คลังความรู้ Alfresco

ระบบจัดการเอกสาร Alfresco, ระบบการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ, รองรับการทำงานร่วมกับ, ระบบการจัดการเอกสาร

การสรรหาโซลูชั่นเปี่ยมประสิทธิภาพมาบริหารจัดการข้อมูลขององค์กรนับเป็นปัญหาใหญ่ในแผนการลดต้นทุนทางธุรกิจเสมอ

การสรรหาโซลูชั่นเปี่ยมประสิทธิภาพมาบริหารจัดการข้อมูลขององค์กรนับเป็นปัญหาใหญ่ในแผนการลดต้นทุนทางธุรกิจเสมอ

การสรรหาโซลูชั่นเปี่ยมประสิทธิภาพมาบริหารจัดการข้อมูลขององค์กรนับเป็นปัญหาใหญ่ในการลดต้นทุนทางธุรกิจ พัฒนาศักยภาพการบริการ เพิ่มผลผลิต และปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับ องค์กรทั่วโลกต่างก็ตระหนักดีถึงความไร้ประสิทธิภาพและราคาที่สูงกว่าของกระบวนการบริหารจัดการข้อมูลสำคัญทางธุรกิจที่พึ่งพาเอกสารและแรงงานคนเป็นหลัก เราจะมาดูกันว่าอะไรคือปัญหาที่เกิดขึ้นกับทุกธุรกิจ และต้องบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างไรจึงจะสามารถกำจัดปัญหาดังกล่าวให้หมดสิ้นไปได้

1. โครงสร้างโฟลเดอร์ที่สัมพันธ์กัน

ปัญหาหลักขององค์กรส่วนใหญ่คือชื่อและโครงสร้างของโฟลเดอร์ที่ไม่สัมพันธ์กัน โฟลเดอร์ถูกจำแนกผิดประเภทและถูกหลงลืมเมื่อสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ใหม่

ทางออกของคุณ: ด้วยซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสาร Alfresco Skytizens คุณสามารถกำหนดเทมเพลตเพื่อสะดวกต่อการสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละลูกค้าอย่างเป็นระบบระเบียบ Alfresco Skytizens มาพร้อมเทมเพลตโครงสร้างไฟล์เอกสารให้คุณเลือกใช้และปรับแต่งตามความต้องการ หรือเลือกสร้างเทมเพลตใหม่ให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณ
กำหนดโครงสร้างไฟล์ของแต่ละไฟล์ cabinet ได้ เช่น ลูกค้าด้านการเงิน ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ ลูกค้าด้านการลงทุน และเจ้าหนี้ เป็นต้น ให้คุณประหยัดเวลาด้วยการกำหนดใช้งานโครงสร้างเหล่านี้ได้กับทั้งฐานข้อมูลลูกค้าในปีภาษีถัดไป

 

2. ชื่อเอกสารที่สัมพันธ์กัน

ปัญหาของการประกอบธุรกิจไม่ได้มีเพียงการตั้งชื่อแต่ละโฟลเดอร์ให้เกี่ยวข้องสัมพันธ์กันเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการตั้งชื่อเอกสารแต่ละฉบับด้วย เรามักต้องปวดหัวกับการงมหาเอกสารเพราะตั้งชื่อไฟล์ตามใจชอบอยู่เสมอ

