเพิ่มผลผลิต และชะลอการเติบโตของบริษัทในที่สุด

อุปสรรคทางธุรกิจจากการพึ่งพาระบบโปรแกรมแบบยุ้งฉาง

เมื่อบริษัทที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็วเลือกใช้งานแอพพลิเคชั่นแบบยุ้งฉางจำนวนมาก สารพันปัญหาทางธุรกิจจึงเกิดขึ้น ปัญหาเหล่านี้อาจร้ายแรงถึงขั้นทำธุรกิจอัมพาตได้เลยทีเดียว

  • ผลิตภาพและประสิทธิภาพของพนักงานสูญเปล่า: เมื่อบริษัทของคุณต้องการเร่งเพิ่มผลผลิต พนักงานทุกคนต้องปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพและผลิตภาพสูงสุด หากพนักงานของคุณถูกขัดขวางด้วยกระบวนการต่าง ๆ ที่ไร้ประสิทธิภาพและไม่ปะติดปะต่อ ข้อผิดพลาดจะยิ่งเพิ่มขึ้นและทำให้เสียเวลาไปกับงานที่ไม่ใช่หน้าที่หลัก กระบวนการสำคัญอย่างกระบวนการสั่งซื้อ การออกใบแจ้งราคาสินค้า การอนุมัติค่าใช้จ่าย กระบวนการเติมเต็มคําสั่งซื้อ และอื่น ๆ อาจเสียเวลาดำเนินการมากมายและเกิดข้อผิดพลาดได้ ตัวอย่างเช่น พนักงานของคุณอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงป้อนรายละเอียดการสั่งซื้อเข้าระบบบัญชีและระบบออกใบแจ้งราคาสินค้าด้วยตัวเองอีกครั้ง ในขณะที่พนักงานคนอื่น ๆ ต้องดึงข้อมูลเดียวกันนั้นจากระบบ CRM เพื่อดำเนินการกระบวนการเติมเต็มคําสั่งซื้อและคำนวณหาค่านายหน้า หากมีคำสั่งซื้อใดถูกยกเลิกระหว่างนั้น พนักงานของคุณต้องควานหาในข้อมูลกองเท่าภูเขาเพื่อแก้ไขรายละเอียดอีกครั้ง งานที่สิ้นเปลืองแรงงานและต้องใช้คนจัดการเหล่านี้ทำให้บริษัทของคุณต้องสูญเสียความคล่องตัวที่จำเป็นต่อการเติบโตทางธุรกิจ
  • ขาดทัศนวิสัยเฉียบขาดฉับไว: เมื่อแต่ละระบบโปรแกรมทำงานแยกกัน จึงเกิดฐานข้อมูลจำนวนมากที่ทับซ้อน และยากต่อการดูแลศักยภาพทางธุรกิจอย่างทันท่วงที รายงานผลการปฏิบัติงานของแผนกการเงิน ฝ่ายขาย แผนกการตลาด แผนกบริการ และแผนกเติมเต็มคำสั่งซื้อของลูกค้าคือกุญแจสำคัญสู่ภาพรวมของความเป็นไปในองค์กรของคุณ บริษัทส่วนใหญ่มักปล่อยปะละเลยการติดตามข้อมูลในส่วนนี้เพราะต้องใช้เวลาสืบค้น แยกแยะ และวิเคราะห์ข้อมูล ส่วนบริษัทใดที่ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ ก็ยังต้องเสียเวลานับไม่ถ้วนกับการปะติดปะต่อข้อมูลที่ทั้งไม่สัมพันธ์กัน ทั้งอาจมีข้อผิดพลาดและล้าสมัย เข้าด้วยกัน สุดท้ายผู้ประกอบการเหล่านั้นก็ต้องลังเลกับการตัดสินใจเรื่องสำคัญเร่งด่วนเพราะมีข้อมูลที่ไม่แม่นยำ หรืออาจเสี่ยงตัดสินใจไปเลยโดยพึ่งพาเพียงสัญชาตญาณของตน
  • ความยุ่งยากและค่าใช้จ่ายในการบูรณาการ: การติดตั้งแอพพลิเคชั่นที่ไม่สัมพันธ์กันจำนวนมาก ทำให้คุณเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมหาศาลไปกับเรื่อง IT อย่างการบูรณาการ การบำรุงรักษา และการอัพเดทเวอร์ชั่นใหม่ ๆ ของแอพพลิเคชั่น บ่อยครั้งที่เมื่อตัดสินใจซื้อเวอร์ชั่นใหม่แล้วยิ่งเพิ่มภาระด้านการบูรณาการและการบำรุงรักษาเพื่อให้โปรแกรมทุกเวอร์ชั่นสามารถทำงานร่วมกันได้ ที่สุดแล้วก็ไม่ได้ให้เวลากับการเพิ่มผลผลิต ทั้งค่าใช้จ่ายด้านการบำรุงรักษาระบบยังสูงลิ่วอีกด้วย
  • เสี่ยงต่อการเสียลูกค้ามากขึ้น: การเพิ่มจำนวนลูกค้าและการเติบโตของยอดขายคือรากฐานของความสำเร็จที่ยาวนานขององค์กร ในการแข่งขันที่ดุเดือด บริษัทของคุณต้องให้บริการที่ไม่เหมือนใครกับลูกค้า มิฉะนั้นอาจเสี่ยงต่อการที่ลูกค้าจะเปลี่ยนใจไปหาผู้ให้บริการอื่น เมื่อลูกค้าไม่ได้รับทราบข้อมูลทันใจเกี่ยวกับสถานะการสั่งซื้อของพวกเขา ไม่มีใครคอยแก้ไขปัญหาให้อย่างทันท่วงที หรือพบว่าสินค้าที่ต้องการขาดตลาดอยู่บ่อยครั้ง ลูกค้าจะเริ่มไม่พอใจและอาจเลิกใช้บริการของคุณ ด้วยระบบโปรแกรมแบบเบ็ดเสร็จคุณมั่นใจได้ว่าลูกค้าจะได้รับทราบข้อมูลที่ถูกต้องและได้รับบริการที่เหมาะสม นอกจากนี้พนักงานของคุณยังเข้าถึงทุกข้อมูลของลูกค้าที่จำเป็นต่อการบริการและการขายได้ตลอดเวลา