ทางออกของคุณ: นอกจากเทมเพลตพร้อมใช้งานของซอฟต์แวร์บริหารจัดการเอกสาร Alfresco Skytizens แล้ว คุณยังสามารถกำหนดเทมเพลตของชื่อเอกสารในแต่ละโฟลเดอร์ หรือในที่นี้คือ “ชื่อเอกสารพร้อมใช้” ได้ เช่น หากเป็นโฟลเดอร์สำหรับเอกสารภาษีอากร ก็จะพบชื่อเอกสารพร้อมใช้ดังต่อไปนี้ แบบประเมินภาษี เอกสารต้นฉบับ หนังสือตอบรับงาน และหน่วยงานจัดเก็บภาษี ชื่อเอกสารพร้อมใช้เหล่านี้ทำให้เอกสารสัมพันธ์กันเมื่อคุณหรือผู้ใช้อื่นบันทึกไฟล์ลงในระบบ Alfresco Skytizens
ปรับแต่งชื่อเอกสารพร้อมใช้ได้เช่นเดียวกับโฟลเดอร์ต่าง ๆ ในเทมเพลตโครงสร้างโฟลเดอร์ที่กำหนด ชื่อเอกสารพร้อมใช้จะปรากฏในโครงสร้างเทมเพลตของ Alfresco Skytizens ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ กำหนดสูตรในชื่อเอกสารพร้อมใช้นี้ให้แสดงวันที่ปัจจุบันได้ เมื่อมีวันที่ควบคู่ไปกับชื่อเอกสาร ทุกไฟล์ในโฟลเดอร์จะเรียงตามลำดับเวลา นอกจากนี้ยังสามารถกำหนดหัวเรื่อง คำอธิบาย และป้ายกำกับเอกสารแต่ละฉบับได้อีกด้วย

 

3. บริหารจัดการไฟล์ cabinet จำนวนมากขององค์กร

แน่นอนว่าองค์กรของคุณคงไม่จัดเก็บข้อมูลทางธุรกิจไว้ในไฟล์ cabinet เดียว แต่แบ่งออกเป็นไฟล์ cabinet สำหรับภาษีและบัญชี สำหรับข้อมูลของลูกค้าด้านการลงทุน สำหรับฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ และเอกสารเกี่ยวกับการบริหารธุรกิจอื่น ๆ อีกมากมาย แล้วจะบริหารจัดการเอกสารเหล่านี้ในรูปของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร Alfresco Skytizens ให้คุณใช้งานตั้งแต่ไฟล์ cabinet ไปจนถึง drawer โฟลเดอร์ และไฟล์ โดยผ่านระบบเสมือน

ทางออกของคุณ: ทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการบริหารจัดการเอกสารสำหรับองค์กรคือสร้างไฟล์ cabinet เสมือนไว้มากกว่าหนึ่ง การมีไฟล์ cabinet เฉพาะสำหรับลูกค้าด้านการเงินและลูกค้าด้านการลงทุนเป็นเรื่องสำคัญโดยเฉพาะเมื่อมีการตรวจติดตามคุณภาพ (Audit) ผู้ตรวจติดตามคุณภาพด้านการลงทุนจะสามารถตรวจสอบได้เฉพาะไฟล์ที่เกี่ยวข้องด้านการลงทุนเท่านั้น โดยไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลทางธุรกิจขององค์กร
ด้วยโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารส่วนใหญ่ในตลาด คุณอาจยังต้องพึ่งเอกสารกระดาษในบางกระบวนการ มีเพียงด้านบัญชีและภาษีอากรเท่านั้นที่ไม่ต้องใช้เอกสารกระดาษ เมื่อเลือกใช้ Alfresco Skytizens คุณสามารถกำหนดไฟล์ cabinet ดังต่อไปนี้ ลูกค้าด้านการเงิน (หรือภาษีอากร) ลูกค้าด้านการลงทุน ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ เจ้าหนี้ ลูกหนี้การค้า คลังข้อมูล และส่วนควบคุมดูแลระบบ

 

4. กำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูล

ลูกค้าของเรามักบ่นเรื่องข้อมูลสำคัญที่เพิ่มจำนวนขึ้นเรื่อย ๆ อย่างน่าตกใจระหว่างกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งนำไปสู่ปัญหาเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลทั้งจากปัจจัยภายในและภายนอก ข้อมูลที่ว่าก็รวมถึงเอกสารของลูกค้า ข้อมูลด้านการเงินขององค์กร และข้อมูลของฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น เริ่มต้นด้วยการสำรวจองค์กรของคุณ (ไม่ว่าจะยังใช้เอกสารกระดาษหรือไม่) ว่าเอกสารต่าง ๆ ปลอดภัยแค่ไหน และเข้าถึงได้เฉพาะบุคคลที่ได้รับมอบหมายใช่หรือไม่

ทางออกของคุณ: ด้วย Alfresco Skytizens เราขอแนะนำให้คุณใช้ระบบรักษาความปลอดภัยแบบ “ตามตำแหน่งหน้าที่” โดยจะมีการกำหนดสิทธิการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้และกลุ่มผู้ใช้ตั้งแต่ต้น ซึ่งจะทำให้ผู้ควบคุมดูแลระบบกำหนดได้ว่าผู้ใช้ใดควรจะเข้าถึงข้อมูลใด ไฟล์ cabinet ใด และใช้งานเอกสารได้อย่างไรบ้าง ระบบรักษาความปลอดภัยตามตำแหน่งหน้าที่ของ Alfresco Skytizens ใช้งานได้กับทุกระดับ ทุกไฟล์ cabinet ทุก drawer โฟลเดอร์ และไฟล์เอกสาร ด้วยระบบการใช้งานนี้ คุณสามารถกำหนดสิทธิการเข้าถึงให้กับผู้ช่วยผู้ดูแลระบบและพนักงานทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับการรักษาความปลอดภัยข้อมูล โดยเข้าถึงข้อมูลด้านการลงทุนในขณะเดียวกันก็ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของผู้ที่ไม่เกี่ยวข้อง
และเพื่อการรักษาความปลอดภัยที่เหนือกว่า คุณสามารถเข้ารหัสไฟล์ได้ทันทีที่บันทึกลง disk การเข้ารหัสมีด้วยกันสองระดับ ระดับที่ 1 รักษาความปลอดภัยระดับสูง โอนถ่ายไฟล์ไปยัง server อื่นได้ หรือระดับ 2 รักษาความปลอดภัยสูงสุด เมื่อไฟล์ที่เข้ารหัสเกี่ยวข้องกับ server ของคุณ จะไม่สามารถโอนถ่ายไปยัง server อื่นได้

 

5. กำหนดนโยบายการรักษาไฟล์ข้อมูลอย่างเหมาะสม

การคงอยู่ของเอกสารหลังการใช้งานนับเป็นปัญหาทางธุรกิจเช่นกัน โดยเฉพาะหากเป็นเอกสารด้านการเงิน สาเหตุที่เอกสารยังคงอยู่แม้สิ้นอายุการใช้งานไปเป็นเวลานานส่วนใหญ่เพราะผู้ใช้ตัดใจกำจัดเอกสารนั้นทิ้งไม่ได้ (ไม่ว่าจะเป็นเอกสารกระดาษหรือไฟล์อิเล็กทรอนิกส์) หรือพูดง่าย ๆ ว่าคนส่วนใหญ่ไม่แน่ใจว่าต้องเก็บเอกสารบางอย่างไว้ใช้อีกนานเท่าไหร่ และเมื่อ hard drives ราคาไม่แพงง่ายต่อการซื้อหา การกำจัดไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ก็ยิ่งเป็นเรื่องยากขึ้นไปอีก ภาระเรื่องการเก็บเอกสารที่สิ้นอายุการใช้งานแล้วจึงยังคงอยู่ต่อไป