ข้อได้เปรียบของแอพพลิเคชั่นโปรแกรมแบบเบ็ดเสร็จ

เพื่อให้ธุรกิจของคุณเติบโตอย่างก้าวกระโดดตามที่ตั้งเป้าไว้ แอพพลิเคชั่นโปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจของคุณต้องเป็นแบบเบ็ดเสร็จโดยมี Codebase ฐานข้อมูล และกระบวนการทางธุรกิจเพียงหนึ่งเดียว ข้อได้เปรียบของการออกแบบระบบภายใต้เงื่อนไขนี้คือช่วยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มผลผลิต ทั้งยัง:

  • ให้กระบวนการผลิตขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ: มีหลายกระบวนการที่เป็นกุญแจสำคัญในกระบวนการผลิตที่คุณต้องพบเจอในแต่ละวัน เช่น การบริหารการสั่งซื้อสินค้าและบริการ การเติมเต็มคำสั่งซื้อของลูกค้า การออกใบแจ้งราคาสินค้า การเรียกเก็บเงิน การอนุมัติค่าใช้จ่าย และการจัดทำงบการเงินรวม เป็นต้น หากปล่อยให้กระบวนการดังกล่าวเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณจะสามารถหลีกเลี่ยงการจ้างงานเพิ่ม และโยกย้ายพนักงานไปทำหน้าที่ใหม่ที่เอื้อต่อการปฏิรูปและการเติบโตขององค์กรได้มากกว่า
  • ทัศนวิสัยที่ก้าวไกลไปอีกขั้น: ทัศนวิสัยที่เฉียบขาดฉับไวนั้นจำเป็นมากยามที่ต้องตัดสินใจโดยไม่มีเวลาให้ไตร่ตรอง เมื่อสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลาโดยไม่ต้องสูญเสียทรัพยากรไปกับการแยกแยะและเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายแหล่งเข้าด้วยกัน พนักงานจะมีข้อมูลอยู่ในมือและพร้อมที่จะตัดสินใจอย่างฉับไวและแม่นยำ
  • ระบบ IT ที่เกิดประโยชน์สูงสุดด้วยต้นทุนเพียงน้อยนิด: เมื่อฝ่าย IT ไม่ต้องจัดหา ติดตั้ง และบำรุงรักษาพร้อมทั้งประสานงานระหว่างหลากหลายระบบ ต้นทุนในการผลิตจึงลดลงอย่างเห็นได้ชัด ในเวลาเดียวกัน ฝ่าย IT ก็สามารถพัฒนากระบวนการผลิตได้อย่างเต็มที่
  • เร่งอัตราการเติบโตทางธุรกิจ: ด้วยระบบโปรแกรมแบบเบ็ดเสร็จ การขยับขยายทางธุรกิจและการเพิ่มช่องทางการจัดจำหน่ายก็สำเร็จเสร็จสิ้นลงอย่างรวดเร็ว เพราะมีข้อมูลและกระบวนการบริหารการสั่งซื้อสินค้าและบริการและการบัญชีที่เป็นเอกภาพ นอกจากนี้บริษัทยังสามารถขายแบบต่อยอดและแนะนำสินค้าและบริการอื่นให้ฐานลูกค้าปัจจุบันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เนื่องมาจากทัศนวิสัยที่ก้าวไกลกว่านั่นเอง
  • นวัตกรรมใหม่ที่ใส่ใจความต้องการของคุณ: เพราะกระบวนการทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงรวดเร็วเสมอ ผู้ใช้ที่เป็นผู้ประกอบการจึงสามารถผสมผสานทักษะเฉพาะด้านของแต่ละธุรกิจเข้ากับกระบวนการและแอพพลิเคชั่นที่ออกแบบมาโดยเฉพาะได้เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด ในขณะเดียวกัน ฝ่าย IT ก็สามารถเน้นหนักเรื่องโครงการเชิงกลยุทธ์เพื่อเพิ่มผลกำไรโดยการสร้างสรรค์โซลูชั่นใหม่ ๆ ที่มีประโยชน์ได้

บทสรุป

ทุกวันนี้ เหล่าผู้ประกอบการในแทบทุกแวดวงธุรกิจต่างก็เลือกใช้โปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจที่ซับซ้อนเพื่อเร่งอัตราการเติบโต แต่ก็มีหลายบริษัทที่ยังต้องดิ้นรนหาวิธีเพิ่มยอดขายและบริหารต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะใช้ระบบจับฉ่ายที่ทำงานโดยไม่สัมพันธ์กันซึ่งทำให้กระบวนการติดขัดและเกิดปัญหาด้านศักยภาพการทำงานของพนักงาน

Posted in: News, รองรับการทำงานร่วมกับ

Leave a Comment (0) ↓