ทางออกของคุณ: แต่ละแวดวงธุรกิจต่างก็มีข้อกำหนดกฎเกณฑ์ของตัวเองในการกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารขององค์กร โดยทั่วไปแล้วหากเป็นธุรกิจด้านการเงิน เอกสารต่าง ๆ จะถูกเก็บรักษาไว้เป็นเวลาถึง 7 ปี แต่ก็ขึ้นอยู่กับการปรึกษาและตกลงร่วมกันเรื่องข้อจำกัดต่าง ๆ และชนิดเอกสาร โมดูลการเก็บรักษาเอกสารของ Alfresco Skytizens ให้คุณกำหนดนโยบายการเก็บรักษาเอกสารขององค์กรในแต่ละไฟล์ cabinet ได้ เมื่อคุณจัดเก็บเอกสารเข้าไฟล์ cabinet ไฟล์จะได้รับการรักษาและป้องกันการกำจัดหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงจนกว่าเอกสารนั้นจะสิ้นอายุการใช้งาน เมื่อคุณกำหนดนโยบายการเก็บรักษาเอกสารแล้ว ผู้ดูแลควบคุมระบบสามารถควบคุมการใช้งานแต่ละไฟล์ได้ รวมถึงการกำจัด เคลื่อนย้าย (จัดเก็บเข้าคลังข้อมูล) และทำสำเนา

 

6. ใช้งานไฟล์ข้อมูลร่วมกันอย่างปลอดภัย

คำถามยอดนิยมก็คือ “ไฟล์ข้อมูลขององค์กรจะปลอดภัยหรือไม่” รู้หรือไม่ว่าทุกวันนี้เราเปิดเผยข้อมูลของเราให้ทั้งโลกได้รู้ผ่านทางอีเมล การส่งไฟล์ข้อมูลผ่านอีเมลเป็นวิธียอดนิยมในการใช้งานไฟล์ร่วมกันกับผู้อื่น อีกวิธีหนึ่งก็คือการส่งเอกสารทางไปรษณีย์ (ช้าและราคาแพง) องค์กรส่วนใหญ่ต่างก็ยังต้องใช้งานเอกสารร่วมกันกับลูกค้าหรือพนักงานในแบบที่เสียค่าใช้จ่ายจำนวนมาก ไม่แน่นอน และไม่ปลอดภัยเท่าที่ควร

ทางออกของคุณ: เป็นเรื่องไม่ปลอดภัยอีกต่อไปแล้วกับการเปิดเผยข้อมูลอย่างหมายเลขประกันสังคม วันเดือนปีเกิด ชื่อนามสกุลจริง และอื่น ๆ ผ่านทางอีเมล ซึ่งปัจจุบันบริษัทรักษาความปลอดภัยและหลายองค์กรเองก็ไม่นิยมใช้กัน แต่การส่งเอกสารทางไปรษณีย์ก็ต้องเสียค่าใช้จ่ายไม่น้อยและไม่อาจแน่ใจได้ว่าเอกสารจะไปถึงที่หมายตามเวลาที่กำหนด Alfresco Skytizens มอบทางเลือกใหม่ของการโอนถ่ายไฟล์ข้อมูลไปยังลูกค้า คู่ค้า หรือพนักงานทั่วไป วิธีที่ดีที่สุดในการรับ-ส่งไฟล์กับลูกค้าที่ไม่ได้เป็นผู้ลงทุน (เช่น ลูกค้าด้านการเงิน หรือลูกค้าอื่น ๆ ที่ไม่ได้มีส่วนในกิจกรรมทางธุรกิจ) คือผ่าน online client portal หรือระบบใช้งานไฟล์ร่วมกัน Alfresco Skytizens ให้คุณแชร์ไฟล์รวดเร็วทันใจและปลอดภัย ไฟล์ที่ถูกแชร์จะมีลายน้ำโดยอัตโนมัติ และคุณยกเลิกการใช้งานไฟล์ร่วมกันได้ทันทีที่ต้องการ
เมื่ออัพโหลดไฟล์เข้า portal เรียบร้อยแล้ว ผู้รับปลายทางจะได้อีเมลแจ้งเตือนว่ามีเอกสารรอการเข้าถึง จากนั้นจึง log in เข้า portal โดยใช้ username และรหัสผ่านเพื่อเข้าถึงไฟล์เอกสาร ผู้รับปลายทางสามารถอัพโหลดไฟล์เข้าระบบได้ด้วย ไฟล์ที่โอนถ่ายเข้าและออกจาก Alfresco Skytizens จะถูกเข้ารหัสแบบ 128-bit AES
คุณสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลาว่าผู้รับปลายทาง log on เข้า portal เมื่อไหร่ และเรียกใช้เอกสารใด เป็นต้น

 

7. เก็บรักษาและโอนถ่ายข้อมูลอย่างปลอดภัย

เมื่อแรกเริ่มกระบวนการทางธุรกิจโดยปราศจากเอกสารกระดาษ มักมีคำถามว่า “เอกสารจะปลอดภัยแค่ไหน” องค์กรที่เลือกใช้ระบบไร้เอกสารกระดาษตระหนักดีว่าอาจมีการรั่วไหลและสูญหายของโฟลเดอร์และไฟล์ข้อมูลจากระบบรักษาความปลอดภัยที่อ่อนด้อยในโครงสร้างไฟล์ ปัญหาเหล่านี้ส่วนใหญ่เกิดจากการใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ของ Microsoft Windows® การไม่ได้เข้ารหัสไฟล์ หรือขาดความรู้เรื่องการเข้ารหัสไฟล์

ทางออกของคุณ: ไฟล์ใน Alfresco Skytizens จะถูกเข้ารหัสอัตโนมัติแบบ 128-bit AES ทันทีที่จัดเก็บหรือโอนถ่ายจากคอมพิวเตอร์ไปจัดเก็บใน server คุณเข้าถึงไฟล์ใน Alfresco Skytizens ผ่านโครงสร้างโฟลเดอร์ของ Windows โดยที่ไฟล์ยังมีการเข้ารหัสรักษาไว้ใน server
ระบบปฏิบัติการบางระบบอย่าง Windows ไม่มี metadata และข้อมูลสำหรับตรวจติดตามที่ระบุผู้เข้าถึงเอกสารและรายละเอียดการใช้งานเอกสาร
ข้อมูลทั้งหมด: ไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน server ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูล SQL และการเชื่อมต่อระหว่างผู้ใช้และ server คุณเข้ารหัสทั้งหมดได้ เรามีระบบ Antivirus ที่ครอบคลุมเพื่อยกระดับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณ ทุกไฟล์จะได้รับการตรวจจับไวรัสทุกครั้งก่อนการอัพเดทหรืออัพโหลดสู่ Alfresco Skytizens

 

8. ตรวจสอบและกำกับภายในและภายนอกองค์กร

คุณเคยใช้เวลาอย่างจริงจังกับการตรวจติดตามกระบวนการทางธุรกิจของคุณทั้งภายนอกและภายในหรือเปล่า การปฏิบัติตามกฎระเบียบข้อบังคับต่าง ๆ และระยะเวลาการเก็บเป็นบันทึกอย่างเคร่งครัดต้องอาศัยการติดตามทุกกระบวนการที่เกิดขึ้นในโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารขององค์กร เช่น การเรียกใช้เอกสาร การแก้ไขเปลี่ยนแปลงไฟล์ การลบหรือกำจัดเอกสาร Alfresco Skytizens มาพร้อมระบบตรวจติดตามข้อมูล ให้องค์กรของคุณดำเนินกิจการภายใต้นโยบายระยะเวลาการเก็บเป็นบันทึกได้อย่างเคร่งครัดและนำเสนอภาพรวมการปฏิบัติการทางธุรกิจของพนักงานในองค์กร

ทางออกของคุณ: ให้เจ้าหน้าที่สำนักกำกับดูแลกิจการตรวจติดตามกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้อย่างสะดวกและง่ายดาย โครงสร้างไฟล์ของ Alfresco Skytizens สำหรับฝ่ายการลงทุนขององค์กรช่วยให้โครงสร้างไฟล์ทั้งหมดเป็นไปอย่างราบรื่น ผู้ตรวจติดตามสามารถสืบค้นไฟล์และเอกสารที่จำเป็นได้ทันที
นอกจากนี้ Alfresco Skytizens ยังแสดงหลักฐานการตรวจติดตามภายใน รายงานการปฏิบัติงานปัจจุบันในซอฟต์แวร์ Alfresco คุณตรวจสอบหลักฐานการตรวจติดตามใน Alfresco ได้ทั้งแบบเฉพาะเจาะจงและแบบรวมทั้งระบบ หลักฐานการตรวจติดตามแสดงทุกความเป็นไปใน Alfresco ตั้งแต่เวลา log in ไปจนถึงรายละเอียดการใช้งานของผู้ใช้ นอกจากนี้ยังสามารถสืบค้นข้อมูลที่พบในหลักฐานการตรวจติดตามด้วย filter ผู้ใช้ไม่สามารถลบหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงหลักฐานการตรวจติดตามได้ เจ้าหน้าที่สำนักกำกับดูแลกิจการสืบค้นในโมดูลหลักฐานการตรวจติดตามได้สะดวกรวดเร็วและใช้งาน snap shot บันทึกภาพแต่ละกระบวนการใน Alfresco ได้ ด้วยฟังก์ชั่นการใช้งานนี้ คุณสามารถสาธิตการทำงานให้ผู้ตรวจติดตามได้ และเห็นภาพรวมของการปฏิบัติงานของพนักงานในองค์กร

 

9. บริหารจัดการข้อมูลที่ไร้โครงสร้าง (Email, My Documents, Word และ Excel)

เปิดหน้าจอคอมพิวเตอร์ของคุณ แล้วคลิกเข้าไปในโฟลเดอร์ “My Documents” จะพบข้อมูลขององค์กรถูกเก็บกระจัดกระจายอยู่เต็มไปหมด เอกสารเหล่านี้ก็เช่น อีเมล เอกสารในรูปของไฟล์ Word และ Excel หรือแม้กระทั่งไฟล์ภาพ

ทางออกของคุณ: Alfresco Skytizens ไม่เพียงบริหารจัดการเอกสารที่ถูกจัดเก็บในคลังข้อมูล แต่รวมถึงเอกสารที่ยังใช้งานในปัจจุบันที่จัดเก็บอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์หรือในโฟลเดอร์ My Documents ของคุณ โดยจะบริหารจัดการอย่างเป็นระบบระเบียบโดยตรงใน eFileCabinet คุณแน่ใจได้ว่าองค์กรของคุณกำลังใช้งานเอกสารเวอร์ชั่นล่าสุด ไม่ใช่เอกสารเก่าค้างปี

 

10. กำจัดข้อผิดพลาดเรื่องข้อมูลทับซ้อน

เป็นเรื่องธรรมดาที่แทบทุกองค์กรต่างใช้หลากหลายโซลูชั่นในเวลาเดียวกันเพราะคาดหวังการบริหารจัดการข้อมูลที่เหนือกว่า แต่เรื่องปกติธรรมดานี้ก็มักมีกระบวนการที่ก่อให้เกิดข้อมูลทับซ้อนกันของลูกค้า คู่ค้า หรือพนักงาน ซึ่งข้อมูลทับซ้อนจากต่างโปรแกรมเหล่านี้ก็นำมาซึ่งระบบข้อมูลที่ยุ่งเหยิง

ทางออกของคุณ: Alfresco Skytizens ให้คุณบริหารจัดการการทำงานผ่านหลากโปรแกรมที่ต่างกันอย่างบูรณาการ หมดปัญหาเรื่องข้อมูลทับซ้อนและข้อผิดพลาดต่าง ๆ ด้วย open interface ที่ทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ อย่างไร้รอยต่อ

Posted in: News, ระบบการจัดการเอกสาร

Leave a Comment (0) ↓